अपनी परियोजना हितधारकों को खुश करने के तरीके

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपकी नौकरी का हिस्सा यह सुनिश्चित करना है कि हितधारक - आपकी परियोजना टीम और प्रमुख ग्राहक और आपूर्तिकर्ता - परियोजना से उन्हें जो चाहिए, वह प्राप्त करें। आपके हितधारक आपके प्रमुख चैंपियन होने चाहिए। वे आपको समर्थन दे रहे हैं, जिससे आपको परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद मिलेगी और यह सुनिश्चित होगा कि हर कोई एक ही दिशा में खींच रहा है।

लेकिन उन्हें परेशान करना आसान है। और जब ऐसा होता है, तो वे उन लोगों में बदल सकते हैं जो आपके प्रोजेक्ट के साथ कुछ भी नहीं करना चाहते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए यह बहुत बड़ा जोखिम है क्योंकि आपको सफल होने के लिए उनकी सहायता और समर्थन की आवश्यकता होती है। उनके इनपुट के बिना, आप अपनी परियोजना देने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। यहां आपके प्रोजेक्ट हितधारकों को नाराज करने के तरीके हैं और आपको इसके बजाय क्या करना चाहिए।

संवाद करने में विफल

प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आप क्या करते हैं, इसका लगभग 80% संचार होना चाहिए। जब आप अपनी टीम, आपूर्तिकर्ताओं या ग्राहकों को यह नहीं बताएंगे कि क्या चल रहा है, तो वे जल्दी से नाराज हो जाएंगे। इससे भी बदतर, वे क्या हो रहा है की अपनी व्याख्या के साथ अंतराल को भरने के लिए करते हैं, जो शायद सटीक नहीं है और परियोजना की प्रतिष्ठा के लिए हानिकारक हो सकता है।

इसके बजाय, एक साथ प्रोजेक्ट रिपोर्ट साफ़ करें। व्यक्तिगत रूप से और समूहों में उनसे मिलें और उन्हें हर कदम पर सूचित रखें। प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लान को एक साथ रखें और स्टेकहोल्डर एनालिसिस को अंजाम दें ताकि आप यह जान सकें कि उन्हें कब और क्या सुनना है।

उनकी राय पूछने में विफल

संचार एक चीज है, लेकिन यह स्थिति अपडेट और प्रोजेक्ट ट्रैकिंग के बारे में है। परियोजना में उन्हें संलग्न करने के लिए आपको इससे अधिक करने की आवश्यकता है। यह लोगों को तब परेशान कर सकता है जब वे किसी विशेष क्षेत्र में विषय विशेषज्ञ होते हैं, और आप किसी चीज पर उनके इनपुट के लिए नहीं पूछते हैं कि वे टिप्पणी करने के लिए अत्यधिक योग्य हैं। परियोजना प्रबंधक इस विश्वास के जाल में पड़ सकते हैं कि उन्हें सब कुछ करने और सभी निर्णय स्वयं करने की आवश्यकता है, लेकिन ऐसा बिल्कुल नहीं है।

इसके बजाय, परियोजना के मुद्दों को उठाने के बारे में उनकी राय पूछें क्योंकि वे उत्पन्न होते हैं। उनके विचारों को ध्यान में रखें। आपको वह नहीं करना है जो वे सुझाते हैं, लेकिन अगर आप सुनते हैं तो यह संबंध बनाने में मदद करता है। आप प्रोजेक्ट मीटिंग के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं और सुझाव के साथ आपके पास आने के लिए सुनने के लिए उपलब्ध हो सकते हैं। यदि यह आपकी टीम है, तो सुनिश्चित करें कि उनके पास अपने विचार रखने का पर्याप्त अवसर है।

अपनी योग्यता को मानना ​​आपको सुपरपावर देता है

PMP® होने के नाते आपको दुनिया का सबसे अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं बनाया जाता है (हालाँकि यह थोड़ा मदद कर सकता है)। PRINCE2® प्रैक्टिशनर प्रमाण पत्र, या एक APMP या किसी अन्य परियोजना प्रबंधन पदनाम को धारण करना आपको फटकार से परे नहीं बनाता है।

हर समय अपनी योग्यता के बारे में बात करना और किताबें कैसे काम करती हैं, यह आपके हितधारकों को नाराज करने का एक निश्चित तरीका है। वे परीक्षा में आपके महान स्कोर के बारे में नहीं सुनना चाहते हैं या आप अपने प्रोजेक्ट में कार्यप्रणाली को कैसे लागू कर रहे हैं। वास्तव में, वे सभी चाहते हैं कि परियोजना अच्छी तरह से चले। वे इस बात का बहुत ध्यान नहीं रखते हैं कि आप वहां कैसे पहुंचें, ज्यादातर समय।

यह मत मानिए कि क्योंकि आपके पास योग्यता है और जोखिम प्रबंधन करना जानते हैं, उदाहरण के लिए, कि आप प्रोजेक्ट जोखिम के कारण नहीं पकड़े गए हैं। यह हममें से बेहतरीन के साथ हुआ। इसलिए विनम्र और समर्पित होना बेहतर है, अपने कौशल को एक व्यावहारिक तरीके से अच्छे उपयोग में लाते हुए, यह विश्वास न करते हुए कि वे आपको अपने साथियों के ऊपर सेट करते हैं।

