कार्यस्थल में संचार के मुख्य घटक

संचार दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच सूचना साझा कर रहा है, सूचना देने का कार्य। संचार में बहुत सारे घटक होते हैं, और कार्यस्थल में प्रभावी ढंग से संवाद करने में विफल होना आम बात है।

प्रभावी संचार के लिए "साझा अर्थ", संचार की मेरी पसंदीदा परिभाषा के लिए पूरी तरह से संचार के सभी घटकों की आवश्यकता होती है। यह विशेष महत्व का है जब प्रश्न पूछे जाते हैं और उत्तर दिए जाते हैं।

संचार में घटक

किसी भी संचार के पांच घटक होते हैं और एक छठा कार्यस्थल का समग्र वातावरण होता है जिसमें संचार होता है। संचार के घटक हैं:

• संदेश भेजने वाला व्यक्ति। प्रेषक को संदेश को स्पष्ट रूप से और पर्याप्त विवरण के साथ प्रस्तुत करना होगा ताकि प्राप्तकर्ता प्रेषक के साथ अर्थ साझा करे।
• संदेश के लिए संदर्भ। संदर्भ यह है कि संदेश के प्रेषक द्वारा संदेश कैसे दिया जाता है। प्रसंग में अशाब्दिक संचार जैसे हावभाव, शरीर की भाषा, चेहरे के भाव और स्वर के स्वर जैसे तत्व शामिल होते हैं। संदेश के लिए अधिकांश संदर्भ केवल तभी उपलब्ध होता है जब रिसीवर संदेश भेजने वाले को देख और सुन सकता है। उदाहरण के लिए, ईमेल और आईएम इमोटिकॉन्स एक खराब प्रतिस्थापन हैं, क्योंकि प्रेषक उन्हें रिसीवर से इनपुट के बिना तैयार करता है।

  संदर्भ का एक और टुकड़ा वह भावनाएं हैं जो संचार चक्र में शामिल हैं। क्या भेजने वाला नाराज़ है? क्या रिसीवर संचार की सामग्री के प्रति उदासीन है या प्रेषक का तिरस्कार कर रहा है? सामान्य मानवीय भावनाएं प्रभावित करती हैं कि क्या संदेश सफलतापूर्वक साझा किया गया है।

• संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति। रिसीवर को ध्यान से और ध्यान से सुनना चाहिए, स्पष्टता के लिए प्रश्न पूछना चाहिए, और यह पता लगाने के लिए कि प्राप्तकर्ता के साथ रिसीवर का अर्थ है। यदि रिसीवर प्रेषक पर भरोसा करता है, तो प्रभावी संचार की संभावना बढ़ जाती है।
• आपके द्वारा चुनी गई डिलीवरी विधि। संदेश का अर्थ बताने के लिए सबसे प्रभावी माध्यम के आधार पर वितरण पद्धति का चयन किया जाना चाहिए। चूंकि कंप्यूटर और मोबाइल उपकरणों की सुबह से संचार विधियां इतनी विविध हैं, इसलिए डिलीवरी पद्धति के बारे में निर्णय अधिक जटिल हो गए हैं। वितरण विधि को प्रेषक और रिसीवर दोनों की संचार आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए।

  संचार विधियों में मौखिक संचार, त्वरित संदेश (IM), ईमेल, पत्र, संकेत, पोस्टर, वीडियो, स्क्रीनशॉट, टेलीफोन, नोट्स, फ़ॉर्म, लिखित दस्तावेज़ और बहुत कुछ शामिल हैं। इन विधियों का विस्तार जारी रहेगा, और अपने काम के साथ होने वाली हर चीज के बारे में तत्काल संचार के लिए कर्मचारी की उम्मीदें बढ़ती रहेंगी।

  विशेष रूप से संगठनात्मक जानकारी के लिए इन-व्यक्ति संचार में वृद्धि हुई है जो बदलाव के लिए कॉल कर सकता है, कर्मचारी मान्यता प्रदान कर सकता है, या ऑन-द-स्पॉट प्रश्नों की अनुमति दे सकता है। इन-कम्यूनिकेशन संचार का भी पक्षधर है क्योंकि कर्मचारियों के पास घटक, संदर्भ तक पहुंच है।

