एक सफल कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम कैसे बनाएं

एक बीमार कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के नुकसान कई, महान और सबसे अक्सर-बचने के लिए आसान हैं। एक सावधानी से निर्मित कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम, जिसे संगठनात्मक प्रतिबद्धता, स्पष्टता और निरंतर संचार के साथ लॉन्च किया गया है, जो आपके नीचे की रेखा और आपके कर्मचारी की प्रेरणा और उत्साह को सकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है।

एक बीमार कल्पना, जल्दबाजी में शुरू किया गया, अपरिभाषित कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम लोगों को बंद कर सकता है और बीमार इच्छा, निंदक और गलतफहमी पैदा कर सकता है। यह कई कर्मचारी सुझाव कार्यक्रमों का भाग्य है जो एक कर्मचारी सुझाव बॉक्स के माध्यम से विचारपूर्वक लॉन्च किए जाते हैं।

क्या आपकी कंपनी को एक कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम की आवश्यकता है?

कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम शुरू करने से पहले, अपनी कॉर्पोरेट संस्कृति पर विचार करें। क्या आप वर्तमान में नए और विचारशील विचार प्राप्त कर रहे हैं?

क्या कर्मचारी सुझाव पहले से ही कर्मचारियों की बैठकों में और आकस्मिक बातचीत में सतह से संबंधित हैं? यदि ऐसा है, तो हो सकता है कि नए विचारों की खेती के लिए और अधिक अनौपचारिक तरीकों को फिर से पूरा किया जाए, फिर एक पूर्ण विकसित कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम या एक कर्मचारी सुझाव बॉक्स।

शायद आप अपने साप्ताहिक स्टाफ मीटिंग के भाग के दौरान विभागीय विचार-मंथन सत्रों को शेड्यूल कर सकते हैं या किसी विशेष विषय पर विचार उत्पन्न कर सकते हैं। आप एक महीने में एक दिन एक लंच के लिए सेट कर सकते हैं जिस पर प्रत्येक कर्मचारी को कम से कम एक विचार प्रस्तुत करने के लिए कहा जाता है।

आप अपने प्रबंधकों से प्रत्येक प्रबंधक की बैठक में तीन कर्मचारी विचार लाने के लिए कह सकते हैं। रचनात्मकता विचार पीढ़ी में आपकी अच्छी सेवा करती है।

यदि नहीं, तो यह पूछकर शुरू करें कि वर्तमान में आपकी संस्कृति के बारे में क्या विचार है? जब आप किसी कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम को लागू करते हैं तो क्या ये समस्याएँ बनी रहेंगी? यदि ऐसा है, तो आपके सफल कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम को शुरू होने से पहले आपको इन बाधाओं को समाप्त करना या रोकना होगा।

अक्सर लागू किए गए सुझाव बॉक्स सहित कर्मचारी सुझाव कार्यक्रमों को सावधानीपूर्वक बनाया जाना चाहिए और लागू किया जाना चाहिए क्योंकि वे अनपेक्षित हैं, समय के साथ बनाए रखना मुश्किल है, वे सकारात्मक परिणामों की तुलना में अधिक कठोर भावनाओं का कारण बन सकते हैं और उन्हें कड़ाई से और उचित रूप से प्रबंधित किया जाना चाहिए।

एक सफल कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम में तत्व

कुछ कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम सफल हुए हैं, लेकिन कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम सफल साझा किए गए सामान्य सफलता तत्व हैं। आप कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम की सफलता के लिए महत्वपूर्ण कारकों की संख्या पर विराम ले सकते हैं, लेकिन ये किसी भी सफल कार्य प्रक्रिया के लिए सामान्य कारक हैं जो कर्मचारी समय लेता है और महत्वपूर्ण पुरस्कार और मान्यता के लिए संभावना प्रदान करता है।

यदि आप एक कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम का अनुसरण करते हैं, तो इसकी सफलता के लिए निम्नलिखित होना चाहिए।

