लिपिक कौशल सूची और उदाहरण

लिपिक कार्य यह सुनिश्चित करता है कि एक कार्यालय सुचारू रूप से चलता है। इसमें कार्यालय के दिन-प्रतिदिन के प्रशासनिक कार्य शामिल हैं, जैसे कि फोन का जवाब देना, नियुक्तियों को निर्धारित करना, फैक्स भेजना और दस्तावेज दाखिल करना।

एक कार्यालय में काम करने वाले लगभग सभी के लिए लिपिक / प्रशासनिक कौशल उपयोगी होते हैं। अधिकांश कर्मचारियों को कम से कम कुछ लिपिकीय कार्य करने की आवश्यकता होती है, इसलिए ये कौशल काम में नहीं आ सकते हैं, चाहे आपका आधिकारिक नौकरी शीर्षक हो। कार्यालय क्लर्कों और सचिवों को विशेष रूप से मजबूत लिपिक कौशल की आवश्यकता होती है। इन पदों पर कर्मचारी कार्यालय के अधिकांश दिनभर के कार्य करते हैं।

लिपिक नौकरियों के प्रकार

जबकि कुछ लोग इन जॉब टाइटल का इस्तेमाल परस्पर करते हैं, कार्यालय क्लर्क और सचिव प्रशासनिक सहायकों से अलग होते हैं। प्रशासनिक सहायकों को अक्सर कॉलेज की डिग्री की आवश्यकता होती है और उन्हें अधिक जिम्मेदारियां दी जाती हैं, जिनमें स्पियरहाइडिंग प्रोजेक्ट और कभी-कभी टीमों का प्रबंधन भी शामिल है।

इसके विपरीत, क्लर्कों और सचिवों को आम तौर पर एक उच्च विद्यालय की डिग्री से परे व्यापक शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है (हालांकि उच्च शिक्षा कार्यक्रम हैं जो लिपिक और सचिवीय कार्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं)। वे एक कार्यालय के दैनिक कार्यों का प्रबंधन करते हैं, लेकिन आम तौर पर प्रबंधकीय जिम्मेदारियां नहीं होती हैं।

क्लर्क और सचिव विभिन्न प्रकार के उद्योगों में काम करते हैं, जिनमें वित्त, व्यवसाय, चिकित्सा, सरकार, कानून, और बहुत कुछ शामिल हैं।इनमें से कुछ पदों के लिए विशिष्ट कौशल की आवश्यकता होती है। हालांकि, बुनियादी कौशल हैं जो लगभग हर लिपिक और प्रशासनिक सहायक स्थिति के लिए आवश्यक हैं।

रोजगार के लिए उम्मीदवारों की तलाश में लिपिक कौशल की एक सूची के लिए नीचे पढ़ें। शामिल पांच सबसे महत्वपूर्ण लिपिक कौशल की एक विस्तृत सूची है, साथ ही संबंधित प्रशासनिक कौशल की पूरक सूची भी है।

कौशल सूची का उपयोग कैसे करें

आप अपनी नौकरी खोज प्रक्रिया के दौरान इन कौशल सूचियों का उपयोग कर सकते हैं। आपके फिर से शुरू होने के दौरान इन कौशल शब्दों में से कई का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। नियोक्ता तेजी से आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम का उपयोग रैंक करने के लिए करते हैं और उन्हें प्राप्त होने वाले रिज्यूम को "स्कोर" करते हैं। इन प्रणालियों को विशिष्ट कीवर्ड की तलाश करने के लिए प्रोग्राम किया जाता है, और इसलिए यह शुरू होता है कि उन्हें शामिल करने से उनके विचार के दूसरे दौर में प्रबंधकों को काम पर रखने के लिए आगे की समीक्षा के लिए चुने जाने की अधिक संभावना होगी।

दूसरे, आप इन कीवर्ड्स को अपने कवर लेटर में इस्तेमाल कर सकते हैं। अपने पत्र के मुख्य भाग में, इनमें से एक या दो कौशलों का उल्लेख करने का प्रयास करें, और उस समय का एक विशिष्ट उदाहरण दें जब आपने उन्हें काम पर प्रदर्शित किया था।

अंत में, आप एक साक्षात्कार में इन कौशल शब्दों का उपयोग कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके पास कम से कम एक उदाहरण है जब आपने यहां सूचीबद्ध शीर्ष पांच कौशल में से प्रत्येक का प्रदर्शन किया था।

बेशक, प्रत्येक नौकरी के लिए अलग-अलग कौशल और अनुभवों की आवश्यकता होगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप नौकरी विवरण को ध्यान से पढ़ें और नियोक्ता द्वारा सूचीबद्ध कौशल पर ध्यान दें।

इसके अलावा, नौकरी और कौशल के प्रकार द्वारा सूचीबद्ध कौशल की हमारी अन्य सूचियों की समीक्षा करें।