• संदेश की सामग्री। संदेश की सामग्री को स्पष्ट और प्रस्तुत किया जाना चाहिए और रिसीवर से समझ प्राप्त करने के लिए पर्याप्त विवरण में वर्णित किया जाना चाहिए। यदि संदेश सामग्री कुछ स्तर पर, रिसीवर के पहले से आयोजित विश्वासों के साथ प्रतिध्वनित और कनेक्ट होती है, तो यह सबसे प्रभावी है।

कैसे अच्छे प्रश्न पूछना संचार को बढ़ाता है

जेम्स ओ। पाइल और मेरीन कारिंच प्रभावी संचार सहायता के लिए निम्नलिखित जोड़ते हैं।

मानव संसाधन से लेकर ग्राहक सेवा तक, बुरे प्रश्न लगभग हर कार्यस्थल को प्रदूषित करते हैं। बुरे प्रश्न अक्सर अधूरे या भ्रामक उत्तर देते हैं और तालमेल बिगाड़ सकते हैं। दूसरी ओर, अच्छे प्रश्न दक्षता, क्षमता और तालमेल का एक महत्वपूर्ण उपकरण हैं।

छह प्रकार के अच्छे प्रश्न हैं: प्रत्यक्ष, नियंत्रण, दोहराना, लगातार, सारांश और गैर-प्रासंगिक। उनका संक्षेप में वर्णन करने के लिए:

• प्रत्यक्ष: आप एक बुनियादी पूछताछ के साथ एक सरल प्रश्न बनाते हैं।
• नियंत्रण: आपके पूछने पर इसका जवाब पहले से ही पता होता है। यह पता लगाने का एक तरीका है कि व्यक्ति झूठ बोल रहा है या नहीं, अनजान है, और / या ध्यान नहीं दे रहा है।
• दोहराएँ: आप दो अलग-अलग प्रश्न पूछते हैं जो एक ही जानकारी के बाद हैं।
• लगातार: आप वांछित जानकारी के सभी पहलुओं का पता लगाने के लिए अलग-अलग तरीकों से एक ही सवाल पूछते हैं।
• सारांश: आप एक प्रश्न पूछते हैं जिसका उद्देश्य स्रोत को उत्तर को फिर से प्रस्तुत करने का अवसर देना है।

• गैर-प्रासंगिक: यह उस विषय से संबंधित नहीं है जिसके बारे में आप जानना चाहते हैं, लेकिन यह एक व्यक्ति है जिसके बारे में शायद झूठ नहीं होगा; यह देखने का उद्देश्य है कि सत्य "जैसा दिखता है" और व्यक्ति को आपके लिए खुलने के लिए क्या मिलता है। यह प्रश्न विनिमय के संदर्भ में भी बाँध सकता है।

अच्छे प्रश्नों के 6 प्रकारों के बारे में विवरण

प्रत्यक्ष

प्रत्यक्ष प्रश्न सबसे अच्छे हैं: एक पूछताछ, एक क्रिया और एक संज्ञा या सर्वनाम।

• तुम कौन हो?
• पार्टी में क्या हुआ?
• आप कार्यालय कब पहुंचे?
• कार की चाबी कहां हैं?
• आपने बैठक को जल्दी क्यों छोड़ दिया?
• आपने उस iPad के लिए कितना भुगतान किया?

नियंत्रण

जब आप कहते हैं, "मैं जानबूझकर प्रत्यक्ष प्रश्न नहीं पूछ रहा हूँ?" जब आप किसी प्रतिक्रिया की सत्यता या सटीकता की जांच करते हैं, तो आप एक नियंत्रण प्रश्न का उपयोग करते हैं और स्थिरता की तलाश करते हैं।

नियंत्रण प्रश्न जानबूझकर किए गए प्रश्न हैं जिनका उत्तर आपको पता है इसलिए वे जानकारी की खोज के बारे में नहीं हैं। वे व्यवहार की खोज, भाषण के पैटर्न और सत्यता या सटीकता के स्तर के बारे में हैं। शायद यह आप के साथ पहले व्यक्ति के बारे में बात की है।