क्रॉस-फंक्शनल सुझाव समीक्षा टीम नियुक्त करें

क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम को उन सुझावों की समीक्षा करनी चाहिए, जिन्हें 48 घंटों के भीतर स्वीकार किया जाना चाहिए। यदि यह टीम सभी प्रबंधक या सभी निदेशक हैं, तो इसे आउट ऑफ टच या ब्लॉकिंग परिवर्तन माना जा सकता है। हालाँकि, इसमें प्राप्त सुझावों को लागू करने की शक्ति होगी।

यदि इसमें अन्य कर्मचारी शामिल हैं, तो प्रक्रिया समय-लेने वाली हो सकती है और आत्म-हितों की सेवा करने के लिए कथित है। वरिष्ठ प्रबंधन समझौता और स्वामित्व अनुमोदन प्रक्रिया का दूसरा चरण बन जाता है। टीम के लोगों को बदलने के लिए तैयार होना चाहिए और "क्यों" के बजाय "क्यों नहीं" पूछने के लिए तैयार होना चाहिए?

सुझाव समीक्षा टीम पर वित्त, विशेष रूप से, और अन्य सभी विभागों का प्रतिनिधित्व किया जाना चाहिए। यदि प्रबंधक या निदेशक सुझावों की समीक्षा करते हैं, तो समीक्षा को नियमित रूप से निर्धारित बैठक का हिस्सा होना चाहिए, जिसमें सुझावों को वितरित और अग्रिम रूप से माना जाएगा।

यदि टीम मासिक की तुलना में अधिक बार मिलती है, तो यह उन लोगों की तुलना में अधिक काम हो जाता है जो आमतौर पर करने को तैयार होते हैं। इस टीम के सदस्यों को वर्ष में 4-6 बार घुमाएं, लेकिन सभी सदस्यों को एक साथ नहीं, अगर एक क्रॉस-फंक्शनल कर्मचारी टीम आपके चयनित सुझाव समीक्षा वाहन है। सुझाव समीक्षा टीम के लिए टीम के सदस्यों की पसंद को प्रतिबिंबित करना चाहिए कि आपकी संस्कृति में व्यवसाय आमतौर पर कैसे पूरा होता है।

यहां एक प्रभावी कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम को डिजाइन करने और प्रशासित करने के लिए अधिक विचार हैं - सुझाव बॉक्स से परे।

अपने कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के लिए दिशानिर्देश स्थापित करें

सार्वजनिक रूप से सुझाव प्रस्तुत करने और समीक्षा प्रक्रिया का संचार करें

कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम में सुझावों की प्रस्तुति और समीक्षा के लिए तय की गई प्रक्रिया को सार्वजनिक रूप से सूचित किया जाना चाहिए। सभी दिशानिर्देशों को साझा करें और विशेष रूप से, जो लक्ष्य आप पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं, एक कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम शुरू करके।

कर्मचारी सुझाव प्रक्रिया के लिए दिशानिर्देश स्थापित करें

आपको दिशानिर्देश सेट करने की आवश्यकता होगी जैसे कि कौन से विषय सुझावों के लिए खुले हैं। इनमें संभावित रूप से लागत बचत, गुणवत्ता, उत्पादकता, प्रक्रिया में सुधार, राजस्व-सृजन और मनोबल बढ़ाने वाले विचार शामिल होंगे।

अन्यथा, फ्लोरिडा में एक छोटी कंपनी के प्रबंधक के रूप में पता चला जब उन्होंने कर्मचारी सुझाव बॉक्स में प्रति कर्मचारी $ 25 का वादा किया; उन्हें कर्मचारियों के सुझावों की एक श्रृंखला प्राप्त हुई जिसमें ये शामिल थे। लंच रूम में आइसक्रीम मशीन रखें, लंच रूम में कॉर्न पॉपिंग मशीन लगाएं और जो भी कर्मचारी अपने दैनिक उत्पादन नंबरों को पूरा करता है, उसे दिन के समय कोई फर्क नहीं पड़ता।

