कैसे अपने प्रबंधन की बैठक उत्पादक घटनाओं को बनाने के लिए

आपको समय प्रबंधन, निपुण अधिकारियों और अन्य गुरुओं और पंडितों की बैठकों से डिक्री करने और सुझाव देने और इन से बचने के लिए सुझाव देने के लिए बहुत दूर तक देखने की ज़रूरत नहीं है, क्योंकि आप अक्सर काम कर रहे कॉर्पोरेट समय की विपदाओं से बचते हैं, हटते हैं या अन्यथा दूर हो जाते हैं।

बहरहाल, कभी-कभी हमें सिर्फ मिलना होता है। और हाँ, समय प्रबंधन, एजेंडा नियंत्रण और आदेश के नियमों पर विशेषज्ञों से कुछ महान सलाह उपलब्ध हैं। यहां ध्यान कुछ अलग है, कुछ आज़माए गए और सच्चे-मार्गदर्शन की पेशकश, जो प्रबंधकों को पांच आम बैठक प्रकारों को दर्द रहित और उत्पादक घटनाओं में बदलने में मदद करेगा।

पांच आम बैठक समाधान

1. "टेबल के आसपास" अपडेट से मौत को खत्म करें। आप इस बैठक को जानते हैं। एक कमरे में अठारह लोगों को क्रैम करें और फिर प्रत्येक व्यक्ति को एक अपडेट साझा करने की आवश्यकता होती है जो आम तौर पर उनके अस्तित्व को सही ठहराने के प्रयास के रूप में लगता है और प्रसिद्धि के महान कर्मचारी हॉल में उनके निर्वासन के लिए एक मामला बनाता है। सीईओ और वरिष्ठ नेता इन बैठकों को चलाने के लिए कुख्यात हैं, भोले-भाले लोगों का मानना ​​है कि हर किसी के लिए यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि फर्म में क्या हो रहा है। हकीकत में, लोग ज्यादातर बाहर की ओर ध्यान केंद्रित करते हैं और अपने स्वयं के अपडेट की योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो कोई भी नहीं सुनेगा।

बजाय: हर तरह से, अपने साथियों, टीम के सदस्यों या प्रमुख सहयोगियों के साथ मिलें, लेकिन "टेबल के आसपास" दृष्टिकोण के आगे न झुकें। अपवाद के आधार पर जानकारी प्रदान करें। प्रासंगिक समाचार साझा करें, जिसमें वित्तीय परिणाम, बड़े ग्राहक जीत या संगठन-व्यापी पहल पर अपडेट शामिल हैं। इसके अलावा, महत्वपूर्ण मुद्दों को उठाने के लिए व्यक्तियों के लिए प्रस्ताव का विस्तार करें। यदि कुछ उल्लेखनीय और व्यापक रूप से ज्ञात नहीं हुआ है, तो किसी को इसे साझा करना चाहिए। यदि एक समूह को दूसरे समूह से सहायता की आवश्यकता है, तो अनुरोध बढ़ाएं।

अन्यथा, सभी उपस्थित लोगों को साझा करने के लिए मजबूर न करें।

2. सामान्य रूप से स्थिति बैठकें। ये क्रूर समय-हत्यारे हो सकते हैं, खासकर जब वे आवर्ती घटनाओं के रूप में ताला लगाते हैं और खराब तरीके से प्रबंधित होते हैं।

बजाय : कभी भी किसी ऐसी चीज़ के लिए मीटिंग न बुलाएं, जिस पर आप नज़र रख सकें। अपनी कार्य टीमों को एक वर्तमान और दृश्य स्थिति अद्यतन बनाए रखने के लिए दिन के प्रौद्योगिकी उपकरणों का लाभ उठाएं जहां हर कोई इसे माउस के क्लिक से देख सकता है। यदि आपको आधे में नियोजित मीटिंग समय में कटौती करनी चाहिए या, चुस्त दृष्टिकोण का उपयोग करें और लघु "स्टैंड-अप" सत्र चलाएं। इन सत्रों को समाप्त करने वाले विषयांतरों और विक्षेपों के बारे में स्पष्टवादी बनें। साझाकरण स्थिति पर ध्यान केंद्रित करें और लोगों को इस मंच के बाहर के मुद्दों से निपटने की आवश्यकता है।

3. असंयमित मंथन बैठकों। अधिकांश विचार-मंथन बैठकें इतनी ख़राब तरीके से होती हैं कि हम विचारों को दबा देते हैं, बॉस के विचार का समर्थन करते हैं या इसके बाद की ठंडी चीजों की शानदार सूची तैयार करते हैं जो न तो कभी सुनी जाती हैं और न ही दोबारा देखी जाती हैं।

