11 कागज और छपाई पर पैसे बचाने के गुर

01 अपने प्रिंटर को जानें

कागज को बचाने के लिए अपने प्रिंटर का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखें। प्रिंट करने से पहले, यह जांचने के लिए "प्रिंट पूर्वावलोकन" चुनें कि क्या एक लाइन प्रिंट करने के लिए एक और पूरे पेज का कारण बन सकती है।

प्रिंट डायलॉग बॉक्स के पॉप अप होने पर ठीक से आंखें मूंदें नहीं। प्रिंट रेंज को सिर्फ उन पेजों तक कम करें जिनकी आपको जरूरत है। आप केवल उस पाठ को ही हाइलाइट कर सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है और "प्रिंट चयन" चुनें। वेबसाइटों से प्रिंट करते समय यह विशेष रूप से उपयोगी है क्योंकि आप विज्ञापनों को समाप्त कर सकते हैं।

यदि आपको मुद्रण में कठिनाई होती है, तो समस्या को ठीक करने के बाद अपनी प्रिंटर कतार को साफ़ करें। इस तरह से आपका प्रिंटर आपके द्वारा कागज़ से बाहर निकालने से पहले आपके द्वारा किए गए छह प्रयासों को थूक नहीं देगा!

02 एक टैबलेट या ई-रीडर का उपयोग करें

यदि आप दस्तावेज़ों को प्रिंट कर रहे हैं क्योंकि उन्हें चलते समय पढ़ना आसान या अधिक सुविधाजनक है, तो टैबलेट या ई-रीडर में निवेश करने पर विचार करें। आप उन्हें Word दस्तावेज़ और PDF पढ़ने के लिए उपयोग कर सकते हैं और यहां तक ​​कि कई मामलों में उनमें नोट्स भी बना सकते हैं।

03 नोट्स, स्क्रीनशॉट और बुकमार्क वेब पेज लें

वेबसाइट देखते समय, एक फोन नंबर या पते के लिए एक पूरे पृष्ठ को प्रिंट करने के बजाय सूचना को संक्षेप में लिख दें। आप Word दस्तावेज़ या अन्य आयोजन सॉफ़्टवेयर में जानकारी को कॉपी और पेस्ट भी कर सकते हैं। या, अगर यह कुछ ऐसा है जिसे आप भविष्य के संदर्भ के लिए रखना चाहते हैं, तो बस इसे बुकमार्क करें।

04 सावधानी से प्रूफरीड करें

प्रिंट हिट करने से पहले अपने काम को अवश्य देखें। यदि आपको कोई गलती मिलती है, तो जल्दी से रद्द करें, ताकि आपके पास केवल एक गलत पृष्ठ हो। यदि संपूर्ण दस्तावेज़ त्रुटि खोजने से पहले प्रिंट करता है, तो केवल पृष्ठ को त्रुटि के साथ पुन: प्रिंट करें, यदि संभव हो तो।

05 ग्राहकों को इलेक्ट्रॉनिक चालान भेजें

इलेक्ट्रॉनिक चालान भेजने से डाक पर पैसे की बचत होगी, लेकिन अपने रिकॉर्ड के लिए हार्ड कॉपी का प्रिंट आउट भी न लें। उन्हें अपने कंप्यूटर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से फ़ाइल करें और अपने रिकॉर्ड का बैकअप लेना सुनिश्चित करें। जब आप इस पर हों, तो अपने कार्यालय को यथासंभव कागज रहित बनाने के लिए अपने बिलों के लिए कागज रहित विवरणों का अनुरोध करें।

06 नि: शुल्क ऑनलाइन कार्यालय उपकरण के साथ दस्तावेज़ साझा करें

वेब के माध्यम से दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने के लिए इन मुफ्त ऑनलाइन कार्यालय उपकरणों का उपयोग करें। इन्हें आपकी हार्ड ड्राइव पर डाउनलोड और दायर किया जा सकता है या ऑनलाइन छोड़ दिया जा सकता है ताकि आप और आपके ग्राहक या सहकर्मी प्रत्येक कागज़ के टुकड़े का उपयोग किए बिना बदलाव कर सकें।