कर्मचारी सुझाव सुधार के बारे में विवरण प्रदान करना चाहिए

एक कर्मचारी के सुझाव को एक सुझाव से अधिक होना चाहिए। यह इस बारे में कुछ विवरण प्रदान करता है कि प्रस्तावक को कैसे लगता है कि सुझाव को लागू किया जाना चाहिए। किसी विचार को धराशायी करना आसान है, इसलिए आपको आवश्यकता है कि विचार के साथ अतिरिक्त विस्तार एक पूर्ण विकसित कार्य योजना के साथ-साथ एक विचार की तुलना में कम से कम अधिक विवरण की आवश्यकता है।

कर्मचारी सुझाव संभावित प्रभाव का वर्णन करना चाहिए

निश्चित रूप से "क्यों" और "कैसे" विचार की आवश्यकता होती है, जिससे कंपनी लागत बचत विश्लेषण सहित कंपनी को प्रभावित करेगी। इसी समय, इन मापदंडों के भीतर, सुझाव प्रक्रिया सरल होनी चाहिए। कर्मचारी सुझावों के लिए प्रयास करने वाली एक कंपनी के पास तीन-पृष्ठ कर्मचारी सुझाव फ़ॉर्म था और प्रबंधकों ने सोचा कि क्यों वे अपने कर्मचारी सुझावों को प्राप्त नहीं करते हैं।

एक कर्मचारी की खुद की नौकरी के बारे में सुझाव के साथ अलग से डील करें

ऐसे विचार जो किसी व्यक्ति की नौकरी से अभिन्न रूप से जुड़े हुए हैं, पर विचार नहीं किया जाना चाहिए या अलग तरीके से निपटा जाना चाहिए। टोयोटा में, प्रत्येक वर्ष लाखों सुझाव उत्पन्न होते हैं। उनके पास कर्मचारी के इतने सुझाव होने का कारण यह है कि उनके कर्मचारी अपनी खुद की नौकरियों को बेहतर बनाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

कर्मचारी एक सुधार विचार के बारे में सोचता है, उसे अपने पर्यवेक्षक के साथ साझा करता है और फिर, यदि वारंट किया जाता है, तो विचार तुरंत लागू किया जाता है। कोई समय लेने वाली प्रक्रिया या प्रबंधकों का समूह नहीं है जो अधिकांश विचारों पर विचार करना चाहिए। इस परिदृश्य में, प्रबंधकों को उन लोगों को पुरस्कृत करने में सक्षम होना चाहिए जो प्रोग्राम के मापदंडों के अनुकूल विचारों के साथ आते हैं।

कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के प्रभारी में एक कर्मचारी रखें

आपको कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के लिए एक व्यवस्थापक नामित करने की आवश्यकता है जो यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रिया वादे के अनुसार चलती है। एक मध्यम आकार की मिशिगन विनिर्माण फर्म ने एक सौ से अधिक सुझावों की एक सूची के साथ खुद को पाया, जो एक समीक्षा समिति में फंस गए थे जो बैठकों को स्थगित रखते थे। उन लोगों के लिए क्या मनोबल बस्टर है, जिन्होंने इतनी उम्मीद से उन सुझावों पर विचार किया था।

सुझाव प्रक्रिया और लक्ष्यों का संचार करें

सार्वजनिक रूप से सभी दिशा-निर्देशों के साथ तय की गई प्रक्रिया को संप्रेषित करें और विशेष रूप से, वे लक्ष्य जो आप पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं, एक कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम शुरू करके। सुझावों के लिए खुले विषयों जैसे दिशानिर्देश निर्धारित करें: लागत बचत, गुणवत्ता, उत्पादकता, प्रक्रिया में सुधार, राजस्व पैदा करने वाले विचार और बेहतर कर्मचारी प्रेरणा और सकारात्मक मनोबल।

