कर्मचारी व्यवसाय यात्रा की लागत को कैसे कम करें

नियोक्ताओं के लिए कुछ सहानुभूति के साथ, जो यात्रा की लागतों को नियंत्रित करने की कोशिश कर रहे हैं, कर्मचारियों को कमरे साझा करने के लिए कह रहे हैं, जहां शुरू करने या खत्म करने के लिए नहीं है।

ये विचार औसत कर्मचारी के लिए कम तनावपूर्ण और आक्रामक हैं जो अपने नियोक्ता के लिए व्यापार के लिए यात्रा करते हैं। कर्मचारी सामान्य मनुष्य होते हैं जो व्यापार की यात्रा के दौरान सह-कर्मचारियों से कुछ गोपनीयता और दूरी चाहते हैं, खासकर यदि उन्होंने सहकर्मियों के साथ दिन बिताया हो। नियोक्ता को कर्मचारियों को कमरे साझा करने के लिए कहने की आवश्यकता नहीं है।

कर्मचारी व्यवसाय यात्रा की लागत पर बचत करने के अन्य तरीके

• जब भी संभव हो कर्मचारियों को उसी दिन यात्रा करने की आवश्यकता होती है।
• ऐसी फर्म यात्रा नीति विकसित और कार्यान्वित करें जो विभिन्न स्थलों पर प्रति भुगतान के बारे में विशिष्ट विवरण प्रदान करती है, पसंदीदा होटल श्रृंखलाएं जहां नियोक्ता ने छूट की दर, खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति, और सीमाएं पार की हो सकती हैं, जो यदि हो तो अग्रिम में प्रबंधक के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
• अपवाद के पूर्व प्राधिकरण के बिना यात्रा नीति में वर्णित कानून के पत्र के लिए कर्मचारियों को पकड़ो। उन खर्चों की प्रतिपूर्ति न करें जो नीति या अपवाद द्वारा अनुमत नहीं थे।

• अपने गंतव्यों के लिए होटल श्रृंखलाओं के साथ कॉर्पोरेट दरों को फिर से संगठित या बातचीत करना। ऐसे होटल देखें जो एक मानार्थ नाश्ता, एक मानार्थ कॉकटेल घंटे, दोपहर के नाश्ते और ऐपेटाइज़र, और कमरे में रेफ्रिजरेटर और कॉफी बनाने जैसी सुविधाएं प्रदान करते हैं। उपलब्ध होने पर कर्मचारियों को इन होटलों और सुविधाओं का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
• आरक्षण करते समय एक कम महंगी होटल श्रृंखला का उपयोग करें। अधिकांश कर्मचारी एक निजी कमरे के लिए एक स्टार दे देंगे। ऐसे होटलों से कम मानकों की उम्मीद न करें, जो कम सितारों वाले होटलों से सफाई और अन्य कर्मचारी आराम की सुविधाएं हैं। सर्वेक्षण करने वाले कर्मचारी समय-समय पर यह सुनिश्चित करने के लिए कि चयनित स्थान उनकी जरूरतों को पूरा करते हैं।

• नियंत्रण लागतों की सहायता के लिए अमेरिकन एक्सप्रेस ग्लोबल बिजनेस ट्रैवल जैसी लगातार यात्रा बुकिंग सेवा का उपयोग करें। वे आपको योजना बनाने, नीतियों को अपनाने, लागत बचाने और कर्मचारी खर्च को सीमित करने में मदद करेंगे। यहां तक ​​कि स्थानीय यात्रा सेवाएं भी व्यावसायिक यात्रा को बचाने के लिए आपकी सहायता कर सकती हैं, लेकिन अमेरिकन एक्सप्रेस कंपनी को इसका लाभ राष्ट्रीय और अंतरराष्ट्रीय स्तर पर उनकी ऑनलाइन सेवाओं तक पहुंच है।
• हर उड़ान पर कॉर्पोरेट छूट प्राप्त करने के लिए जब भी संभव हो अपनी सेवाओं का उपयोग करने के लिए एक एयरलाइन के साथ व्यवस्था करें। कर्मचारियों को एयरलाइन की बुकिंग सेवा का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, साउथवेस्ट एयरलाइंस कॉर्पोरेट यात्रा। जब विमानों को पहले से बुक किया जाता है तो नियोक्ता भी बचा सकते हैं।

• अंतिम मिनट के यात्रा निर्णय लेने वाले कर्मचारियों को प्राधिकरण प्राप्त करें। एक मामले में, एक ग्राहक कंपनी में, एक हवाई जहाज का टिकट जिसकी कीमत $ 300 होगी अगर कुछ हफ़्ते पहले अग्रिम लागत 1200 डॉलर में बुक की जाती है जब कर्मचारी घटना के दो दिन पहले आरक्षण करता है। यह केवल आपात स्थिति में ही होना चाहिए क्योंकि अधिकांश टिकट वापस नहीं होने पर भी हस्तांतरणीय होते हैं।
• भोजन और शराब प्रति डायम्स और परिवहन जैसे अन्य क्षेत्रों में यात्रा की लागत कम करें। स्थान के अनुसार प्रति डायमें भिन्न करें। उदाहरण के लिए, लास वेगास की तुलना में न्यूयॉर्क शहर महंगा है। छोटे, गैर-रिज़ॉर्ट क्षेत्र और भी अधिक किफायती हैं। आपकी यात्रा नीति को उन लागतों को प्रतिबिंबित करना चाहिए जो आपके कर्मचारी अनुभव करेंगे क्योंकि वे विभिन्न राज्यों और स्थानों की यात्रा करते हैं।

• वर्चुअल मीटिंग्स के साथ प्रयोग, व्यवसाय के लिए Skype और वीडियो जैसी सेवाएं। जबकि शुरू में असहज, नहीं-में-व्यक्ति बैठकें एक अर्जित कौशल हैं। समय के साथ इन सेवाओं का उपयोग करने पर कर्मचारी अधिक सहज हो जाते हैं। वेबिनार विभिन्न प्रकार के प्रशिक्षणों के लिए अच्छी तरह से काम करते हैं, विशेष रूप से सेमिनार जो कई कर्मचारियों को उपस्थित होने की अनुमति देते हैं।
• अपने कर्मचारियों को कम महंगी सार्वजनिक परिवहन और शटल सेवाओं का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, जब वे टैक्सियों के बजाय उपलब्ध होते हैं, खासकर जब कर्मचारी हवाई अड्डों और होटलों के बीच यात्रा करते हैं। अधिकांश बड़े सम्मेलन होटल और सम्मेलन केंद्र के बीच मुफ्त शटल सेवा प्रदान करते हैं। कम टैक्सी उपयोग या आवश्यकता है कि कर्मचारियों को एक समूह टैक्सी के लिए भुगतान करने के लिए इकट्ठा होता है बहुत सारा पैसा बचा सकता है।

वयस्क कर्मचारियों को समय पर आरक्षण देने, उनकी व्यावसायिक यात्राओं पर बजट खर्च करने के लिए कहना और बैठकों और प्रशिक्षण के लिए यात्रा के अलावा अन्य विकल्पों का पता लगाना व्यवसाय यात्रा की लागत को सुव्यवस्थित करने का सही तरीका है। वे कर्मचारियों का सम्मान करते हैं।

वे नियोक्ता को लाभान्वित करते हैं क्योंकि कर्मचारी सम्मानित महसूस करते हैं और परवाह करते हैं जो सकारात्मक मनोबल पैदा करता है। वे सकारात्मक संबंध चक्र को सही दिशा में आगे बढ़ाते रहते हैं।

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