07 कागज के दोनों पक्षों पर प्रिंट

इसका मतलब दो तरफा प्रिंट जॉब के लिए सेटिंग करना हो सकता है - जिसे कभी-कभी "डुप्लेक्स प्रिंटिंग" कहा जाता है। इसका मतलब यह भी हो सकता है कि पुराने पेपर के उलट एक नया प्रिंट कार्य दिया जाए। पुराने गलत प्रिंट वाले पेपर ट्रे को भरें। मुद्रण समाप्त होने के बाद, अपने दस्तावेज़ को गलत पक्ष पर फ्लिप करें और इसके माध्यम से एक रेखा को चिह्नित करें, ताकि भविष्य में आप गलत पक्ष को पढ़ने में समय बर्बाद न करें।

जब आप इस तकनीक का उपयोग कुछ ऐसी चीज़ों के लिए नहीं करना चाहते हैं जो आप ग्राहकों को भेजते हैं, तो यह आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए अच्छा काम करती है।

08 पुराने कागज का पुन: उपयोग

जब भी संभव हो, कागज का पुन: उपयोग करें। जैसा कि ऊपर बताया गया है, न केवल आप पीछे की तरफ प्रिंट कर सकते हैं, बल्कि आप इसे कई अन्य उद्देश्यों के लिए उपयोग कर सकते हैं:

• सूचियों के लिए स्क्रैप पेपर बनाने के लिए इसे आधा में काटें। इसे काटकर इसे वर्तमान दस्तावेजों के साथ मिलाया जा सकता है, लेकिन आप इसके माध्यम से केवल एक रेखा को भी चिह्नित कर सकते हैं।
• स्क्रैप-पेपर नोटबुक बनाने के लिए इसे एक साथ स्टेपल करें।
• गणित के होमवर्क के लिए ड्राइंग या स्क्रैच पेपर के लिए अपने बच्चों को दें।
• पैकिंग सामग्री बनाने के लिए इसे बहा दिया।
• यदि आप इलेक्ट्रॉनिक बिल भुगतान का उपयोग करते हैं, तो अपने बिल में आने वाले रिटर्न लिफाफे को बचाएं और बच्चों के दोपहर के भोजन के पैसे में भेजने या पुरानी वस्तुओं को व्यवस्थित करने के लिए उपयोग करें।

09 अपने मार्जिन को समायोजित करें

पृष्ठ पर अधिक पाने के लिए संकरे मार्जिन, छोटे फ़ॉन्ट और नज़दीकी पंक्ति रिक्ति का उपयोग करें। इन समान पंक्तियों के साथ, प्रिंटर स्याही कारतूस पर बचत के लिए एक टिप छपाई करते समय "ड्राफ्ट" गुणवत्ता सेटिंग या ग्रेस्केल का उपयोग करना है।

10 ईमेल का उपयोग करें अधिक; इसे कम प्रिंट करें।

प्रभावी ईमेल लिखना एक टेलकम्यूटर के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है, लेकिन ईमेल के लिए एक अच्छा फाइलिंग सिस्टम लगभग उतना ही महत्वपूर्ण है। यदि आपकी हार्ड ड्राइव या ऑनलाइन पर फाइल किया और बैकअप लिया गया है, तो ईमेल को बहुत कम मुद्रण की आवश्यकता होगी। अपने ईमेल क्लाइंट में फ़ोल्डर सेट करें और अपने ईमेल को स्वचालित रूप से सॉर्ट करें। तुम सिर्फ कागज नहीं बचाओगे; आप समय भी बचाएंगे।

11 आराम करने के लिए अपने फैक्स मशीन रखो

फैक्स के बजाय पीडीएफ के रूप में दस्तावेज भेजें और प्राप्त करें। गुणवत्ता बेहतर है, और यह आसान है, खासकर यदि आपके पास फैक्स के लिए दूसरी पंक्ति नहीं है। यदि आपके पास दूसरी पंक्ति है, तो आप उस मासिक बिल से छुटकारा पा सकते हैं।