एक व्यापार पत्र के लिए सर्वश्रेष्ठ स्वरूपण

एक व्यावसायिक पत्र एक औपचारिक दस्तावेज़ होता है जिसे अक्सर एक कंपनी से दूसरी कंपनी या किसी कंपनी से उसके ग्राहकों, कर्मचारियों और हितधारकों को भेजा जाता है, उदाहरण के लिए। व्यावसायिक पत्रों का उपयोग व्यक्तियों के बीच पेशेवर पत्राचार के लिए किया जाता है, साथ ही साथ। यद्यपि ईमेल ने पत्राचार के सबसे सामान्य रूप के रूप में कार्यभार संभाला है, फिर भी मुद्रित पत्र व्यापार पत्र कई महत्वपूर्ण, गंभीर प्रकार के पत्राचार के लिए उपयोग किए जाते हैं, जिनमें संदर्भ पत्र, रोजगार सत्यापन, नौकरी के प्रस्ताव, और बहुत कुछ शामिल हैं।

जब तक आप लेआउट और भाषा के लिए स्थापित नियमों का पालन करते हैं, तब तक एक प्रभावी, पॉलिश व्यवसाय पत्र लिखना एक आसान काम है। महसूस करें कि आपका प्राप्तकर्ता नियमित रूप से एक महत्वपूर्ण मात्रा में पत्राचार पढ़ता है और अच्छी तरह से निष्पादित पत्रों का पक्ष लेगा जो टाइपोस और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त हैं। अंगूठे का एक अच्छा नियम इसे दो बार प्रूफरीड करना है और फिर कुछ भी याद नहीं होने के लिए एक सहकर्मी की समीक्षा करना है।

एक व्यापार पत्र की धारा

आपके पत्र का प्रत्येक भाग आपकी जानकारी और आपके प्राप्तकर्ता की जानकारी के साथ उपयुक्त प्रारूप का पालन करना चाहिए; अभिवादन; पत्र का शरीर; समापन; और अंत में, आपके हस्ताक्षर।

व्यापार पत्र प्रारूप

नीचे पारंपरिक व्यापार पत्र प्रारूप है, जिसमें पाठक के साथ अपने संबंधों के आधार पर इसे कैसे फ्रेम किया जाए और आपके वांछित परिणाम क्या हैं, इसके बारे में सुझाव दिए गए हैं।

आपकी संपर्क संबंधी जानकारी:

आपका नाम

आपका कार्य शीर्षक

आपकी कंपनी

आपका पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

आपकी दूरभाष संख्या

आपका ईमेल पता

दिनांक

प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी:

उनका नाम

उनका शीर्षक

उनकी कंपनी

कंपनी का पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

द सैल्यूटेशन:

• यदि आप विशेष रूप से जिसे आप संबोधित कर रहे हैं, उसके बारे में अनिश्चित होने पर, "किससे यह चिंता करें" का उपयोग करें।
• औपचारिक अभिवादन का उपयोग करें "प्रिय श्री / श्रीमती / डॉ। अंतिम नाम, “यदि आप प्राप्तकर्ता को नहीं जानते हैं।
• "प्रिय पहले नाम" का उपयोग करें, केवल तभी जब आप प्राप्तकर्ता के साथ एक अनौपचारिक संबंध रखते हैं।

शरीर

स्वरूपण मूल बातें:

• नमस्कार के बाद और समापन के ऊपर, प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक जोड़ा स्थान के साथ एकल-स्पंदित रेखाओं का उपयोग करें।
• लेफ्ट आपके लेटर (बाएं मार्जिन के खिलाफ) को सही ठहराता है।

राइट टोन स्ट्राइक करें:

सरल और लक्षित भाषा के माध्यम से अपने पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करें, शुरुआती पैराग्राफ को संक्षिप्त रखें। आप के साथ शुरू कर सकते हैं, "मैं के संदर्भ में लिख रहा हूँ …" और वहाँ से, केवल वही बोलें जो आपको कहने की आवश्यकता है।

इसके बाद के पैराग्राफ में ऐसी जानकारी शामिल होनी चाहिए जो आपके पाठक को आपके उद्देश्य (यों) की पूरी समझ दे, लेकिन वाक्यों और अनावश्यक रूप से लंबे शब्दों से बचें। फिर, उनका ध्यान बनाए रखने के लिए इसे संक्षिप्त रखें।

यदि आपका इरादा किसी तरह से प्राप्तकर्ता को मनाने का है, चाहे वह पैसे का निवेश करने का हो, आपको एक संदर्भ दे, आपको किराए पर दे, आपके साथ साझेदार, या किसी समस्या को हल करने के लिए, आपके कारण के लिए एक सम्मोहक मामला बना। यदि, उदाहरण के लिए, आप चाहते हैं कि पाठक एक चैरिटी कार्यक्रम को प्रायोजित करे, तो उनकी कंपनी के परोपकारी लक्ष्यों के साथ किसी भी ओवरलैप की पहचान करें। पाठक को समझाएं कि आपकी मदद करना पारस्परिक रूप से फायदेमंद होगा, और आप अपने समर्थन को जीतने की संभावनाओं को बढ़ाएंगे।

