अधीनस्थों के कार्य की समीक्षा कैसे करें

जब आप अधीनस्थों को काम सौंपते हैं, तो आप उनकी प्रगति के कई पहलुओं की निगरानी करते हैं, लेकिन आप मुख्य रूप से इस बात को लेकर चिंतित रहते हैं कि क्या कार्य सही तरीके से किया जाता है और समय पर किया जाता है।

समय पर काम पूरा हो

अपना काम समय पर पूरा करना दोनों की निगरानी करना आसान है। ऐसा इसलिए क्योंकि गुणवत्ता की तुलना में समय को मापना आसान है। आपको मील के पत्थर और समय सीमा सहित स्पष्ट आवश्यकताएं निर्धारित करने की आवश्यकता है, लेकिन आपको कुछ लचीलेपन की अनुमति देने की भी आवश्यकता है। कुछ सुस्त समय को शामिल करने के लिए, उनके कार्यक्रम की योजना बनाएं या उनके कार्यक्रम की योजना बनाएं। हमेशा कुछ अप्रत्याशित घटनाएं होंगी, इसलिए शेड्यूल में कम से कम स्लैक का निर्माण करना समझदारी है। उनके शेड्यूल में आप जिस स्लैक की अनुमति देते हैं, वह अलग-अलग व्यक्तियों से अलग-अलग और अधिक वरिष्ठ और प्रतिभाशाली व्यक्तियों के लिए कम स्लैक की आवश्यकता के साथ अलग-अलग होगा।

अनुसूची को ट्रैक करने के लिए एक प्रगति रिपोर्ट का उपयोग करना

समय पर काम किया जाता है या नहीं, इस पर नज़र रखने की सबसे आम विधि आवधिक रिपोर्ट है, जो आमतौर पर छोटी परियोजनाओं के लिए साप्ताहिक आधार पर और बड़ी परियोजनाओं के लिए मासिक आधार पर की जाती है। जब आपके पास आपके अधीनस्थ लिखित प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुत करते हैं, तो उनमें से एक आइटम जिस पर वे रिपोर्ट करेंगे, अनुसूची के अनुसार उनका पालन है। स्थिति को जल्दी से इंगित करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला एक सामान्य तरीका स्टॉपलाइट रंग है। यदि परियोजना तय समय पर होती है, तो वे एक हरे रंग का प्रतीक दिखाते हैं। यदि परियोजना देर से होती है, तो वे इसे लाल प्रतीक के रूप में दिखाते हैं।

कभी-कभी पीले रंग का उपयोग यह इंगित करने के लिए भी किया जाता है कि कोई छोटी समस्या है जो लाल रंग को वार करने के लिए पर्याप्त गंभीर नहीं है।

आप यह भी चाहते हैं कि वे कुछ भी रिपोर्ट करें जो उनकी प्रगति को रोक रहा है। इस खंड में वे शामिल होने चाहिए जो उन्होंने अवरोधक और उन प्रयासों के परिणामों को स्पष्ट करने का प्रयास किया है। यदि वे आपसे या उनके क्षेत्र के बाहर किसी से सहायता का अनुरोध कर रहे हैं, तो यह स्पष्ट रूप से इंगित किया जाना चाहिए।

उन्हें अपनी उपलब्धियों में शामिल करना न भूलें। यदि उन्होंने ऐसा कुछ किया है, जिसने अवरोधक को साफ किया है, समस्या को रोका है, या किसी अन्य तरीके से शेड्यूल को बरकरार रखने में मदद की है जिसे उनकी प्रगति रिपोर्ट में नोट किया जाना चाहिए।

अंत में, प्रगति रिपोर्ट को प्रतिशत पूरा दिखाना चाहिए। अधिकांश परियोजनाएँ शुरुआत में बहुत कम प्रगति करती हैं, फिर वे तेजी से ऊपर उठती हैं, और परियोजना के अंत में फिर से धीमी प्रगति करती हैं। प्रोजेक्ट शेड्यूल जिसे आपने और आपके कर्मचारी ने विकसित किया है, उसे इसके लिए जिम्मेदार होना चाहिए। आपने इसे अनुसूची में शामिल किया है या नहीं, आपको कर्मचारी द्वारा बताई गई प्रगति का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है। पूर्ण रूप से नियोजित प्रतिशत को प्रतिबिंबित करना चाहिए, सामान्य रूप से, परियोजना को आवंटित किए गए कितना समय बीत चुका है।