यदि आप जानते हैं कि आपके मानव संसाधन टीम के किसी व्यक्ति ने एक कर्मचारी को अलग कर दिया है क्योंकि कर्मचारी ने व्यक्ति के बारे में शिकायत करने के लिए एक ईमेल भेजा है, तो आप एक नियंत्रण प्रश्न पूछ सकते हैं, जैसे कि "पामेला के साथ प्रदर्शन की समीक्षा में आज कैसे चले गए?" आपके पास पहले से ही है? सूचना; आप सिर्फ यह जानना चाहते हैं कि आपका एचआर व्यक्ति कैसे प्रश्न का उत्तर देता है।

दोहराना

आप एक ही जानकारी पर दो अलग-अलग तरीकों से आना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने पूछा, "कितने लोग बिक्री बल पर हैं?" तो आप जिस व्यक्ति के साथ बात कर रहे हैं, वह जवाब दे सकता है: "क्षेत्र में 22 हैं।" बाद में, जब आप उसके साथ कुछ अलग बात कर रहे हैं। - ऐसे क्षेत्र जहां कंपनी के पास एक तलहटी है, उदाहरण के लिए - आप पूछ सकते हैं, "आपके पास कितने बिक्री क्षेत्र हैं?"

वह जवाब दे सकता है, "22", जो बिक्री बल पर कर्मियों की संख्या की पुष्टि करने का एक तरीका है। यह एक पूर्ण परीक्षण नहीं है, लेकिन इससे पहले जो उन्होंने कहा था, वह मूल्य और विश्वसनीयता देता है। वे दो अलग-अलग प्रश्न हैं जो प्रदान की गई जानकारी को पार करते हैं।

दोहराए गए प्रश्नों का उपयोग करने में, आप विसंगतियों को भी उजागर कर सकते हैं। यदि इस उदाहरण में आपके स्रोत का जवाब है कि 28 बिक्री क्षेत्र हैं, तो आप कुछ स्पष्टीकरण चाहते हैं। हो सकता है कि एक पूरी तरह से अच्छा कारण है - बिक्री बल में सामान्य रूप से 28 का पूरक होता है, लेकिन हाल ही में इतना कारोबार हुआ है, कि वे छह छोटे हैं - लेकिन प्रतिक्रिया इस तथ्य पर संदेह करने के लिए बढ़ती है कि संख्या के बीच एक बेमेल है कर्मियों और बिक्री क्षेत्रों की संख्या। उस बेमेल को समस्या को हल करने के लिए आगे की पूछताछ करनी चाहिए।

दृढ़

किसी भी एक्सचेंज में जिसमें एक प्रश्न के लिए एक से अधिक उत्तर दिए जा सकते हैं, पूर्ण उत्तर पाने के लिए लगातार प्रश्न का उपयोग करें। दोहराए गए प्रश्नों की तरह, लगातार प्रश्न भी उपयोगी होते हैं यदि आपको संदेह है कि व्यक्ति सच्चा नहीं है।

"आप कैलिफ़ोर्निया में अपनी छुट्टी पर कहाँ गए थे?" उत्तर को अलग कर सकते हैं, "डिज़नीलैंड।" हालांकि यह संभव है कि डिज़नीलैंड एकमात्र स्थान है, उस प्रश्न का अनुसरण करना तर्कसंगत है, "और कहाँ?"

उस दोहराए गए प्रश्न को दरकिनार करते हुए और डिज़नीलैंड के बारे में सीधे सवाल पर जाने का मतलब है कि आप अपने मित्र की कैलिफ़ोर्निया यात्रा की पूरी तस्वीर पाने का अवसर चूक जाते हैं जब तक कि वह जानकारी किसी अन्य समय पर लीक होने की स्थिति में न हो।

सारांश

सारांश सवाल यह नहीं पूछते कि सत्यता का निर्धारण उस स्रोत को वापस करने के लिए है जो उसने कहा है, इसलिए उसे सोचने का अवसर मिला है, "क्या मैंने वास्तव में कहा था कि मेरे कहने का क्या मतलब है?"

आप दो दरवाजों वाली हैचबैक से लेकर फुल-साइज़ लग्जरी मॉडल्स तक, हर तरह की कारें बेचते हैं। एक युवा युगल शोरूम में आता है और लक्जरी मॉडलों में से एक का परीक्षण करने के लिए कहता है।

"आप अधिकतर समय कार का उपयोग क्या करेंगे?"