अपने समापन पैराग्राफ को दो वाक्यों के साथ रखें। बस लिखने के लिए अपने कारण को दोहराएं और आपके अनुरोध पर विचार करने के लिए पाठक को धन्यवाद दें।

मानार्थ पास:

आपके समापन के लिए कुछ अच्छे विकल्पों में शामिल हैं:

• सादर,
• सादर,
• cordially,
• सम्मान से,

यदि आपका पत्र कम औपचारिक है, तो उपयोग करने पर विचार करें:

• शुभकामनाएं,
• श्रेष्ठ,
• धन्यवाद,
• सादर,

हस्ताक्षर:

अपने समापन के ठीक नीचे अपना हस्ताक्षर लिखें और अपने समापन और अपने टाइप किए गए पूर्ण नाम, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पते, और किसी भी अन्य संपर्क जानकारी जिसे आप शामिल करना चाहते हैं, के बीच चार एकल रिक्त स्थान छोड़ दें। नीचे दिए गए प्रारूप का उपयोग करें:

आपका हस्तलिखित हस्ताक्षर

पूरा नाम टाइप किया

शीर्षक

व्यापार पत्र उदाहरण

आप एक मॉडल के रूप में इस व्यापार पत्र के नमूने का उपयोग कर सकते हैं। टेम्पलेट डाउनलोड करें (Google डॉक्स और वर्ड ऑनलाइन के साथ संगत), या नीचे दिए गए पाठ संस्करण को पढ़ें।

वर्ड टेम्पलेट डाउनलोड करें

व्यावसायिक पत्र उदाहरण (पाठ संस्करण)

आपका नाम

आपका कार्य शीर्षक

आपकी कंपनी

आपका पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

आपकी दूरभाष संख्या

आपका ईमेल पता

दिनांक

प्राप्तकर्ता का नाम

प्राप्तकर्ता का शीर्षक

प्राप्तकर्ता कंपनी

प्राप्तकर्ता की कंपनी का पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

प्रिय श्री / एम। एस। अंतिम नाम, मैं आपको हमारे आगामी लिबरल आर्ट्स डिपार्टमेंट जॉब नेटवर्किंग इवेंट में भाग लेने के लिए आमंत्रित करना चाहता हूं। यह कार्यक्रम 1 फरवरी, 20XX की दोपहर को आयोजित किया जाएगा। हम अपने स्नातक करने वाले वरिष्ठ नागरिकों को उस क्षेत्र में व्यावसायिक नेताओं से मिलने का अवसर प्रदान करना चाहते हैं, जो लिबरल आर्ट्स में डिग्री हासिल करने वाले नए लोगों की तलाश कर रहे हों।

यह आयोजन उत्तरी राज्य विश्वविद्यालय के कॉक्स स्टूडेंट सेंटर में आयोजित किया जाएगा, और यह लगभग 2 से 3 घंटे तक चलेगा। यदि आपको हमारे छात्रों से मिलने के लिए कंपनी के प्रतिनिधि को उपस्थित होने या भेजने में रुचि है, तो कृपया मुझे अपनी प्रारंभिक सुविधा के बारे में बताएं और मैं आपके लिए एक तालिका आरक्षित कर सकता हूं।

अपने समय के लिए धन्यवाद और मुझे जल्द ही आपसे सुनने की उम्मीद है।

सम्मान से, आपका हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र)

आपका टाइप किया हुआ नाम

आपका कार्य शीर्षक

यदि आप एक ईमेल पत्र भेज रहे हैं, तो आपका हस्ताक्षर थोड़ा अलग होगा। पत्र के शीर्षक में आपकी संपर्क जानकारी शामिल करने के बजाय, इसे अपने हस्ताक्षर के नीचे सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए:

एक ईमेल व्यापार पत्र भेजना

सादर, प्रथम नाम अंतिम नाम

शीर्षक

आपका पता

आपकी दूरभाष संख्या

आपका ईमेल पता

उस विषय को शामिल करें, जिसके बारे में आप ईमेल के विषय पंक्ति में लिख रहे हैं, इसलिए पाठक स्पष्ट है कि आप संदेश क्यों भेज रहे हैं।

व्यापार पत्र लेखन युक्तियाँ

आप इन दिशानिर्देशों में अधिक विस्तृत सुझाव पा सकते हैं कि कैसे एक व्यावसायिक पत्र लिखना है, जिसमें एक फ़ॉन्ट चुनना, मार्जिन का चयन करना और अपने पत्र को ठीक से प्रारूपित करना शामिल है।

अपने पत्राचार के लिए विचार प्राप्त करने के लिए उदाहरणों को देखना हमेशा मददगार होता है। कवर पत्र सहित साक्षात्कार पत्र के नमूने, साक्षात्कार के लिए धन्यवाद पत्र, अनुवर्ती पत्र, नौकरी स्वीकृति और अस्वीकृति पत्र, त्याग पत्र, प्रशंसा पत्र और अधिक व्यापार और रोजगार से संबंधित पत्र नमूने।