शीर्ष लिपिक कौशल

विस्तार पर ध्यान

लिपिक कार्य में कार्यालय के दिन-प्रतिदिन के विवरणों पर ध्यान देना शामिल है, अन्य लोगों की अनदेखी हो सकती है, जैसे कि ईमेल का जवाब देना और नज़र रखना, नियुक्तियों पर नज़र रखना, और बहुत कुछ। एक क्लर्क या सचिव को इन विवरणों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना चाहिए, और दरार के माध्यम से कुछ भी फिसलने नहीं देना चाहिए।

• विश्लेषणात्मक
• यात्रा की व्यवस्था बनाना
• प्राथमिकता
• समस्या को सुलझाना
• विचार
• रिकॉर्ड रखना
• शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट्स
• टाइपिंग

संचार

लिपिक श्रमिकों के पास मजबूत लिखित और मौखिक संचार कौशल होना चाहिए। वे आम तौर पर फोन का जवाब देंगे, मेमो लिखेंगे, ईमेल भेजेंगे और ग्राहकों और ग्राहकों को शुभकामनाएं देंगे।

इसलिए, उन्हें स्पष्ट और प्रभावी रूप से बोलने और लिखने में सक्षम होना चाहिए। उन्हें जानकारी को इस तरह से व्यक्त करना होगा जो समझने में आसान हो।

• फोन का जवाब दे रहे हैं
• संचार
• पत्र - व्यवहार
• ग्राहक सेवा
• ईमेल
• फैक्स
• सामने की मेज
• भाषा कौशल
• सुनना
• मौखिक संचार
• प्रूफ़ पढ़ना
• लिख रहे हैं

कंप्यूटर कौशल

इस दिन और उम्र में, कंप्यूटर कौशल किसी भी लिपिक नौकरी के लिए महत्वपूर्ण हैं। क्लर्कों और सचिवों को त्वरित और सटीक टाइपिस्ट होना चाहिए। उन्हें आमतौर पर कुछ डेटा प्रविष्टि करने की भी आवश्यकता होती है, इसलिए उन्हें एक्सेल और अन्य डेटा एंट्री सॉफ़्टवेयर से परिचित होना चाहिए। उन्हें अन्य Microsoft Office सॉफ़्टवेयर, जैसे Word और PowerPoint से भी परिचित होना चाहिए। किसी भी अतिरिक्त कंप्यूटर कौशल, जैसे कि वेब पेजों को डिजाइन या संपादित करने की क्षमता, एक बड़ा प्लस माना जाएगा।

• डाटा प्रविष्टि
• डाटा प्रबंधन
• डेटाबेस प्रवाह
• डेस्कटॉप प्रकाशन
• माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस
• कार्यालय की मशीनें
• शब्द संसाधन

numeracy

बहुत अधिक लिपिक कार्य में संख्यात्मकता शामिल है। कुछ क्लर्क प्रभार में हैं, एक हद तक, बहीखाता पद्धति और / या एक कंपनी के लिए लेखांकन के लिए। इसमें संख्यात्मक कौशल की आवश्यकता होती है। जल्दी से रकम की गणना करने की क्षमता एक क्लर्क या सचिव में एक सकारात्मक गुण है।

• लेखांकन
• शुद्धता
• बिलिंग
• बहीखाता
• बजट
• व्यय
• स्प्रेडशीट्स
• प्रौद्योगिकी

संगठन

क्लर्क और सचिवों को संगठित होना चाहिए। वे सुनिश्चित करने के प्रभारी हैं कि कार्यालय सुचारू रूप से चलता है। इसमें नियोक्ता के शेड्यूल पर नज़र रखना, ईमेल और फोन कॉल का जवाब देना और फाइलों को बनाए रखना शामिल है। यह सब संगठनात्मक कौशल का एक बहुत लेता है।

• निर्णय लेना
• डाक पहुंचाना
• कुशल
• फाइलिंग
• प्रबंध
• बहु कार्यण
• निगरानी
• फोटोकॉपी करना और टकराना
• योजना
• छंटाई
• समय प्रबंधन

सॉफ्ट स्किल्स

इन शीर्ष पांच लिपिक कौशल के अलावा, सबसे अच्छे कार्यालय कर्मचारियों के पास नरम कौशल भी होते हैं जो अक्सर सीखा क्षमताओं के बजाय जन्मजात व्यक्तित्व लक्षण होते हैं। इनमें मजबूत पारस्परिक कौशल, टीम वर्क, लचीलापन, निर्भरता, रचनात्मकता, अनुकूलनशीलता और रचनात्मकता शामिल हैं। वे कार्यालय प्रबंधकों, रिसेप्शनिस्टों, व्यक्तिगत सहायकों, कार्यालय सहायकों और कार्यकारी सहायकों के लिए आवश्यक विशेषताएं हैं।