“आगे और पीछे काम करने के लिए प्रतिबद्ध। हम उसी इमारत में काम करते हैं, ”वह कहती हैं।

"आप कार के लिए और क्या उपयोग करेंगे?"

“मेरे माता-पिता को देखने के लिए सप्ताहांत पर यात्राएं। सामान की तरह। "वह रुकती है और कहती है," वे सौ मील दूर रहते हैं।"

"आपको क्यों लगता है कि लक्जरी कार सबसे अच्छा विकल्प है?"

वे एक नज़र का आदान-प्रदान करते हैं। वह कहते हैं, "हमें यह दूसरों की तुलना में बेहतर लगता है।"

"आपका पसंदीदा रंग क्या है," आप सीधे उसे देखते हुए पूछते हैं।

"लाल।"

"तो मुझे यह देखने दें कि क्या मुझे यह अधिकार मिला है। मैं सुनता हूँ कि आप कहते हैं कि आप लक्ज़री क्लास में एक लाल, पूर्ण आकार की कार चाहते हैं। यह विवरण आपको कितनी अच्छी तरह से फिट बैठता है?" (आपने अपने सारांश प्रश्न को प्रासंगिक जानकारी से जोड़ दिया है) इस मामले में।)

वे एक और नज़र का आदान-प्रदान करते हैं। उन्होंने कहा, "हमें लगता है कि अधिक दबे हुए रंग बेहतर हो सकते हैं।"

"क्या लक्जरी मॉडल के बारे में आपको लगता है कि यह आपके लिए सबसे अच्छा है?" (फिर, यह संक्षेप और सत्यापित करने का एक तरीका है जो आपने सुना है। आप यह पता लगाना चाहते हैं कि क्या वे महंगे के लुक के साथ ही आसक्त हैं। कार जिसे वे किसी और चीज पर विचार नहीं करना चाहते हैं, या यदि पहला जवाब एक मुख्य तथ्य को छिपाने वाला था।)

"मेरे पिताजी कहते हैं कि यह सड़क पर सबसे सुरक्षित कार है।"

सारांश प्रश्न का उत्तर आपको बताता है कि वे वास्तव में इसे पसंद कर सकते हैं, लेकिन ऐसा नहीं है क्योंकि यह कैसा दिखता है। आप लाइनों के बीच में पढ़ते हैं। वे बस अपने जीवन में एक साथ शुरू हो रहे हैं। उसके पिताजी ने शायद उन्हें "सड़क पर सबसे सुरक्षित कार" खरीदने के लिए डीलरशिप पर भेजा है, जो उन्हें खरीदने में मदद करेगा। आप बिक्री के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लेते हैं, यह जानकर कि डाउन पेमेंट और ऋण आवेदन आपको बाकी की कहानी देंगे।

कुछ लोग इस बिक्री मुठभेड़ में एम्बेडेड उन लोगों की तरह एक सारांश सवाल पूछने में सहज नहीं हो सकते हैं क्योंकि वे सरल-दिमाग या असावधान नहीं दिखना चाहते हैं। यदि आप प्रश्न उसी तरह से पूछते हैं जिस तरह से आपने पहली बार पूछा था, तो उनका एक वैध निष्कर्ष हो सकता है।

आप एक ही प्रश्न को दो बार भी पूछना नहीं चाहते हैं, भले ही आप वाक्यांश परिवर्तन करते हों। पहली बार जब आप सवाल और दूसरा जवाब देते हैं, और इस सवाल को थोड़ा उल्टा करते हैं, तो आप कुछ समय के लिए किसी ऐसे व्यक्ति के रूप में सामने आते हैं, जो वास्तव में किसी अन्य व्यक्ति के बारे में बताता है।

गैर-प्रासंगिक

आप पता लगा सकते हैं कि आपके सवालों का जवाब देने वाला व्यक्ति तनावग्रस्त है; एक गैर-प्रासंगिक सवाल तनाव को कम कर सकता है। या, हो सकता है कि आपको अपने नोट्स को सोचने या संदर्भित करने के लिए समय की आवश्यकता हो, इसलिए आप प्रश्न का उपयोग केवल आपको थोड़ी सी जगह और समय खरीदने के लिए करते हैं।

