कैसे एक व्यापार या व्यावसायिक पत्र को संबोधित करने के लिए

पाठ और प्रत्यक्ष संदेशों के इस युग में, औपचारिक पत्र लिखने के बारे में स्कूल में सीखी गई हर बात को याद रखना कभी-कभी कठिन होता है। आप एक पेशेवर दिखने वाले ईमेल से अधिक लिखने के बिना अपने करियर में वर्षों तक जा सकते हैं, लेकिन यह एक ऐसा कौशल है जो तब महत्वपूर्ण होता है जब आप नौकरी के शिकार, कैरियर नेटवर्किंग, या व्यवसाय से संबंधित अन्य पत्राचार भेज रहे हों।

जब यह जॉब सर्चिंग की बात आती है, तो आपको सभी स्टॉप को बाहर निकालने की जरूरत है। जब आप एक काम पर रखने वाले प्रबंधक को प्रभावित करने और अपनी प्रतियोगिता से बाहर खड़े होने की कोशिश कर रहे हों तो कैज़ुअल बस नहीं करेगा। व्यवसाय या पेशेवर पत्र को संबोधित करने के लिए सही तरीके का उपयोग करना आपके कैरियर से संबंधित और व्यावसायिक संचार के लिए आवश्यक है।

जब आप अपने पत्रों को सही तरीके से संबोधित करते हैं, तो आपको कभी भी गलत पैर पर बातचीत शुरू करने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी, इससे पहले कि प्राप्तकर्ता को आपके संदेश को पढ़ने का मौका मिले।

सबसे पहले और सबसे पहले, यह जान लें कि जब आप कोई पत्र लिख रहे हों या रोजगार या व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए कोई ईमेल संदेश भेज रहे हों, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं, उसे औपचारिक रूप से संबोधित करें, जब तक कि आप उन्हें अच्छी तरह से नहीं जानते।

यदि आप सुरक्षा के पक्ष में पते के लिए औपचारिक या आकस्मिक (प्रथम नाम) फ़ॉर्म का उपयोग करते हैं, तो आप अनिश्चित हैं, और औपचारिक पदनाम का उपयोग करें।

औपचारिक पत्र को कैसे संबोधित करें: श्री, डॉ, सुश्री, या श्रीमती।

किसी पुरुष को लिखते समय उपयोग करने के लिए उपयुक्त शीर्षक मि। एक महिला के लिए, सुश्री का उपयोग करें, भले ही आपको पता की वैवाहिक स्थिति पता हो।

सुश्री मिस या श्रीमती की तुलना में अधिक पेशेवर हैं। एक चिकित्सा चिकित्सक या पीएचडी वाले किसी व्यक्ति के लिए, एक शीर्षक के रूप में डॉ का उपयोग करें। वैकल्पिक रूप से, आप "प्रोफेसर" का भी उपयोग कर सकते हैं यदि आप विश्वविद्यालय या कॉलेज के संकाय सदस्य को लिख रहे हैं।

यदि आप उस व्यक्ति की लिंग पहचान नहीं जानते हैं जिसे आप संबोधित कर रहे हैं, तो एक लिंग-तटस्थ अभिवादन का उपयोग करें और बस उनका पहला और अंतिम नाम शामिल करें, जैसे, "प्रिय ट्रिस्टन डोलन।"

व्यवसाय और रोजगार से संबंधित पत्राचार के लिए काफी कुछ पत्र सलाम उपयुक्त हैं। उदाहरण के लिए:

पत्र अभिवादन उदाहरण

• प्रिय मिस्टर स्मिथ
• प्रिय श्री जोन्स
• प्रिय सुश्री मार्खम
• प्रिय केली डो
• प्रिय डॉ। हेवन
• प्रिय प्रोफेसर जोन्स

एक कॉलन या अल्पविराम, एक लाइन ब्रेक के साथ ग्रीटिंग का पालन करें, और फिर अपने पत्र का पहला पैराग्राफ शुरू करें। उदाहरण के लिए:

प्रिय मिस्टर स्मिथ:

पत्र का पहला पैराग्राफ।

एक संपर्क व्यक्ति ढूँढना

आपको उस व्यक्ति का नाम जानने की आवश्यकता नहीं है जिसे आप संबोधित कर रहे हैं - लेकिन यह चोट नहीं करता है, खासकर यदि आप नौकरी के लिए साक्षात्कार स्कोर करने की कोशिश कर रहे हैं। आमतौर पर, नियोक्ता एक नौकरी में संपर्क नाम प्रदान करने में विफल रहते हैं, खासकर बड़ी नौकरी खोज साइटों पर।

हालांकि, संपर्क व्यक्ति को खोजने की कोशिश करना लायक है, क्योंकि उस व्यक्ति के नाम की खोज में समय लगने से वह व्यक्तिगत पहल का प्रदर्शन करेगा। यह उस विवरण पर भी ध्यान देता है जो आपके लिए अच्छी तरह से बोलेगा जब आपके रिज्यूम की समीक्षा की जा रही है।

कंपनी से संपर्क का नाम खोजने का सबसे अच्छा तरीका पूछना है। यदि आप किसी स्थिति में अपना रास्ता नेटवर्किंग कर रहे हैं, तो यह बहुत आसान है - स्थिति के बारे में बात करने के लिए सबसे अच्छे व्यक्ति के नाम और ईमेल पते के लिए अपने दोस्त या सहकर्मी से पूछने के लिए बस एक नोट करें। उस पर रोक लगाते हुए, कंपनी के मुख्य नंबर पर कॉल करें और रिसेप्शनिस्ट से मानव संसाधन (एचआर) प्रबंधक के नाम और संपर्क जानकारी को काम पर रखने के प्रभारी (या ऐसे-और-ऐसे विभाग के प्रमुख, आदि) से पूछें।

