शुरुआती के लिए बुनियादी प्रबंधन कौशल

मैनेजमेंट स्किल्स पिरामिड का लेवल 1 बेसिक स्किल दिखाता है कि किसी भी शुरुआती मैनेजर को मास्टर होना चाहिए। यह प्रबंधन कौशल पिरामिड की नींव है, जो कौशल को दिखाता है कि एक प्रबंधक को सफल होने के लिए मास्टर होना चाहिए और दिखाता है कि ये प्रबंधन कौशल एक-दूसरे की सफलता की ओर कैसे बढ़ते हैं।

बुनियादी प्रबंधन कौशल

चार बुनियादी प्रबंधन कौशल हैं किसी को भी एक प्रबंधन की नौकरी में किसी भी सफलता के लिए मास्टर होना चाहिए। ये चार बुनियादी कौशल हैंयोजना, संगठित, प्रत्यक्ष और नियंत्रण और नीचे विस्तार से अलग से चर्चा की गई है।

योजना

योजना किसी भी प्रबंधन कार्य में पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम है। यह सबसे अक्सर अनदेखी या जानबूझकर छोड़ दिया गया कदम भी है। जबकि नियोजन की राशि और आवश्यक विवरण कार्य से कार्य के लिए अलग-अलग होंगे, इस कार्य को छोड़ने के लिए अंधे भाग्य को छोड़कर सुनिश्चित आपदा को आमंत्रित करना है। यही हमें 6 पी की योजना (या 7 पी की निर्भर करता है कि आप कैसे गिनते हैं) का विशेषण देता है।

हालाँकि अधिकांश लोग नियोजन को सामान्य व्यवसाय योजना के साथ जोड़ते हैं, लेकिन योजना के विभिन्न स्तर भी होते हैं:

• रणनीतिक योजना
• सामरिक योजना
• परिचालन की योजना

और योजना के विभिन्न प्रकार हैं:

• आपदा योजना
• उत्तराधिकार की योजना बना
• संकट योजना
• मुआवजा योजना

व्यवस्थित करें

एक प्रबंधक को टीम के कार्यों, और परियोजनाओं को व्यवस्थित करने में सक्षम होना चाहिए ताकि टीम के काम को सबसे कुशल और प्रभावी तरीके से किया जा सके। एक शुरुआत प्रबंधक के रूप में, आप एक छोटी सी कार्य टीम या एक परियोजना टीम का आयोजन कर सकते हैं। आपके कैरियर में बाद में इन्हीं कौशल की आवश्यकता होगी जब आपको एक विभाग या कंपनी के एक नए विभाग को व्यवस्थित करना होगा।

स्पष्ट रूप से, कार्य की योजना बनाने और उसे व्यवस्थित करने के बीच बहुत अधिक ओवरलैप है। जहां नियोजन इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि क्या करने की आवश्यकता है, संगठन अधिक प्रचालनात्मक है और इस बात पर अधिक ध्यान केंद्रित किया जाता है कि कार्य को कैसे किया जाए

जब आप काम को व्यवस्थित करते हैं, तो आपको निम्न की आवश्यकता होती है:

• आवश्यक भूमिकाओं का निर्धारण करें
• भूमिकाओं को कार्य सौंपें
• भूमिका के लिए सर्वोत्तम संसाधन (लोग या उपकरण) निर्धारित करें
• संसाधन प्राप्त करें और उन्हें भूमिकाओं में आवंटित करें
• भूमिकाओं को संसाधन असाइन करें और उन्हें अधिकार और जिम्मेदारी सौंपें।

चाहे आपको प्रबंधन करने के लिए एक छोटी सी टीम या प्रोजेक्ट सौंपा गया हो, शुरुआत के प्रबंधकों को भी कार्यालयों और डेटा सिस्टम को व्यवस्थित करने में सक्षम होना चाहिए।

