आप एक्जिट इंटरव्यू पार्टिसिपेशन रेट्स में सुधार कर सकते हैं

एग्जिट इंटरव्यू कर्मचारियों से सच्ची और ईमानदार प्रतिक्रिया प्राप्त करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। नकारात्मक पक्ष यह है कि निकास साक्षात्कार से महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा बनाने में कुछ समय लगता है। हालाँकि, आपकी भागीदारी दर में वृद्धि, आपके एग्जिट इंटरव्यू से अधिक से अधिक मात्रा में कार्रवाई योग्य जानकारी प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकती है।

एक्जिट इंटरव्यू के लिए एक अच्छी भागीदारी दर को क्या माना जाता है

अनुसंधान से पता चलता है कि कागज और पेंसिल निकास साक्षात्कार के लिए औसत प्रतिक्रिया दर लगभग 30-35 प्रतिशत है। इसका मतलब यह है कि 2000 कर्मचारियों और 15 प्रतिशत टर्नओवर वाली कंपनी प्रति वर्ष लगभग 100 पूर्ण निकास साक्षात्कार प्राप्त करने की उम्मीद करेगी। इस भागीदारी स्तर पर, संगठन को कुल कर्मचारी आबादी के सिर्फ 5 प्रतिशत से बाहर निकलने का फीडबैक मिल रहा है।

बस थोड़े अतिरिक्त प्रयास के साथ, आपको उस प्रतिक्रिया दर को दोगुना करने में सक्षम होना चाहिए। साक्षात्कार में भाग लेने के लिए 65 प्रतिशत या बेहतर एक अच्छा लक्ष्य है। आप इसे पेपर और पेंसिल एग्जिट इंटरव्यू, वेब आधारित ऑनलाइन एग्जिट इंटरव्यू और टेलीफोन एग्जिट इंटरव्यू के साथ पूरा कर सकते हैं।

निकास साक्षात्कार में अपनी भागीदारी को मापने

अपनी प्रतिक्रिया की दर को मापने के लिए, उन कर्मचारियों की संख्या से पूर्ण बाहर निकलने वाले साक्षात्कारों की संख्या को विभाजित करें, जिनसे आपने बाहर निकलने के साक्षात्कार का अनुरोध किया था। आदर्श रूप से, दूसरी संख्या को समाप्ति की कुल संख्या के बराबर होना चाहिए लेकिन व्यावहारिक कारणों से, यह आमतौर पर ऐसा नहीं है।

एक उदाहरण के रूप में, यदि आपके पास 300 लोगों से 125 पूर्ण निकास के साक्षात्कार हैं, जिन्हें आपने एक निकास साक्षात्कार पूरा करने के लिए कहा है, तो आपकी भागीदारी दर 125/300 है जो बराबर है ।416 या 41.6 प्रतिशत।

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि इस तरह की भागीदारी को ट्रैक करने के लिए आपके पास एक अच्छी विधि है। कम से कम, आप एक सुधार परियोजना की शुरुआत में और फिर समय-समय पर भागीदारी दर को ट्रैक करना चाहते हैं।

एक आदर्श परिदृश्य एक औसत चलने वाला है जिसे आप नियमित रूप से संदर्भित कर सकते हैं। यह वास्तविक समय संख्या तुरंत आपको बाहर निकलने के साक्षात्कार में कर्मचारी की भागीदारी में गिरावट (या वृद्धि) के लिए सचेत करती है। एक ऑनलाइन निकास साक्षात्कार प्रबंधन प्रणाली को आपके लिए यह स्वचालित रूप से करना चाहिए।

बड़ी कंपनियां सहायक कंपनियों, बड़े डिवीजनों या भौगोलिक क्षेत्रों के लिए अलग से भागीदारी दरों को ट्रैक करना चाह सकती हैं। छोटे से मध्यम आकार की कंपनियों को आम तौर पर संगठन के लिए कुल भागीदारी दर से लाभ मिल सकता है।

यदि आप तय करते हैं कि निकास साक्षात्कार में आपकी भागीदारी दर में सुधार हो सकता है, तो अगला कदम आपकी वर्तमान निकास साक्षात्कार प्रक्रिया का विश्लेषण करना है। समीक्षा के लिए दो सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं:

1. कर्मचारी क्यों बाहर निकलने के साक्षात्कार को पूरा नहीं कर रहे हैं?
2. क्या कर्मचारियों को सूचनाओं को समय पर और प्रभावी तरीके से प्राप्त करने से रोकने में लॉजिस्टिक समस्याएं हैं?