जैसे पूछे गए सवालों के जवाब में, "अतीत में आपने कौन सी परियोजना शुरू की थी जो विफल रही?" और "आपने समस्या को ठीक करने का प्रयास कैसे किया?" आप आसानी से एक नौकरी के उम्मीदवार को महसूस कर सकते हैं जैसे कि वह एक युद्धक्षेत्र पूछताछ के बीच में है? ।

उम्मीदवार कह सकता है, "मैंने एक सामान्य लक्ष्य के आसपास विभाग को रैली करके समस्या को हल करने की कोशिश की - जिस तरह से मुझे गेंद को मारने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मेरे बेटे की छोटी लीग टीम मिलती है।"

आप अपने स्क्रू-अप की चर्चा पर लौटने से पहले और कैसे इसे ठीक करने का प्रयास करते हैं, यह पूछकर आप उम्मीदवार को पूछ सकते हैं कि "आपने कब तक छोटी लीग में कोचिंग ली है?"

अंत में, यहां उन सवालों को बर्बाद करने के दो तरीके हैं जो सभी आवश्यक घटकों के साथ शुरू होते हैं और अंत में कम हो रहे हैंअच्छा.

1. कई क्वालीफायर या अन्य शब्द और वाक्यांश जोड़ना जो प्रश्न से विचलित करते हैं। उदाहरण के लिए, "आपके पास डिनर में नाश्ते के लिए क्या था, जहां विनाइल काउंटर स्टूल टूटे हुए हैं और डक्ट टेप के साथ कवर किया गया है?"
2. उत्तर की प्रतीक्षा न करना भी आम है। आप पूछते हैं, "आपका पसंदीदा भोजन क्या है?" व्यक्ति तुरंत जवाब देने के बजाय एक पल सोचता है। आप में झंकार, "भुना हुआ मांस?" शांति एक प्रभावी पूछताछ उपकरण है। जब आपको अपने कान खोलने की आवश्यकता होती है, तो मुंह खोलने के परिणामस्वरूप खोज, जानकारी नहीं खोती है। याद रखें "दो कान, एक मुंह" सबसे अधिक पूछताछ से बाहर निकलने का नियम।

   पर्यावरण और संचार

   संचार के उपरोक्त घटक साझा अर्थ को बढ़ावा देते हैं जब वे एक संदेश को प्रभावी ढंग से वितरित करने के लिए एक साथ काम करते हैं। कार्य वातावरण जिसमें वे घटक होते हैं वे भी संचार को प्रभावित करते हैं और क्या संचार प्राप्त होता है।

   जब आप वैध प्रश्न पूछते हैं तो आप तालमेल बनाते हैं और आत्मविश्वास बढ़ाते हैं। कार्यस्थल संचार के लिए नींव का एक और हिस्सा बनता है जो अर्थ साझा करता है

   एक काम के माहौल में जो खुले संचार, कर्मचारी की भागीदारी, और सामान्य लक्ष्यों, संचार को अधिक लगातार और अधिक प्रभावी बनाता है। लेकिन, महत्वपूर्ण संचार के लिए उम्मीद इन सर्वोत्तम कार्यस्थलों में बार को उच्चतर बनाती है। इसलिए, उच्च मनोबल, कर्मचारी-केंद्रित कार्य वातावरण में भी, कर्मचारी शिकायत करते हैं कि वे नहीं जानते कि क्या चल रहा है।

   सभी घटकों और एक व्यक्तिगत कार्यस्थल के समग्र वातावरण के कारण, संचार चुनौतीपूर्ण बना हुआ है। उम्र के पुराने सवाल जिनके बारे में जानने की आवश्यकता है कि उन्हें क्या और कब जानना है, इसका पूरी तरह से किसी की संतुष्टि के बारे में कभी भी जवाब नहीं दिया जाता है।

   बहुत अधिक जानकारी, पर्याप्त जानकारी और यहां तक ​​कि, सूचना अधिभार के बारे में कर्मचारी की शिकायतें कार्यस्थलों में प्रतिध्वनित होती रहेंगी। आप संचार की समस्या का इलाज नहीं करेंगे, लेकिन प्रतिबद्धता और विचारशीलता के साथ, आप अपने पारस्परिक संचार और अपने कार्यस्थल संचार दोनों की प्रभावशीलता को बढ़ा सकते हैं।

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