आप अपनी टीम को एक साथ लाने के लिए शारीरिक रूप से लोगों को इधर-उधर करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, लेकिन आपको इस पर विचार करना चाहिए। दूसरी ओर, आपको कई लोगों को एक छोटे से स्थान पर ले जाने की आवश्यकता हो सकती है और आपको चीजों को व्यवस्थित करना होगा ताकि टीम उस स्थान के भीतर प्रभावी ढंग से काम कर सके। बाद में आपके करियर में, आपको कई अलग-अलग विभागों की टीमों और उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए एक कार्यालय आयोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।

आपको उन सभी प्रणालियों को व्यवस्थित करने में भी सक्षम होना चाहिए जो आपकी टीम को इकट्ठा करने या वितरित करने के लिए आवश्यक डेटा को संभालेंगी। इन दिनों, वे शायद कंप्यूटर सिस्टम हैं। आपको यह तय करना होगा कि, उदाहरण के लिए, आपको कंपनी के इंट्रानेट पर साझा वेब पेज या फ़ाइल सर्वर पर सिर्फ एक साझा फ़ोल्डर स्थापित करने की आवश्यकता है। आप सिस्टम को व्यवस्थित करने के लिए कैसे जा रहे हैं, ताकि जिन लोगों को जानकारी की आवश्यकता है, उन तक पहुंच हो (और यह उन लोगों के लिए उपलब्ध नहीं है, जिन्हें आपके प्रतिद्वंद्वियों की तरह इसे नहीं देखना चाहिए)? यदि आपकी टीम को जानकारी के अलावा किसी अन्य चीज़ की आवश्यकता है या उत्पादन करना है, तो आपको ज़रूर संगठित होना चाहिए ताकि आपकी टीम को वह मिले, जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो, और दूसरों को यह पता चल सके कि आपकी टीम सही समय पर क्या पैदा करती है।

अपने आप को व्यवस्थित करने के बारे में मत भूलना। हम इसे प्रबंधन कौशल पिरामिड के स्तर 3 में एक उच्च स्तर पर जाएंगे, लेकिन यहां तक ​​कि एक शुरुआत प्रबंधक के रूप में आपको खुद को, अपने समय और अपने स्थान को व्यवस्थित करने में सक्षम होना चाहिए ताकि आप सबसे प्रभावी हो सकें।

अंत में, याद रखें, कि यह शायद ही कभी चीजों को व्यवस्थित करने के लिए पर्याप्त है। संसाधनों, लक्ष्यों और बाहरी कारकों में निरंतर परिवर्तन के साथ आपको आमतौर पर उनके लिए समायोजित करने के लिए पुनर्गठन करने की आवश्यकता होगी।

प्रत्यक्ष

निर्देशन क्रिया कदम है। आपने कार्य की योजना बनाई और व्यवस्थित किया। अब आपको काम पूरा करने के लिए अपनी टीम को निर्देशित करना होगा। यह सुनिश्चित करके शुरू करें कि टीम के सभी लोगों के लिए लक्ष्य स्पष्ट है। क्या वे सभी जानते हैं कि लक्ष्य क्या है? क्या वे सभी जानते हैं कि टीम को लक्ष्य तक पहुँचाने में उनकी क्या भूमिका है? क्या उनके पास अपना हिस्सा करने के लिए सब कुछ है जो उन्हें (संसाधन, अधिकार, समय, आदि) की आवश्यकता है?

खींचो, धक्का मत दो

आप अपने लक्ष्य की ओर टीम को निर्देशित करने में अधिक प्रभावी होंगे यदि आप धक्का देने के बजाय उन्हें खींचते हैं (लीड करते हैं) (वापस बैठें और ऑर्डर दें)। आप अपनी टीम के लोगों को प्रेरित करना चाहते हैं और टीम के लक्ष्यों की ओर सहायता करना और उन्हें प्रेरित करना चाहते हैं।

नियंत्रण

कुछ लेखक इस कौशल को "समन्वय" या इसी तरह की शर्तों को "नरम" करने का प्रयास करते हैं।मैं मजबूत शब्द, नियंत्रण पसंद करता हूं क्योंकि यह आवश्यक है कि प्रबंधक टीम की गतिविधियों को नियंत्रित करने में सक्षम हो।