यदि उन तरीकों में से कोई भी काम नहीं करता है, तो आप अक्सर उन सूचनाओं को उजागर कर सकते हैं जो आप थोड़ा इंटरनेट स्लीथिंग कर रहे हैं। कंपनी की वेबसाइट से शुरू करें और सूचीबद्ध कर्मियों की तलाश करें। आप अक्सर कार्मिक पृष्ठ या कंपनी निर्देशिका पर एक HR संपर्क देखेंगे।

यदि वह परिणाम नहीं देता है, तो लिंक्डइन को हिट करने और नौकरी के शीर्षक और कंपनी के नामों के लिए एक उन्नत खोज करने का समय है। इस प्रक्रिया में, आप उस व्यक्ति से एक और संबंध भी पा सकते हैं जिसे आप खोज रहे हैं। जब आप एक इंसान को फिर से शुरू करने की कोशिश कर रहे हैं तो यह कभी भी बुरी बात नहीं है।

संपर्क व्यक्ति (पाठ संस्करण) के साथ नमूना पत्र

प्रथम नाम अंतिम नाम

आपका पता

आपका शहर, राज्य पिन कोड

आपकी दूरभाष संख्या

तुम्हारा ईमेल

दिनांक

संपर्क नाम

शीर्षक

कंपनी का नाम

पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

प्रिय श्री / एम। एस। अंतिम नाम, मैं आपके विश्वविद्यालय की आगामी छात्र कैरियर नेटवर्किंग घटना के बारे में लिख रहा हूँ। मुझे एक बूथ के निर्माण में दिलचस्पी है क्योंकि हम दो नए डिजाइनरों को नियुक्त करना चाहते हैं।

हमारी कंपनी का नाम ब्लू फॉक्स डिजाइन है, और मैं आपके कुछ डिजाइन और कला के छात्रों के साथ जुड़ना चाहूंगा जो इस वर्ष स्नातक होंगे। हम समकालीन घर के इंटीरियर डिजाइन और सजावट पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

कृपया मुझे बताएं कि क्या आपके पास अपने कार्यक्रम में कमरा है। आप मुझे [email protected] पर ईमेल कर सकते हैं या 555-555-5555 पर मेरे सेल फोन पर कॉल कर सकते हैं।

निष्ठा से, हस्तलिखित हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र के लिए)

आपका टाइप किया हुआ नाम

जब आप एक संपर्क व्यक्ति नहीं है

यदि आपके पास कंपनी में कोई संपर्क व्यक्ति नहीं है, तो या तो अपने कवर पत्र से प्रणाम छोड़ दें और पहले पैराग्राफ से शुरू करें या सामान्य अभिवादन का उपयोग करें। उदाहरण के लिए:

• किसे यह मई चिंता
• प्रिय भर्ती प्रबंधक
• प्रिय मानव संसाधन प्रबंधक
• प्रिय महोदय या महोदया (इस एक का उपयोग करने के बारे में सावधान रहें, यह प्राचीन लग सकता है)

एक बृहदान्त्र के साथ सामान्य अभिवादन का पालन करें, बस इस तरह:

प्रिय भर्ती प्रबंधक:

पत्र का पहला पैराग्राफ।

संपर्क व्यक्ति के बिना नमूना पत्र (पाठ संस्करण)

प्रथम नाम अंतिम नाम

आपका पता

आपका शहर, राज्य पिन कोड

आपकी दूरभाष संख्या

तुम्हारा ईमेल

दिनांक

प्रिय भर्ती प्रबंधक:

मैं वुडलिन प्रकाशन में किसी भी नौकरी के उद्घाटन की संभावना के बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं। विशेष रूप से, मैं एक प्रशासनिक सहायक के रूप में एक पद की तलाश में हूं। मुझे उत्तरी ग्रोव में वेजवुड रियल्टी में प्रशासनिक सहायक के रूप में छह साल का अनुभव है, लेकिन मैं अगले महीने आपके क्षेत्र में जा रहा हूं, इसलिए मैं एक नया पद चाहता हूं।

यदि आपके पास कोई अवसर उपलब्ध है, तो कृपया मुझे बताएं। मैंने आपके विचार के लिए अपना रिज्यूम संलग्न किया है। मेरे वर्तमान प्रबंधक, जॉन एंडरसन और मेरे दो सहयोगी मेरी योग्यता के संदर्भ में संदर्भ प्रदान करने के लिए बहुत इच्छुक हैं।

आप मुझसे [email protected] पर या 555-555-5555 पर फोन पर संपर्क कर सकते हैं। तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे।

निष्ठा से, हस्तलिखित हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र के लिए)

आपका टाइप किया हुआ नाम

लिफाफे को संबोधित करते हुए

सभी मेल पत्राचार के लिए एक व्यापार-आकार (# 10) लिफाफे का उपयोग करें, अपने पत्र को तिहाई में मोड़ो।

• आपका रिटर्न पता (नाम, सड़क का पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड) लिफाफे के शीर्ष बाईं ओर होना चाहिए, दाईं ओर मोहर के साथ।
• सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता का नाम और पता (संपर्क व्यक्ति, कंपनी, सड़क का पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड) लिफाफे पर केंद्रित हैं।

पेशेवर संचार कौशल

किसी व्यवसाय या पेशेवर पत्र को उचित रूप से संबोधित करना एक ऐसा कौशल नहीं है जिसकी आपको केवल तभी आवश्यकता होगी जब आप नौकरी खोज रहे हों। एक बार नौकरी करने के बाद, आप पाएंगे कि ऐसे समय होंगे जब आपको ऐसे पत्र लिखने होंगे, जिनके लिए औपचारिक पते और सलामी की आवश्यकता होगी।