एक वरिष्ठ प्रबंधक को कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम को चैंपियन बनाने और मूल्यांकन समिति पर बैठने की आवश्यकता है। यह कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम की विश्वसनीयता उधार देता है और सुझावकर्ताओं को महत्वपूर्ण महसूस कराता है।

यहां एक प्रभावी कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम को डिजाइन करने और प्रशासित करने के लिए अधिक विचार हैं - सुझाव बॉक्स से परे।

आपके कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम में पुरस्कार और मान्यता

कार्यान्वित सुझावों के लिए इनाम को स्पष्ट रूप से सामने के छोर पर परिभाषित किया जाना चाहिए। यदि कर्मचारी सुझाव एक लागत बचत विचार है, तो कई कर्मचारी सुझाव कार्यक्रमों में, कर्मचारी को लागत बचत का एक प्रतिशत प्राप्त होता है: अक्सर यह पुरस्कार साबित लागत बचत के पाँच-बीस प्रतिशत के बराबर हो सकता है।

अपने कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के बारे में सोचते समय, मान लें कि यदि आपके पास कर्मचारी सुझाव लागू होने से पहले प्रक्रिया को परिभाषित करने वाले अच्छे नंबर नहीं हैं, तो लागत बचत "साबित" होना मुश्किल है। इसलिए, अक्सर लागत-बचत सुझाव के कार्यान्वयन में पहला कदम प्रक्रिया को "मापना" होता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आप जानते हैं कि प्रक्रिया वर्तमान में कैसा प्रदर्शन कर रही है।

अन्य, कम औसत दर्जे की प्रक्रिया के विचारों को नामित एक मानक इनाम की आवश्यकता होती है।अक्सर, मान्यता कर्मचारी के लिए सबसे महत्वपूर्ण होती है।

पुरस्कार में कंपनी के लोगो, उपहार प्रमाण पत्र, कर्मचारी की पसंद के प्रबंधक के साथ दोपहर का भोजन, एक त्रैमासिक पुरस्कार रात्रिभोज और कैटलॉग से अधिक महंगी वस्तुओं को खरीदने की ओर इंगित करने वाले सामान शामिल हो सकते हैं।

वास्तव में, कई कर्मचारी सुझावों के परिणाम को मापने की कठिनाई को देखते हुए, कुछ कंपनियां इन मान्यता पुरस्कारों की पेशकश तब भी करती हैं, जब विचारों को काफी हद तक निचली पंक्ति में जोड़ा जाता है। यह उतना प्रेरक नहीं है जितना कि कर्मचारी को एक निर्धारित समयावधि के दौरान प्राप्त बचत का एक हिस्सा जैसे कि एक वर्ष, के रूप में प्राप्त करना।

आपके कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम में प्रतिक्रिया

सुझावों को निजी लोगों के लिए प्रतिक्रिया दें, खासकर यदि विचार अस्वीकार कर दिया गया है। अन्यथा, लोगों को बाहर की पेशकश, और संभवतः अपने सबसे उपयोगी, सुझावों की पेशकश के द्वारा अपनी गर्दन बाहर छड़ी करने के लिए घृणा होगी।

दूसरी ओर, जब किसी कर्मचारी के सुझाव पर अमल किया जाता है और उसका परिणाम होता है, तो कर्मचारी की अनुमति के साथ, कर्मचारी बैठक में सार्वजनिक रूप से योगदान को स्वीकार करते हैं। इसके अतिरिक्त, आप कर्मचारी सुझाव, कार्यान्वयन टीम पर कर्मचारियों के नाम और सुझाव के लिए दिए गए इनाम को पोस्ट कर सकते हैं।

कार्यक्रम में अपने सुझावों की प्रगति के साथ-साथ कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के प्रतिभागियों को रखना, सुझाव देने वाले को त्वरित उत्तर प्रदान करने की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है। कर्मचारी सिर्फ यह जानना चाहते हैं कि उनके विचारों के साथ क्या हो रहा है।

कई संगठनों में, सुझाव एक अंधेरे छेद में गायब हो जाते हैं जिससे वे महीनों तक उभर नहीं सकते हैं - कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के लिए गारंटीकृत विफलता।

