व्यवसाय के लिए लेखन - प्रबंधन और नेतृत्व

व्यवसाय लेखन का उद्देश्य किसी अन्य व्यक्ति को जानकारी देना या उनसे जानकारी का अनुरोध करना है। व्यवसाय के लिए प्रभावी लेखन के लिए, आपको पूर्ण, संक्षिप्त और सटीक होना चाहिए। आपका पाठ इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि पाठक आसानी से समझ सके कि आप उन्हें क्या कह रहे हैं या उनसे पूछ रहे हैं।

व्यवसाय के लिए बहुत सारा लेखन टेढ़ा, खराब लिखा हुआ, अव्यवस्थित, शब्दजाल से भरा हुआ और अधूरा है। अक्सर यह बहुत लंबा या बहुत छोटा होता है। ये सभी विशेषताएँ अप्रभावी व्यावसायिक लेखन में योगदान करती हैं।

चाहे आप एक बिक्री प्रस्ताव, अपने बॉस को एक ईमेल या एक सॉफ्टवेयर पैकेज के लिए एक निर्देश पुस्तिका लिख ​​रहे हों, कुछ ऐसे कदम हैं जिनका आपको प्रभावी होने के लिए पालन करना चाहिए। इन पांच चरणों का पालन करें:

1. अपनी सामग्री व्यवस्थित करें
2. अपने दर्शकों पर विचार करें
3. अपने विचार लिखिए
4. अपनी सामग्री का प्रचार करें
5. अपनी सामग्री संपादित करें

संगठन कुंजी है

यदि आप अपनी सामग्री को व्यवस्थित नहीं करते हैं तो यह अच्छी तरह से प्रवाहित नहीं होगी और इसका कोई मतलब नहीं होगा। लेखन सरल या जटिल हो सकता है। कर्मचारियों की बैठक की घोषणा करते हुए एक ईमेल लिखते समय, यह आपके विचारों को एकत्र करने के रूप में सरल है। दूसरी ओर, आपको संभवतः तैयार सामग्री के अग्रिम में एक जटिल रूपरेखा विकसित करने की आवश्यकता होगी यदि आप एक जमीन-टूटी दवा परीक्षण के परिणाम लिख रहे हैं। जो भी कार्य, संगठन के एक उपयुक्त स्तर के बिना (यहां तक ​​कि अपने विचारों को व्यवस्थित करना), आप सबसे महत्वपूर्ण विषयों को प्रमुखता देने के लिए अपनी आवश्यकता की सभी चीजों को शामिल नहीं कर सकते हैं या विफल हो सकते हैं।

ऑमिशन या एक गलत फोकस आपके व्यवसाय के लेखन को कम स्पष्ट कर देगा।

अपने दर्शकों को पता है

लिखने से पहले, अपने इच्छित दर्शकों के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के नए 401 (के) प्रोग्राम के बारे में एक प्रेजेंटेशन की रूपरेखा आपके सीएफओ के साथ-साथ कर्मचारियों को भी दी जा सकती है, लेकिन आपके द्वारा शामिल विवरणों का स्तर अलग-अलग होगा। आपको टोन पर भी विचार करने की आवश्यकता है। आपकी टीम को एक त्वरित ईमेल, जो उन्हें वार्षिक कंपनी पिकनिक की याद दिलाती है, आपकी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट के बारे में आपकी मिसाइल के समान स्वर नहीं होगा।

इसके अलावा, याद रखें कि आप अपने श्रोताओं से अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करेंगे यदि आप इस बात पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि आप उन्हें क्या कहना चाहते हैं, उस पर सुनने के बजाय क्या सुनना चाहते हैं।

अच्छा लेखन के बारे में एक शब्द

अच्छे लेखकों की लेखन की अलग शैली होती है। कुछ सब कुछ लिखना पसंद करते हैं और फिर वापस जाकर संपादित करते हैं। दूसरों को संपादित करना पसंद है क्योंकि वे साथ चलते हैं। कभी-कभी उनकी पसंदीदा शैली इस बात पर निर्भर करती है कि वे क्या लिख ​​रहे हैं।