कर्मचारी अपना निकास साक्षात्कार पूरा नहीं कर रहे हैं

कर्मचारियों द्वारा एग्जिट इंटरव्यू पूरा न करने के कुछ कारण इस प्रकार हैं:

• निकास साक्षात्कार बहुत लंबा है।
• बाहर निकलने के साक्षात्कार के सवाल भ्रमित या व्यक्तिगत रूप से आक्रामक हैं।
• कर्मचारी यह नहीं मानता है कि बाहर निकलने के साक्षात्कार को पढ़ा जाएगा या इससे कोई फर्क पड़ेगा।
• कर्मचारी को नतीजों का डर है।
• कर्मचारी कंपनी पर गुस्सा है।
• कर्मचारी विलंब या भूल जाता है।
• प्रक्रिया कठिन या असुविधाजनक है।

यदि आप रेटेड प्रश्नों के साथ एक एक्जिट साक्षात्कार सर्वेक्षण का उपयोग कर रहे हैं, तो 35-60 प्रश्न सही सर्वेक्षण लंबाई के बारे में हैं। 60 से अधिक प्रश्न कर्मचारी के लिए लंबे और असहज महसूस करने लगते हैं। यदि आप 70 प्रश्नों को पार करते हैं, तो आपको अधिक संख्या में अपूर्ण निकास साक्षात्कार के लिए तैयार रहना चाहिए।

सादगी के लिए अपने निकास साक्षात्कार प्रश्नों की समीक्षा करें। अपने आप को कर्मचारी के जूते में रखो और अपने आप से पूछें कि आप सवालों के जवाब देने में कैसा महसूस करेंगे। भावनाओं और भावनाओं के लिए पूछने वाले बहुत से निकास साक्षात्कार प्रश्नों से बचें।

कई कर्मचारी अपनी भावनाओं के अनुरूप नहीं हैं (या यदि वे हैं तो उन्हें आपके साथ साझा नहीं करना चाहते हैं)। किसी कर्मचारी के लिए प्रक्रिया की प्रभावशीलता को रेट करने के बजाय यह आसान है कि वे प्रक्रिया के बारे में कैसा महसूस करते हैं।

एक्जिट इंटरव्यू फीडबैक को नजरअंदाज कर दिया

कर्मचारी अपने निकास साक्षात्कार को पूरा नहीं करेंगे यदि वे मानते हैं कि उनके द्वारा प्रदान की जाने वाली प्रतिक्रिया को पढ़ा नहीं जाएगा या तुरंत अनदेखा किया जाएगा। कर्मचारियों को यह बताना महत्वपूर्ण है कि आप उनकी प्रतिक्रिया को महत्व देते हैं। जब आप एक्जिट इंटरव्यू के सुझावों के आधार पर सुधार करते हैं, तो कर्मचारियों को यह बताने से डरना नहीं चाहिए कि यह विचार कहां से आया है।

समय के साथ, कर्मचारी सीखेंगे कि आप सुनते हैं। एक बार जब यह कॉर्पोरेट संस्कृति का हिस्सा बन जाता है, तो आपको बहुत सारे खुले और ईमानदार विचारों, सुझावों और आलोचकों का आश्वासन दिया जा सकता है।

ईमानदार प्रतिक्रिया से नतीजे

इसके अलावा, कर्मचारियों के साथ स्पष्ट रहें कि ईमानदार प्रतिक्रिया के परिणामस्वरूप नतीजे नहीं मिलेंगे। बाहर निकलने के साक्षात्कार में किए गए बयानों का उपयोग भविष्य में किराए की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए कभी नहीं किया जाना चाहिए।

ऐसे कई माना जाने वाले विशेषज्ञ हैं जो बताते हैं कि कर्मचारियों को अपने एग्जिट इंटरव्यू फॉर्म पर ईमानदार नहीं होना चाहिए या एक को पूरा नहीं करना चाहिए। उनका दावा है कि कंपनियां कर्मचारियों के खिलाफ इस जानकारी का उपयोग करती हैं। मानव संसाधन पेशेवरों को पता है कि यह बकवास है, हालांकि, उन्हें अभी भी इस निराधार धारणा से लड़ना चाहिए।

नाराज कर्मचारी प्रतिक्रिया

कंपनी से नाराज कर्मचारियों को लग सकता है कि वे बाहर निकलने के साक्षात्कार में भाग लेकर मदद नहीं करना चाहते हैं। आप इन कर्मचारियों को बाहर निकलने के साक्षात्कार में अपना गुस्सा निकालने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं। इनमें से कई नाराज कर्मचारी अपनी आवाज सुनने के मौके से रोमांचित हैं - खासकर अगर उन्हें पता है कि यह वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा सुना जाएगा।

एक साफ और सरल प्रक्रिया भी महत्वपूर्ण है। चाहे वह वेब-आधारित हो या कागज़ और पेन्सिल, एक्जिट इंटरव्यू फॉर्म को अच्छी तरह से एक सहज और सर्वेक्षण के रूप में समझना आसान होना चाहिए।

आपकी निकास साक्षात्कार प्रक्रिया में समीक्षा के लिए तार्किक समस्याएं दूसरा प्रमुख क्षेत्र हैं। आम तौर पर किसी भी प्रक्रिया में कमजोर लिंक होते हैं और निकास साक्षात्कार कोई अपवाद नहीं हैं। आपकी परीक्षा में उन घटनाओं की पूरी श्रृंखला शामिल होनी चाहिए जो तब शुरू होती हैं जब कोई कर्मचारी नोटिस देता है और समाप्त होता है जब कर्मचारी निकास साक्षात्कार को प्रस्तुत करता है।