ऊपर के चरणों में, आपने काम की योजना बनाई है, संसाधनों को व्यवस्थित करने के लिए इसे सबसे कुशलता से किया है, और टीम को काम शुरू करने का निर्देश दिया है। नियंत्रण चरण में, आप किए जा रहे कार्य की निगरानी करते हैं। आप योजना की वास्तविक प्रगति की तुलना करते हैं। आप यह सत्यापित करते हैं कि संगठन आपके द्वारा डिज़ाइन किए गए अनुसार काम कर रहा है।

यदि सबकुछ ठीक चल रहा है, तो आपको कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है लेकिन मॉनिटर करना चाहिए। हालाँकि, वह शायद ही कभी होता है। कोई व्यक्ति बीमार हो जाता है, डेटाबेस सॉर्ट प्रोजेक्ट की तुलना में प्रत्येक पुनरावृत्ति में अधिक समय लेता है, एक महत्वपूर्ण प्रतियोगी उनकी कीमतों को गिरा देता है, आग अगले दरवाजे को नष्ट कर देती है और आपको कई दिनों तक खाली करना पड़ता है, या कुछ अन्य कारक आपकी योजना को प्रभावित करते हैं। नियंत्रण कदम अब तय करता है कि आपको प्रभाव को कम करने के लिए कार्रवाई करनी है और चीजों को जल्द से जल्द वांछित लक्ष्य तक वापस लाना है।

अक्सर इसका मतलब है कि योजना के चरण पर वापस जाना और योजनाओं को समायोजित करना। कभी-कभी इसे संगठन में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है। और आपको नए लक्ष्यों की ओर सभी को फिर से निर्देशित करना होगा और उन्हें प्रेरित करना होगा। फिर, निश्चित रूप से, आप नई योजना को नियंत्रित करते हैं और यदि आवश्यक हो तो समायोजित करते हैं। यह चक्र तब तक जारी रहता है जब तक आप कार्य पूरा नहीं कर लेते।

प्रबंधक नियंत्रण उपकरण

नियंत्रण चरण में, आप प्रदर्शन और गुणवत्ता के लिए मानक निर्धारित करते हैं और फिर आप यह सुनिश्चित करने के लिए निगरानी करते हैं कि वे मिले हुए हैं। जितने भी उपकरण उपलब्ध हैं, उतने ही उपकरण हैं, जिन पर आपको निगरानी रखने की आवश्यकता है।

• शेड्यूलिंग टूल - कई सॉफ्टवेयर टूल आपको अपने शेड्यूल को इनपुट करने और फिर नियमित रूप से प्रगति को अपडेट करने की अनुमति देते हैं। कार्यक्रम अनुसूची में परिवर्तन को उजागर करेगा ताकि आप सुधारात्मक कार्रवाई की पहचान कर सकें।
• वित्तीय नियंत्रण - एक प्रबंधक के रूप में, आपके पास आमतौर पर एक बजट होगा। वित्त विभाग की रिपोर्ट आपको बताएगी कि आपका खर्च (लोगों और अन्य संसाधनों पर) योजना से कैसे मेल खाता है।
• लोग नियंत्रण करते हैं - आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी टीम के सभी लोग योजना के अनुसार प्रदर्शन कर रहे हैं। यदि वे नहीं हैं, तो आपको कारण खोजने और ठीक करने की आवश्यकता है। क्या वे लक्ष्य को नहीं समझते हैं? क्या उनके पास कुछ संसाधन या कौशल नहीं है जिनकी उन्हें आवश्यकता है? क्या कार्य उनके लिए बहुत बड़ा है और उन्हें एक अलग संसाधन में संशोधित या सौंपा जाना चाहिए? प्रबंधक के रूप में आपकी नौकरी का अर्थ है आपकी टीम के सदस्यों को इस बात पर प्रतिक्रिया देना कि उनका प्रदर्शन योजना से कैसे मिलता है। जब यह नहीं होता है, तो आपको सुधारात्मक कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है।