नए प्रबंधकों के लिए बजट प्रबंधन युक्तियाँ

संभावना है, जब किसी को उनकी पहली प्रबंधन भूमिका में पदोन्नत किया जाता है, तो यह पहली बार होगा जब वे विभाग के बजट का प्रबंधन करेंगे।

अधिकांश नए प्रबंधकों को बजट पूर्वानुमान विकसित करने, उनके खर्चों को ट्रैक करने या मध्य-वर्ष के समायोजन करने के तरीके के बारे में बहुत कम या कोई औपचारिक प्रशिक्षण प्राप्त नहीं होता है। उन्हें अक्सर अपने प्रबंधक, या वित्त विभाग से एक स्प्रेडशीट या रिपोर्ट सौंप दी जाती है, और यह जानने की अपेक्षा की जाती है कि यह कैसे करना है, या परीक्षण और त्रुटि से सीखें।

जबकि "परीक्षण और त्रुटि" एक नए कौशल को सीखने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है, यह बेहतर होगा यदि एक नए प्रबंधक को बहुत अधिक दर्दनाक त्रुटियां नहीं करनी हैं। यहां कुछ सलाह हैं।

प्रारंभ से ही सीखने का समय निवेश करें

"बेवकूफ" सवाल पूछने का इससे बेहतर समय नहीं है जब आप किसी चीज के लिए नए हैं और कभी नहीं किया है। किसी से अपनी गलतियों को इंगित करने के लिए इंतजार करने के बजाय, बेहतर समय सीखने और समय बिताने के लिए बेहतर है। अंतर्निहित दर्शन, अतिव्यापी लक्ष्यों, प्रारूप और अन्य पंक्ति वस्तु की समीक्षा करने के लिए अपने प्रबंधक (या पूर्ववर्ती से यदि आप कर सकते हैं) से समय का अनुरोध करें। यदि आपके संगठन में एक वित्त व्यक्ति है, तो उस व्यक्ति को आपके साथ भी समय बिताने के लिए कहें। अधिकांश चापलूसी करेंगे और अपनी विशेषज्ञता साझा करने के लिए तैयार होंगे।

आखिरकार, यदि वे आपको अपने विनिर्देशों के अनुसार चीजों को करने के लिए प्रशिक्षित कर सकते हैं, तो आप बाद में उनके लिए सिरदर्द कम होंगे।

"वित्त और गैर-वित्तीय प्रबंधकों के लिए बजट" पाठ्यक्रम लें

"कार्यकारी शिक्षा" के तहत अपने स्थानीय विश्वविद्यालय के व्यावसायिक स्कूलों के साथ की जाँच करें। अधिकांश व्यावसायिक स्कूल एक से तीन दिन, गैर-क्रेडिट पाठ्यक्रम प्रदान करते हैं। कोर्स के दौरान या बाद में, अपनी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट की समीक्षा करने और विभिन्न वित्तीय अनुपात और रिपोर्ट को समझने के लिए समय निकालें।

अपने विभाग के बजट को अपने खुद के व्यवसाय की तरह प्रबंधित करें

जब हम बड़े संगठनों के लिए काम करते हैं, तो हम "कंपनी के पैसे" का इलाज करते हैं, जैसे कि यह पेड़ों पर बढ़ता है। यह आपके विभाग के संसाधनों के व्यक्तिगत स्वामित्व को लेने के लिए एक प्रबंधक के रूप में आपका काम नहीं है।

टीम के खिलाड़ी बनें

यदि संभव हो, तो अपने प्रबंधक के बजट की समीक्षा करें। जबकि आपके बजट का स्वामित्व लेना महत्वपूर्ण है, आपकी इकाई एक बड़ी इकाई का हिस्सा है। अपने प्रबंधक को यह दिखाने के लिए कहें कि आपका बजट कहाँ पर फिट बैठता है और बड़ी तस्वीर के साथ-साथ आपके साथियों के साथ अन्योन्याश्रितताओं का समर्थन करता है। ऐसे समय हो सकते हैं जब किसी अन्य विभाग को उन लक्ष्यों के लिए धन की आवश्यकता होती है जो आपकी तुलना में उच्च प्राथमिकता हैं। पूछने के लिए इंतजार न करें या इसे हटा दिया गया है - सक्रिय रहें और अपने सहकर्मी प्रबंधक की मदद करने की पेशकश करें। आपको रणनीतिक और सहयोगी के रूप में देखा जाएगा।

स्टूपिड गेम्स न खेलें

सिर्फ इसलिए कि "हर कोई इसे करता है," इसका मतलब यह नहीं है कि यह कंपनी के लिए बेवकूफ और बुरा नहीं है। एक विशिष्ट बेवकूफ बजट गेम का एक उदाहरण जो प्रबंधक खेलते हैं "इसका उपयोग करें या इसे खर्च करने में खो दें।" ऐसा तब है जब आप वर्ष के अंत के करीब हो रहे हैं, और आपका बजट आपके पूर्वानुमान के तहत चल रहा है। पिछले वर्षों में, जब आप अंडरस्टैंडिंग करते हैं, तो आपके अगले वर्ष का बजट उस वर्ष के वास्तविक पर आधारित होता है। इसलिए, आपका बजट फिर से नहीं कटने के लिए, आप खरीदारी की होड़ में चले जाते हैं - सामान खरीदना जिसकी आपको जरूरत नहीं है या केवल उसी स्थिति में स्टॉक करना है जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है।

अपने खर्चों को मासिक ट्रैक करें और प्रोएक्टिव सुधार करें

यह मत मानिए कि "कोई" आपको बजट से अधिक होने पर बताएगा। वास्तव में, आपको मासिक रिपोर्ट भी मांगनी पड़ सकती है या अपने आप पर नज़र रख सकते हैं। वर्ष के अंत तक इंतजार न करें, जब यह आश्चर्य की बात है (आप और आपके बॉस के लिए)। तब तक, जांच करने और सुधार करने में बहुत देर हो चुकी होती है। जवाबदेह बनें, अपने आप को मापें, और अपने प्रबंधक को लगातार रिपोर्ट करें।

पारदर्शी रहें और अपनी टीम को शामिल करें

अपनी टीम के साथ अपना बजट साझा करें, शायद उन्हें पूर्वानुमान लगाने में भी शामिल किया जाए। अपनी टीम को शामिल करना और उन्हें बजट प्रक्रिया को समझने में मदद करना साझा स्वामित्व की भावना पैदा करता है और आपके कर्मचारियों को खर्चों के प्रबंधन के लिए रचनात्मक तरीके खोजने के लिए प्रोत्साहित करता है।

रणनीतिक बनो

केवल पिछले वर्ष के वास्तविक को न लें और अगले वर्ष के पूर्वानुमान में दस प्रतिशत जोड़ें। एक रणनीति और लक्ष्यों को विकसित करने के साथ शुरू करें, और फिर उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों का निर्धारण करें। यदि आपको पिछले वर्ष से अधिक की आवश्यकता है, तो अतिरिक्त धन के लिए आपके अनुरोध को सही ठहराने के लिए एक व्यावसायिक मामला तैयार करें।

यह अधिक नहीं है

बजट का प्रबंधन करते समय एक प्रबंधक के लिए एक महत्वपूर्ण भूमिका होती है, कभी भी सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति की दृष्टि न खोएं: आपके लोग! सुनिश्चित करें कि आप अपनी टीम को विकसित करने में कम से कम पांच गुना खर्च कर रहे हैं कि आप संख्याओं में कमी कर रहे हैं।