अपनी एक्जिट साक्षात्कार प्रक्रिया का ऑडिट करें

आप निम्नलिखित जानकारी का पता लगाकर अपनी निकास साक्षात्कार प्रक्रिया का ऑडिट शुरू कर सकते हैं।

• आमतौर पर कर्मचारी अपने इरादे को नोटिस कैसे समाप्त करते हैं?
• पहला व्यक्ति किसे सूचित किया जाता है और आमतौर पर कितना नोटिस दिया जाता है?
• मानव संसाधन प्रभाग कौन और कैसे बताता है? कर्मचारी द्वारा नोटिस दिए जाने के तुरंत बाद HR को कैसे सूचित किया जाता है? एचआर में किसे सबसे पहले सूचित किया जाता है?
• निकास साक्षात्कार शुरू करने के लिए कौन जिम्मेदार है? इस व्यक्ति को कर्मचारी समाप्ति की सूचना कब दी गई है?
• कर्मचारी को निकास साक्षात्कार के बारे में कैसे सूचित किया जाता है? किसके द्वारा? क्या विधि है? कब?
• क्या बाहर निकलने की प्रक्रिया के मानव संसाधन में स्पष्ट स्वामित्व है? क्या प्रक्रिया में शामिल लोग निकास साक्षात्कार के महत्व और तात्कालिकता को समझते हैं?
• कर्मचारी को निकास साक्षात्कार के बारे में क्या बताया गया है? बाहर निकलने के साक्षात्कार को पूरा करने के लिए उन्हें किन तरीकों से प्रोत्साहित किया जाता है? क्या कर्मचारियों को एक से अधिक बार और एक से अधिक तरीकों से बताया जाता है?
• क्या बाहर निकलने का साक्षात्कार पूरा करना आसान है?
• कर्मचारी कब और कहाँ से बाहर निकलने का साक्षात्कार पूरा करेगा? क्या आवश्यक संसाधनों तक आसान पहुँच है?
• क्या कर्मचारी के पास गोपनीयता है जिसके साथ यदि वे इसे काम पर पूरा कर रहे हैं तो बाहर निकलने के साक्षात्कार को पूरा करें?
• क्या पर्यवेक्षक और प्रबंधक निकास साक्षात्कार प्रक्रिया के समर्थक हैं? क्या वे कर्मचारियों से नकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने से डरते हैं? क्या आप भयभीत पर्यवेक्षकों पर भरोसा कर रहे हैं ताकि कर्मचारियों को बाहर निकलने के साक्षात्कार के बारे में जानकारी मिल जाए।
• क्या कर्मचारियों के लिए अपना निकास साक्षात्कार प्रस्तुत करना आसान है?

उपरोक्त ऑडिट प्रश्नों में से प्रत्येक की समीक्षा करें और अपनी एक्जिट इंटरव्यू प्रक्रिया पर कड़ी नज़र डालें। निर्धारित करें कि आप इन क्षेत्रों में से प्रत्येक को बेहतर बनाने के लिए क्या कर सकते हैं। अपनी समीक्षा समाप्त करने के बाद, आप तुरंत सुधार करना शुरू कर सकते हैं।

अपने निकास साक्षात्कार प्रक्रिया को फिर से मापें

आपके द्वारा किए जाने वाले कुछ बदलाव भागीदारी दरों में बहुत तेज़ी से ध्यान देने योग्य सुधार प्रदान करेंगे। दूसरों को कंपनी संस्कृति को प्रभावी ढंग से प्रचारित करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होगी।

अपनी भागीदारी दरों को तीन महीने, छह महीने, नौ महीने और बारह महीने पर फिर से मापें। बारह महीने के निशान से, आपको अपने निकास साक्षात्कार की भागीदारी दरों में नाटकीय सुधार देखने की उम्मीद करनी चाहिए। इसका मतलब है कि आपके पास अधिक डेटा होगा जिसका उपयोग टर्नओवर को सीमित करने और कर्मचारी प्रतिधारण को बढ़ाने के लिए किया जा सकता है।

निष्कर्ष

आप बाहर निकलने के साक्षात्कार की प्रक्रिया में भाग लेने वाले कर्मचारियों को समाप्त करने की संख्या में वृद्धि करके अपने निकास साक्षात्कार के मूल्य को काफी बढ़ा सकते हैं। अपनी खुद की आंतरिक प्रक्रियाओं के साथ, निकास साक्षात्कार की सामग्री और संरचना दोनों की समीक्षा और सुधार करके, आप अपनी भागीदारी दरों में पर्याप्त वृद्धि कर सकते हैं।

अंत में, इस संभावना पर विचार करें कि एचआर स्टाफ सदस्य के साथ एक वास्तविक व्यक्ति का साक्षात्कार न केवल आपकी भागीदारी दरों में सुधार कर सकता है बल्कि बेहतर जानकारी प्रदान कर सकता है। आप अनुवर्ती पूछताछ के मूल्य को कम नहीं आंक सकते।

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बेथ कार्विन व्यापार, उद्यमिता, मानव संसाधन, भर्ती, बिक्री और व्यवसाय विकास में पृष्ठभूमि के साथ नोब्सकोट कॉरपोरेशन के सीईओ हैं।