विज्ञापन में Timesheets के पेशेवरों और विपक्ष

कई उद्योग कर्मचारी उत्पादकता की निगरानी करने और कमाई और लाभों की गणना करने के लिए टाइमशीट पर भरोसा करते हैं। कुछ आधिकारिक टाइमकार्ड के साथ "क्लॉकिंग" सिस्टम का उपयोग करते हैं, और अन्य एक समय प्रबंधन प्रणाली पर भरोसा करते हैं जो प्रत्येक दिन जिस तरह से समय बिताया गया था, उसके बारे में जटिल विवरण रिकॉर्ड करता है। उत्तरार्द्ध दुनिया भर में विज्ञापन, विपणन और डिजाइन एजेंसियों द्वारा उपयोग किया जाता है।

इन टाइमशीट पर डेटा इनपुट, आमतौर पर रचनात्मक विभाग में कर्मचारियों द्वारा, परियोजना के हर हिस्से पर खर्च किए गए घंटों को लॉग करता है। इसका मतलब केवल अभियान का निर्माण नहीं है, बल्कि प्रारंभिक ब्रीफिंग, क्लाइंट प्रस्तुति और यहां तक ​​कि शूट और प्रोडक्शन स्टूडियो में बिताया गया समय भी है। केवल समय बिताने के तरीके की स्पष्ट तस्वीर प्राप्त करने से ही कोई एजेंसी प्रभावी रूप से कार्यभार, ग्राहक बिलिंग व्यवस्था और टीमों के बीच समय आवंटित करने के तरीके को संभाल सकती है।

संक्षेप में टाइम्सशीट

विज्ञापन के शुरुआती दिनों में, उस युग के इतने सारे कार्यों की तरह, समय को कागज पर पेन और पेंसिल (और बहुत मिटा देने वाले) के साथ मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया था। इन दिनों, समय को कंप्यूटर या टैबलेट में एक परिष्कृत सॉफ्टवेयर का उपयोग करके दर्ज किया जाता है जो सभी किस्मों की रिपोर्ट खींच सकता है। अधिकांश दुकानों में एक समान टेम्पलेट शामिल होता है:

• नौकरी का नंबर
• ग्राहक
• हाथ में काम
• कोई भी और सभी सौंपा गया कर्मचारी
• घंटे की तारीख और संख्या ने काम किया
• प्रति घंटे की कीमत
• अधिक समय तक

क्लाइंट के लिए प्रोजेक्ट शुरू करते समय, अकाउंट मैनेजर या ट्रैफिक मैनेजर एक जॉब नंबर खोलेगा और घंटों ट्रैक करना शुरू कर देगा। ये आमतौर पर ग्राहक को दिए गए प्रस्ताव या बोली से मेल खाते हैं, और मुख्य रूप से अनुसंधान, योजना और रणनीति, रचनात्मक विकास, उत्पादन और परियोजना प्रशासन में बिताए गए घंटों में टूट जाएंगे।

यदि सभी योजना में जाते हैं, तो परियोजना पर खर्च किए गए वास्तविक घंटे अनुमान के साथ अच्छी तरह से सहसंबद्ध होंगे, लेकिन आमतौर पर ऐसा नहीं होता है। रचनात्मक विकास अक्सर प्रक्रिया के किसी अन्य भाग की तुलना में अधिक समय खाता है, क्योंकि दिशा में परिवर्तन, क्लाइंट प्रतिक्रिया या संक्षिप्त दरार करने में असमर्थता के कारण। यह ग्राहक के साथ विवाद का विषय बन सकता है क्योंकि वे रचनात्मक समय पर बहुत अधिक अतिरिक्त पैसा खर्च नहीं करना चाहते हैं क्योंकि रचनात्मक विभाग को समाधान की पहचान करने में परेशानी हो रही है।

हालांकि, उस समय को ट्रैक करने के लिए टाइमशीट को सही तरीके से भरना चाहिए और क्लाइंट को दिखाना चाहिए कि पैसा कैसे खर्च किया गया, और एजेंसी कैसे संचालित हुई। यह देखने का एक अच्छा तरीका है कि क्या कुछ परियोजनाएं लाभ को चालू करने के लिए बहुत श्रमसाध्य हैं, या यदि अन्य लोग इतने आकर्षक हैं कि आगे के काम के लिए उस ग्राहक में निवेश करने के लिए योग्यता हो। और संक्षेप में, यह टाइमशीट की भूमिका है।

पेशेवरों

यहाँ क्यों timesheets किसी भी एजेंसी के जीवन बाढ़ रहे हैं:

• पैसे: Timesheets एक एजेंसी (यहां तक ​​कि घर में) दिखाती है कि प्रत्येक अभियान के प्रत्येक भाग के लिए कितने घंटे दर्ज किए गए थे। फिर यह देखना आसान है कि क्या क्लाइंट का रिटेनर इसके लायक है, या क्लाइंट को प्रोजेक्ट-बाय-प्रोजेक्ट आधार पर रखने का समय है या नहीं। इन-हाउस एजेंसी के साथ, वह समय सीधे तौर पर बिलों की ओर नहीं ले जा सकता है, लेकिन यह प्रबंधन को दिखाता है कि वे रचनात्मक विभाग के समय का कितना प्रभावी उपयोग कर रहे हैं। अगर यह पता चला है, तो वे अपना 90% समय व्यापार के सिर्फ एक पहलू पर खर्च कर रहे हैं, जिससे कुछ लाल झंडे बन सकते हैं।