जैसा कि आप लिखते हैं (या जब आप संपादित करते हैं) लंबाई के बारे में जानते हैं। आपको अपने अर्थ को स्पष्ट करने के लिए पर्याप्त शब्दों का उपयोग करना चाहिए, लेकिन अनावश्यक शब्दों का उपयोग केवल इसे फूलदार बनाने के लिए न करें। व्यवसाय लेखन को स्पष्ट और संक्षिप्त होने की आवश्यकता है, क्रिया और फूल नहीं। याद रखें, व्यवसाय में किसी के पास जरूरत से ज्यादा पढ़ने का समय नहीं है।

दूसरी ओर, अपने टुकड़े को बहुत छोटा न करें। आपको पर्याप्त लिखना चाहिए ताकि आपका अर्थ स्पष्ट हो और गलत न समझा जाए। कल्पना करें कि एक गोदाम में उपकरण का एक टुकड़ा "इस्तेमाल किया गया था, लेकिन अच्छा था।" यह स्पष्ट नहीं होगा कि इसका मतलब है कि उपकरणों के टुकड़े का बहुत उपयोग किया गया था, या यह कि उपकरण का टुकड़ा अब नया नहीं था, लेकिन अभी भी कार्यात्मक है। कुछ अतिरिक्त शब्दों ने अर्थ स्पष्ट कर दिया होगा। इसके अलावा, शब्दजाल या संक्षिप्तिकरण का उपयोग करने से बचें क्योंकि वे अलग-अलग पाठकों के लिए अलग-अलग चीजों का मतलब कर सकते हैं।

आपकी लेखन शैली के बावजूद, सभी लेखकों को सभी लिखित सामग्री, यहां तक ​​कि ईमेल को भी प्रमाणित और संपादित करने की आवश्यकता है।

प्रूफरीड और एडिट

आपकी लेखन शैली के बावजूद, सभी लेखकों को सभी लिखित सामग्री, यहां तक ​​कि ईमेल को भी प्रमाणित और संपादित करने की आवश्यकता है। आपके द्वारा लेखन कार्य करने के बाद, अपने कार्य का प्रमाण दें। फिर आपको इसे संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है। प्रूफरीडिंग फिर से पढ़ रही है जो आपने लिखा है यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके सिर के सभी शब्द कागज पर सही ढंग से बने हैं। क्योंकि हमारा दिमाग हमारी अंगुलियों की तुलना में तेजी से काम करता है, आप शब्दों को छोड़ सकते हैं, एक अंत को छोड़ सकते हैं या गलत नाम का उपयोग कर सकते हैं (जैसे, "वहां" उनके "बजाय")। प्रूफरीडिंग इन त्रुटियों को पकड़ती है। जाहिर है, एक-लाइन ईमेल को प्रूफ करना आसान है और आपके द्वारा टाइप किए जाने पर सिर्फ इस पर नज़र रखना पर्याप्त होगा।

हालांकि, यदि आप एक निर्देश पुस्तिका लिख ​​रहे हैं, तो आपका प्रूफरीडिंग अधिक जटिल होगा और अधिक समय लेगा।

आपके द्वारा अपनी सामग्री का प्रमाण देने के बाद, इसे संपादित करने का समय आ गया है। कभी-कभी प्रूफरीडिंग और संपादन एक साथ किया जा सकता है, लेकिन यह अधिक प्रभावी होता है जब उन्हें क्रमिक रूप से किया जाता है।

आपके द्वारा संपादित किया जाने वाला कारण भौतिक ध्वनि (और पढ़ने) को बेहतर बनाने के लिए आपने जो लिखा है उसे ठीक करना या बदलना है। व्यवसाय के लिए लिखते समय, इसका अर्थ है त्रुटियों को ठीक करना और पाठ को यथासंभव स्पष्ट और संक्षिप्त बनाना।

आप एक उपन्यास नहीं लिख रहे हैं

जब आप व्यवसाय के लिए लिख रहे हैं तो आप अगला "महान अमेरिकी उपन्यास" नहीं लिख रहे हैं। आपका लेखन आवश्यकतानुसार वर्णनात्मक होना चाहिए, लेकिन आपको बहुत सारे बड़े शब्दों और भाषण के आंकड़ों का उपयोग करके ज्वलंत शब्द चित्रों को चित्रित करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप "कांच के घरों" का अर्थ है, तो "कांच के घर" नहीं लिखते हैं, "कांच के घर" लिखें।