बजाय: बुद्धिशीलता विषय को परिभाषित करने के लिए काम करें और इसे सत्र के आगे आमंत्रित करें। उनके इनपुट को इकट्ठा करें और समेकित करें और इसे पोस्ट करें या विचारों के बिना इसे साझा करें। सूची में जोड़कर प्रस्तुत विचारों पर कूदने और निर्माण करने के लिए लाइव सत्र का उपयोग करें। इस सत्र में विचारों का मूल्यांकन करने के आग्रह का विरोध करें। अन्य तकनीकों को शामिल करें जो कि सामाजिक-दबाव को कम करते हैं, जैसे कि मस्तिष्क-लेखन। और सब से ऊपर, विचारों को समेकित करें और उन्हें मूल्यांकन करने के लिए एक प्रक्रिया बनाएं और साथ ही उन्हें भविष्य के सत्रों और स्थितियों में आसान समूह संदर्भ के लिए संग्रहित करें।

4. संचालन की समीक्षा जो इंक्वायरी को वश में करती है। यदि आपने कभी ऐसे सत्र का सामना किया है, जहाँ मीटिंग लीडर - आमतौर पर एक कार्यकारी - एक या तो एक संघर्ष करने वाले फ़ंक्शन पर ध्यान केंद्रित करता है या सभी की प्रस्तुति में कमजोर स्थान की खोज करता है और फिर दूतों को निर्दयता से ग्रिल करता है, तो आप जानते हैं कि यह प्रारूप कितना विनाशकारी है। इस प्रक्रिया को समाप्त न करें।

बजाय: डीप फंक्शनल डाइव्स रखें और कॉर्पोरेट प्रॉक्टोलॉजी परीक्षाएं निजी और प्रमुख ऑपरेटिंग संकेतकों, समस्याओं और अवसरों को साझा करने पर ध्यान केंद्रित करें। समूह की बैठक एक अंडरपरफॉर्मिंग क्षेत्र या व्यक्ति को अलग करने का समय या स्थान नहीं है। मौके पर एक अनुवर्ती बैठक स्थापित करें, लेकिन इस मुद्दे पर अन्य सभी को अपनी दृश्य पार परीक्षा के अधीन न करें। सुधार के लिए जवाबदेही पर वापस मत जाओ, लेकिन क्रूरता को समाप्त करें और अपने मीटिंग प्रबंधन प्रदर्शनों की सूची से सार्वजनिक रूप से किस तरह का किनारा करें।

5. बैठकें जो सहज निर्णय लेने के मुद्दों को उठाती हैं। अजीब तरह से या विडंबना यह है कि बैठक का कमरा त्वरित निर्णयों के लिए सबसे खराब जगहों में से एक है। पहली बार किसी मुद्दे को उठाना और निर्णय के लिए कॉल करना लोगों को मौके पर लाता है, और वे इस दृष्टिकोण का उपयोग करने के लिए आपसे नाराज होंगे।

बजाय: मुद्दों और विकल्पों पर प्रमुख हितधारकों को संलग्न करने के लिए समूह की बैठकों के आगे अनजाने में काम करें। उनके इनपुट को हल करें, अपने दृष्टिकोण की पेशकश करें और ब्रोकर साझा हितों के लिए काम करें। हितधारकों के हितों को मान्य करने और उनकी सिफारिशों की पहचान करने के लिए मीटिंग फोरम का उपयोग करें। हालांकि आपको अभी भी एक या दो कदम के बिना तत्काल निर्णय नहीं मिल सकता है, लेकिन आपने अपने पूर्व-सत्र के काम के साथ अपने कामकाजी संबंधों को मजबूत किया होगा।

अब के लिए नीचे की रेखा

हम स्वभाव से सांप्रदायिक प्राणी हैं और यहां तक ​​कि विभिन्न प्रकार के प्रौद्योगिकी उपकरणों के साथ जो हमें एक ही स्थान पर बिना कनेक्ट करने में सक्षम करते हैं, कभी-कभी, यह सिर्फ आमने-सामने होने में मदद करता है। इस समय का बुद्धिमानी से लाभ उठाएं और प्रतिभागियों के प्रति अपना सम्मान प्रदर्शित करें जो समय के निवेश को कम करते हैं और एक गैर-खतरे वाले वातावरण में उच्च-गुणवत्ता की जानकारी साझा करते हैं।