• पारदर्शिता: यदि टाइमशीट सही ढंग से किया जाता है, तो यह देखना आसान है कि चीजें कहां सुचारू रूप से काम कर रही हैं, और जहां अड़चनें या अक्षमताएं कम होती जा रही हैं। एक कॉपीराइटर एक क्लाइंट की तुलना में आधे समय का समय क्यों बिता रहा है? और अगर अधिक क्रिएटिव की आवश्यकता होती है, तो टाइमशीट पर एक त्वरित नज़र रखेगा कि क्या विभाग ओवरवर्क किया गया है या नहीं।
• प्रतिबद्धता और जवाबदेही: अधिकांश ग्राहकों को एक परियोजना पर कुछ घंटे खर्च करने की उम्मीद है। यदि वे नहीं मानते कि सही मात्रा में प्रयास को नौकरी में रखा गया है, तो टाइमशीट डेटा को अन्यथा कहने के लिए प्रदान कर सकती है। यह कुछ ग्राहकों को यह दिखाने का भी एक तरीका है कि वे एजेंसी से कितना मूल्य प्राप्त कर रहे हैं।

• विश्लेषण: पिछला प्रदर्शन अक्सर भविष्य का एक अच्छा संकेतक होता है। यदि कोई ग्राहक एजेंसी से बाहर जीवन को चूस रहा है और इसे हर किसी के लिए नरक बना रहा है, तो टाइमशीट का डेटा दिखा सकता है कि क्या वह उस ग्राहक को इधर-उधर रखने लायक है, या यदि उसे जाने देने का समय है। समीकरण के दूसरी तरफ, यह एक एजेंसी को कुछ ग्राहकों की लाभप्रदता दिखा सकता है, जिसे न्यूनतम रचनात्मक कार्य और प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन निवेश पर अधिकतम रिटर्न।

विपक्ष

उन सभी प्लस पॉइंट्स के साथ, क्या समस्या है? खैर, ऐसा कारण है कि एजेंसी के नंबर क्रंचर्स को छोड़कर लगभग सभी को टाइमशीट सार्वभौमिक रूप से लुभाती है:

• पहर: एजेंसियों में कई लोग, विशेष रूप से रचनात्मक विभागों में, अपना कोई भी समय प्रशासन को समर्पित नहीं करना चाहते हैं। एक रचनात्मक के रूप में, घंटों में भरने के लिए एक महान रचनात्मक मंथन से दूर होना हानिकारक हो सकता है। कई खाता प्रबंधकों की समस्याएं समान हैं। यह विडंबना है, लेकिन टाइमशीट के लिए समय शायद ही कभी आवंटित किया जाता है।
• त्रुटियाँ: यह सीधे पहले बिंदु पर जाता है। कई क्रिएटिव महीने की बिलिंग रिपोर्ट के अंत से पहले अंतिम समय तक टाइमशैट्स को छोड़ देंगे। और इसका मतलब है कि टाइमशीट की सटीकता काफी अच्छी से लेकर भयावह है। यह याद रखना मुश्किल है कि आपने दो सप्ताह पहले एक नौकरी पर कितने मिनट बिताए थे, इसलिए यह अक्सर अनुमान का एक टुकड़ा होता है। यदि टाइमशीट सभी अनुमान लगाया जाता है, तो यह उन्हें लगभग बेकार बना देता है।

• खराब फोकस: समय उत्कृष्ट विज्ञापन का एक बड़ा संकेतक नहीं है। एक दुकान 40 घंटे खर्च कर सकती है और नोट का कुछ भी उत्पादन नहीं कर सकती है; एक और 10 काम कर सकता है और एक उत्कृष्ट कृति का निर्माण कर सकता है। टाइमशीट सोच की गुणवत्ता को रिकॉर्ड नहीं करता है; बस यह कर समय बिताया।

भविष्य

Timesheets यहाँ रहने के लिए हैं, और उन्हें मैन्युअल रूप से किया जाना चाहिए। स्वचालित समय ट्रैकिंग काम नहीं करती है, क्योंकि इसके लिए मैनुअल शुरुआत और रोक की आवश्यकता होती है। यदि आप घड़ी शुरू करना भूल जाते हैं, तो आप घंटों खो देते हैं। इसे रोकने के लिए भूल जाओ, और कुछ गरीब ग्राहक को काम के बिल के लिए बिल किया जा रहा है जो किसी अन्य परियोजना पर खर्च किए गए थे। बदले में, ओवरबिलिंग के साथ समस्याओं (और यहां तक ​​कि मुकदमों) को जन्म दे सकता है, और एक मूल्यवान ग्राहक का नुकसान हो सकता है।

अच्छे समय पर नज़र रखने की गारंटी देने का एकमात्र तरीका यह है कि एजेंसी में हर किसी से आग्रह किया जाए कि वह दिन में कम से कम दो बार, दोपहर के भोजन से पहले और फिर घर जाने से पहले एक बार अपडेट करे। यदि ऐसा किया जाता है, तो टाइमशीट सटीक और सहायक होगी। और अगर ऐसा नहीं किया जा रहा है, तो एजेंसियों को प्रेरणा के साथ रचनात्मक होना चाहिए। समय ट्रैकिंग प्रक्रिया को प्रोत्साहित करने का एक तरीका खोजें।

उन कर्मचारियों को दें जो अपने समय का एक शानदार रिकॉर्ड साप्ताहिक बोनस, या शुक्रवार को कुछ घंटों के लिए देते हैं। यह समय और धन की बर्बादी की तरह लग सकता है, लेकिन सटीक टाइमशीट एजेंसी के लिए कुछ सौ रुपये की तुलना में यहां या वहां हर हफ्ते हो सकता है।