आपकी योग्यता को चुपचाप आपको अपनी क्षमता के अनुसार अपना काम करने का विश्वास दिलाना चाहिए, लेकिन आप पाएंगे कि कई लोग जो प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में काम करते हैं, वे प्रमाण पत्र रखते हैं। वास्तव में, विशेषज्ञ उद्योगों में काम करने वाले कई लोग प्रमाण पत्र रखते हैं और कई कंपनियों के लिए, विशेषज्ञता के आपके क्षेत्र में क्रेडेंशियल्स, चाहे वह वास्तुकला, लेखा या परियोजना प्रबंधन हो, बस एक स्वच्छता कारक हैं।

अपने हितधारकों से प्रभावित होने की उम्मीद न करें और हर समय उनके बारे में बात न करें। परियोजना को अच्छी तरह से वितरित करके और कक्षा में आपके द्वारा सीखे गए ज्ञान को लागू करने का तरीका दिखाते हुए अपने कौशल का प्रदर्शन करें।

समय सीमा को बदलना

जब सभी ने मील के पत्थर को प्रोजेक्ट करने के लिए साइन अप किया है और जानता है कि क्या हो रहा है जब आप सभी एक टीम के रूप में सामंजस्यपूर्ण ढंग से काम कर सकते हैं। जब आप समय सीमा बदलते हैं और किसी को नहीं बताते हैं, तो जब लोग नाराज होने लगते हैं।

तारीखों को बदलने से दूसरे लोगों के काम पर बहुत असर पड़ता है। वे परियोजना पर अपने महत्वपूर्ण काम के आसपास छुट्टी का समय बुक कर सकते हैं। उन्हें अन्य टीमों में संसाधनों को बैकफ़िल करना पड़ सकता है क्योंकि किसी विशेष समय पर किसी को प्रोजेक्ट की आवश्यकता होती है। यदि आप इस पृष्ठभूमि के सभी को समझे बिना तिथियां बदलते हैं, तो आप परियोजना को जोखिम में डाल सकते हैं।

यदि आप सहमत मील के पत्थर से नहीं टकरा सकते, तो आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक समझ जाएगा। चीज़ें बदल जाती हैं। आपके प्रोजेक्ट स्कोप या बाहर की गई चीजों में नए आइटम जोड़े गए हैं। लेकिन अकेले डेडलाइन में बदलाव पर सहमत होना आपका काम नहीं है। परिवर्तन के प्रभाव को समझने के लिए अपनी परियोजना टीम के साथ काम करें। फिर तारीखों को बदलने के पीछे तर्क को समझाते हुए, अपने प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए एक समाधान का प्रस्ताव करें।

सुनिश्चित करें कि सभी हितधारक परिवर्तन से अवगत हैं और यह उनके काम को कैसे प्रभावित कर सकता है। फिर, सभी के समझौते के साथ, परिवर्तन करें और अपनी परियोजना के प्रलेखन को अद्यतन करें। आपको कभी भी टीम के बाकी सदस्यों को पहले बताए बिना तारीखों में बदलाव नहीं करना चाहिए।

उनका समय बर्बाद कर रहे हैं

बैठकें कुशल, अच्छी तरह से प्रबंधित और सभी के समय का एक बड़ा उपयोग होना चाहिए। लेकिन ऐसा हमेशा नहीं होता है। कई बार हितधारकों की शिकायत होती है कि उन्होंने बैठकों में अपना समय बर्बाद किया है। कोई एजेंडा नहीं है, या वे जो निर्णय लेने की उम्मीद करते हैं, वह नहीं किया गया क्योंकि गलत लोग कमरे में थे।

आपके पास अपना समय बर्बाद करने के लिए अन्य अवसर भी हैं - यह सिर्फ बैठकें नहीं हैं। जब उन्हें होने की आवश्यकता न हो, तो उन्हें ईमेल की कॉपी में डालकर उनके इनबॉक्स को अव्यवस्थित न करें। इसके बजाय, परियोजनाओं पर हितधारकों को एक और काम करना है, इसलिए उन्हें अपने समय का बुद्धिमानी से उपयोग करने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आपकी बैठकों का एक एजेंडा है। उनकी योजना बनाएं, सही लोगों को आमंत्रित करें और सुनिश्चित करें कि आप बाद में फॉलो करते हैं।

केवल संबंधित लोगों को ईमेल भेजें। यदि आपको किसी को सीसी करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि वे समझते हैं कि उनके लिए यह महत्वपूर्ण क्यों है कि वे जागरूक हों, और जहां तक ​​हो सके, खूंखार far उत्तर सभी’से बचें। बस इस तथ्य के प्रति सचेत रहें कि अन्य लोग व्यस्त हैं और यह है कि आपकी परियोजना हर समय उनकी सर्वोच्च प्राथमिकता नहीं है (यदि यह किसी भी समय है)।