तीन महीने के कार्यक्रम के साथ एक परियोजना में, कर्मचारी को पहले महीने के अंत में लगभग 1/3 की योजना बनाई गई पूर्ण प्रतिशत की रिपोर्ट करनी चाहिए। यदि उन्होंने किसी संख्या को बहुत छोटा या अधिक बड़ा बताया तो यह आपके लिए थोड़ा गहरा दिखना उचित होगा। इसके अलावा, आपको वास्तविक प्रतिशत पूर्ण होने के लिए उनकी रिपोर्ट की सटीकता के बारे में निर्णय लेने की आवश्यकता है। परियोजना के अपने ज्ञान और इसकी समग्र स्थिति के आधार पर, आपको न्याय करने में सक्षम होना चाहिए, लगभग, चाहे कर्मचारी द्वारा रिपोर्ट किया गया प्रतिशत सही है या नहीं।

उदाहरण के लिए, यदि वे 60% की एक योजनाबद्ध आंकड़ा और 65% की वास्तविक पूर्ण प्रतिशत रिपोर्ट करते हैं, लेकिन आपको पता है कि परियोजना कठिनाइयों से ग्रस्त है, तो आपको अधिक विस्तार से रिपोर्ट की जांच करनी चाहिए।

काम पूरा करवाओ

यह मापना और निगरानी करना अधिक कठिन है कि आपका कर्मचारी सही काम कर रहा है या नहीं। ऐसा इसलिए है क्योंकि "सही किया" का अर्थ क्या है, इसे परिभाषित और निर्धारित करना कठिन है। यहां फिर से, शेड्यूल के साथ, आपको स्पष्ट और विशिष्ट अपेक्षाएं और उद्देश्य निर्धारित करने की आवश्यकता है। और शेड्यूल के साथ आप कुछ लचीलेपन की अनुमति देते हैं और गुणवत्ता के संबंध में आपको कम लचीले होने की आवश्यकता होती है। अच्छा ही अच्छा है।

अपने लक्ष्य की दृष्टि न खोएं। जब हम "सही किया" के बारे में बात करते हैं, तो याद रखें कि आप "उत्कृष्ट" के लिए जा रहे हैं "सही" नहीं। और प्रक्रिया के बजाय परिणामों पर ध्यान केंद्रित करना न भूलें।

प्रदर्शन का मूल्यांकन

काम पूरा करने के संबंध में अपने कर्मचारियों की प्रगति को ट्रैक करने का सबसे अच्छा तरीका है लगातार बैठकें करना और "शो और बताना" का उदार उपयोग करना। जब एक कर्मचारी ने सराहनीय प्रगति की रिपोर्ट की है, तो क्या आपने उन्हें दिखाया है कि उन्होंने क्या किया है। परियोजना की शुरुआत में, काम थोड़ा मोटा हो सकता है और केवल आंशिक रूप से पूरा हो सकता है। यह उम्मीद की जानी है। हालांकि, जैसे-जैसे समय बीतता है, कर्मचारी के प्रदर्शनों को काम के साथ प्रगति के साथ और अधिक पूर्ण होना चाहिए।

इन गुणवत्ता समीक्षाओं के दौरान कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि अब तक किए गए कार्य की गुणवत्ता का कर्मचारी का अनुमान आपके स्वयं से मेल खाता है। यदि यह आपको प्रतीत होता है कि इस बिंदु पर किए गए कार्य की गुणवत्ता अभी भी किसी न किसी और प्रारंभिक है, तो आपको कर्मचारी के साथ अंतर पर चर्चा करने और उनकी अपेक्षाओं को रीसेट करने की आवश्यकता है। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो जब उन्हें लगता है कि उन्होंने तैयार गुणवत्ता हासिल कर ली है, तो आप का आकलन कर सकते हैं कि काम केवल मामूली रूप से समाप्त हो गया है।

जमीनी स्तर

जब आप अधीनस्थों को सौंपे गए काम की समीक्षा करते हैं, तो याद रखें कि आप अभी भी उनके काम के लिए जिम्मेदार हैं। इसलिए सुनिश्चित करें कि कार्य समय पर किया गया है और जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, ठीक किया गया है। कठिनाई के पहले संकेत पर, आपको अपने स्वयं के अनुरूप कर्मचारी के मानकों को चरणबद्ध और समायोजित करने की आवश्यकता है।