सुझाव कार्यान्वयन के लिए एक लोकप्रिय दृष्टिकोण सुझावकर्ता को किसी भी कार्यान्वयन टीम में शामिल करना है। इससे सुझाव भी उचित बने रहते हैं। कम से कम, यदि कोई सुझाव स्वीकार किया जाता है, तो आपको कार्यान्वयन के लिए एक समयरेखा की आवश्यकता होती है जो कि सुझावकर्ता को पता है और समझता है।

आपके सफल कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम के लिए और अधिक संकेत

कर्मचारी सुझाव कार्यक्रमों को सुझावों की संख्या के बजाय सुझावों की गुणवत्ता पर जोर देने की आवश्यकता है। कई कार्यक्रम विपरीत को प्रोत्साहित करते हैं, जो एक कारण है कि लोग उनके साथ इतनी आसानी से हतोत्साहित हो जाते हैं; वे निवेश किए गए धन और समय के लिए बहुत धमाके की आपूर्ति नहीं करते हैं।

अनाम कर्मचारी सुझावों को आपकी सुझाव प्रक्रिया या कर्मचारी सुझाव बॉक्स के भाग के रूप में प्रोत्साहित नहीं किया जाता है। लोगों को सार्वजनिक रूप से अपने विचारों के पीछे खड़े होने के लिए तैयार रहना चाहिए। कम से कम, उस तरह की कंपनी संस्कृति जो आपको एक सफल संगठन बनाने के लिए प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है।

वास्तव में, पीटर ब्लॉक, जो आज सबसे महत्वपूर्ण संगठन विकास गुरुओं में से एक है, किसी भी अनाम प्रतिक्रिया (कर्मचारी सर्वेक्षणों से और इतने पर) के विरोध में है क्योंकि संस्कृति अनाम प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करती है। क्या कुछ कर्मचारी सुझावों में नहीं बदलेंगे? शायद, लेकिन अपने आप से पूछें कि आप किस तरह की कंपनी बनाना चाहते हैं? आप संगठनात्मक साहस का अभ्यास करने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करना चाहते हैं।

पुरस्कार जीतने वाले विचारों को प्रस्तुत करने वाले कर्मचारी ही नहीं। उन प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को पुरस्कृत करें और पहचानें, जिन्होंने कर्मचारी सुझावों को प्रोत्साहित करने और प्रगति के रास्ते से बाहर निकलने का सबसे अच्छा काम किया है।

ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को भी सुझाव देने वालों के रूप में विचार करें, विशेष रूप से आपके कर्मचारी सुझाव कार्यक्रम परिपक्व होते हैं और सफल होते हैं।

अतीत में कई सुझाव कार्यक्रम लागू किए गए हैं। इन बिंदुओं पर ध्यान देने के लिए संगठनों की विफलता के कारण अधिकांश असफल रहे।

लोग गैर-परिभाषित, फ़र्ज़ी कार्यक्रमों को शुरू करते हैं जो पुरस्कार, कार्यान्वयन रणनीतियों और संचार प्रणालियों को परिभाषित करने में विफल होते हैं। लोग, जो समय पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने में विफल रहते हैं, विचारों को प्रस्तुत करना बंद कर देते हैं।

यदि हर विचार एक "हम क्यों न करें" के बजाय "हमें क्यों होना चाहिए" बन जाता है, तो लोग जल्दी से हतोत्साहित हो जाते हैं। प्रक्रिया एक मजाक बन जाती है। या, सुझाव प्रक्रिया या बॉक्स को केवल अनदेखा कर दिया जाता है। अमेरिका में कंपनियों के कितने खाली सुझाव बॉक्स बैठे हैं? इससे ज्यादा आप गिनना पसंद करेंगे। अपने कर्मचारी की सुझाव प्रक्रिया या कार्यक्रम को सुनिश्चित करने के लिए इन सुझावों का उपयोग करें।