परियोजना चार्टर की भूमिका और उद्देश्य

प्रोजेक्ट चार्टर के कारण संगठन में औपचारिक रूप से परियोजनाएं मौजूद हैं। यह एक दस्तावेज है जो परियोजना प्रबंधक को कार्य करने और नियुक्त करने के लिए अधिकृत करता है। यह आपको परियोजना प्रबंधक के रूप में देता है, इसमें वर्णित कार्य करने का जनादेश।

एक परियोजना चार्टर की सबसे महत्वपूर्ण भूमिका यह निर्धारित करना है कि परियोजना क्या हासिल करेगी। आइए नजर डालते हैं कि इस आवश्यक परियोजना दस्तावेज में क्या है।

एक प्रोजेक्ट चार्टर में क्या जाता है?

एक प्रोजेक्ट चार्टर का पहला खंड परियोजना के नाम, प्रायोजक और परियोजना प्रबंधक के नाम और दस्तावेज़ को तैयार करने की तिथि के बारे में बताएगा। फिर आप दस्तावेज़ के मांस में मिल जाते हैं।

एक प्रोजेक्ट चार्टर के मुख्य भाग इस प्रकार हैं।

• परियोजना का उद्देश्य: यह बताता है कि परियोजना क्यों चाहता है। आप एक व्यावसायिक मामले या उस अनुबंध का उल्लेख कर सकते हैं जो इस परियोजना को चला रहा है या बस यह बताएं कि इस कार्य को करना महत्वपूर्ण क्यों है।
• परियोजना विवरण: इस अनुभाग में बताएं कि परियोजना क्या हासिल करने जा रही है। आपको उन वस्तुओं पर विवरण शामिल करना चाहिए जो बनने जा रहे हैं या जो सेवाएं देने जा रहे हैं।
• बजट: इस समय आपके पास परियोजना कार्यों के बारे में सभी विवरण नहीं हो सकते हैं, इसलिए आप एक पूर्ण और विस्तृत परियोजना बजट एक साथ नहीं रख सकते। किसी भी बजट की कमी या आपके द्वारा अपेक्षित उच्च-स्तरीय प्रारंभिक व्यय को नोट करें।

• जोखिम: सभी परियोजनाओं में जोखिम हैं। प्रोजेक्ट चार्टर का यह खंड आपके प्रोजेक्ट जोखिम लॉग के शुरुआती संस्करण को बनाता है। इस बिंदु के बारे में आपके द्वारा ज्ञात किसी भी जोखिम को दस्तावेज़ित करें ताकि प्रबंधन टीम यह देख सके कि आगे बढ़ने वाली परियोजना को क्या प्रभावित हो सकता है।
• मील के पत्थर: यदि आप उच्च-स्तरीय मील के पत्थर जानते हैं, तो उन्हें इस खंड में प्रोजेक्ट चार्टर में शामिल करें। जब आप एक अधिक विस्तृत योजना बनाने के लिए आते हैं, तो आप उन्हें अपने गैंट चार्ट में बाद में स्थानांतरित कर सकते हैं। फिलहाल आप केवल ड्रॉप-डेड दिनांक या आपके द्वारा काम कर रहे अनुबंधों में निर्दिष्ट कुछ भी देख रहे हैं।

• परियोजना के उद्देश्य: यह वास्तव में एक महत्वपूर्ण खंड है, लेकिन इसे एक साथ रखना कठिन हो सकता है। आप इस प्रश्न का उत्तर देने का प्रयास कर रहे हैं: "जब हम काम पूरा कर लेंगे तो हमें कैसे पता चलेगा?" उदाहरण के लिए, सभी विभागों के लिए समय रिकॉर्डिंग प्रणाली शुरू करने की परियोजना में, उद्देश्य यह हो सकता है: "सभी टीमें वर्ष के अंत तक टाइम शीट सिस्टम का उपयोग कर रही होंगी।" इसके अलावा, नोट करें कि कौन बनने जा रहा है। सहमत होने के लिए जिम्मेदार है कि आप इस उद्देश्य तक पहुँच चुके हैं। यह परियोजना के अंत में किसी भी समस्या से बचा जाता है जहां अचानक कोई भी काम को पूरा करने के लिए हस्ताक्षर करने के लिए तैयार नहीं होता है।

• परियोजना प्रबंधक प्राधिकरण स्तर: जब तक यह स्पष्ट और कहीं और प्रलेखित न हो, यह चार्टर में एक सेक्शन के लायक है, जिसके बारे में आप किसी और सीनियर से अधिक साइन-ऑफ किए बिना क्या कर सकते हैं। यह आम तौर पर इस बात से संबंधित है कि बजट और समय-सीमा पर सहिष्णुता का स्तर क्या निर्धारित किया गया है और इसे इस तरह व्यक्त किया जाएगा: “परियोजना प्रबंधक के पास बजट पर 10 प्रतिशत सहिष्णुता और अनुसूची पर 5 प्रतिशत सहिष्णुता है। इन स्वीकृत सीमाओं से ऊपर के किसी भी विचलन को परियोजना के प्रायोजक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। "आप इस अनुभाग का विस्तार कर सकते हैं कि क्या, यदि कोई हो, तो परियोजना प्रबंधक को परियोजना टीम से कर्मचारियों को काम पर रखने और निकाल देने के बारे में अधिकार है।

प्रोजेक्ट चार्टर को मंजूरी

प्रोजेक्ट चार्टर का अंतिम खंड अनुमोदन अनुभाग है। प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक (या जिस व्यक्ति ने काम को बंद कर दिया था, अगर एक लंबी अवधि के प्रायोजक को अभी तक नियुक्त नहीं किया गया है) को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर और तारीख करनी चाहिए। आज, यह ईमेल के माध्यम से होने की संभावना है, इसलिए यदि आपको इसे वापस संदर्भित करने की आवश्यकता है तो अपनी परियोजना फाइलों में ईमेल प्राधिकरण की एक प्रति रखें।