एक परियोजना के पांच चरण

हालांकि कुछ प्रोजेक्ट कार्यप्रणाली जैसे फुर्तीली दृष्टिकोण निम्न चरणों को तेज, पुनरावृत्त चक्रों में संपीड़ित या दोहराते हैं, प्रत्येक चरण का कार्य हर परियोजना में दिखाई और अलग होता है।

औपचारिक परियोजनाएं एक पांच चरण प्रक्रिया का अनुसरण करती हैं

1. शुरूआत: प्रोजेक्ट टीम का गठन, प्रोजेक्ट चार्टरिंग और किक-ऑफ।
2. योजना: परियोजना के दायरे को अंतिम रूप देना, विस्तृत कार्य विच्छेद को परिभाषित करना, जोखिम का आकलन करना, संसाधन की आवश्यकताओं की पहचान करना, अनुसूची को अंतिम रूप देना और वास्तविक कार्य की तैयारी करना।
3. निष्पादन: परियोजना की परिभाषा और दायरे द्वारा आवश्यक वास्तविक कार्य करना।
4. मॉनिटर और नियंत्रण: निष्पादन चरण के दौरान संसाधनों और बजटों का वास्तविक प्रबंधन, रिपोर्टिंग और नियंत्रण।
5. प्रोजेक्ट बंद: परियोजना का वितरण, सीखे गए पाठों का मूल्यांकन, परियोजना टीम का स्थगन।

पारंपरिक परियोजना प्रवाह

परियोजना के आकार के बावजूद, चरणों के माध्यम से आंदोलन समान है। परियोजना को एक चार्टर के साथ शुरू या किक-ऑफ किया जाता है जो परियोजना प्रबंधक की पहचान करता है और परियोजना के महत्व का वर्णन करता है।

एक बार परियोजना शुरू हो जाने के बाद, यह योजना के चरण में चला जाता है। यहां, कोर और कार्य टीमें परियोजना के दायरे को प्राप्त करने और समय, लागत, संसाधनों और जोखिमों के लिए अनुमानों और आकलन को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य को पहचानती हैं।

नियोजन चरण के बाद, कार्य शुरू होता है और पूर्ववर्ती या पूर्ववर्ती गतिविधियों से उत्तराधिकारी गतिविधियों में जाने के लिए आवश्यक परिभाषित क्रम में होता है। इस चरण में परियोजना निर्भरता एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।

हालांकि निष्पादन परियोजना प्रबंधक और टीम के सदस्यों की निगरानी कर रहा है, महत्वपूर्ण पथ गतिविधियों पर जोर देने के साथ समग्र परियोजना पर निगरानी, ​​रिपोर्ट और नियंत्रण करता है। यह कार्य तब तक जारी रहता है जब तक निष्पादन चरण पूरा नहीं हो जाता है और परियोजना ग्राहक तक पहुंचाई जाती है।

अंतिम चरण, परियोजना करीब, इसमें डिलीवरी को शामिल करना, सीखे गए सबक का आकलन करना और परियोजना टीम को स्थगित करना शामिल है ताकि सदस्य अपनी अगली पहल पर आगे बढ़ सकें।

फुर्तीली या पुनरावृत्त विकास-प्रकार की परियोजनाओं के लिए, योजना और निष्पादन छोटे स्प्रेट्स या स्प्रिंट में होते हैं, जब तक परियोजना ग्राहक की संतुष्टि के लिए पूरा नहीं हो जाती है।

दीक्षा

एक ठोस परियोजना दीक्षा न केवल आपकी परियोजना को सफलता के लिए स्थापित करेगी, बल्कि यह भविष्य के सभी चरणों के लिए जमीनी कार्य करेगी। दीक्षा के दौरान, आपको परियोजना टीम के सदस्यों को सौंपा जाएगा, उन्हें समग्र परियोजना लक्ष्यों पर संक्षिप्त और ग्राहक या परियोजना के मालिक से अधिक से अधिक प्रश्न पूछें ताकि आप इस परियोजना की कुशलता से योजना बना सकें। यह परियोजना के बारे में टीम के उत्साह का निर्माण करने और किसी भी अंतिम मिनट के विवरण को इकट्ठा करने का एक शानदार समय है जो परियोजना की योजना को प्रभावित कर सकता है। अतिरिक्त चरणों में शामिल हैं:

• हितधारक विश्लेषण
• एक कार्यकारी प्रायोजक का कार्यभार
• चार्टर दस्तावेज़ विकास और संचार
• औपचारिक किक-ऑफ मीटिंग

योजना

एक बार जब आप परियोजना शुरू कर देते हैं और सभी प्रासंगिक जानकारी एकत्र कर लेते हैं, तो आप अपनी परियोजना की योजना बनाना शुरू कर देंगे। नियोजन चरण आपकी परियोजना के आकार पर निर्भर करता है कि आपको कितनी जानकारी व्यवस्थित करनी है और आपकी टीम कितनी बड़ी है। नियोजन का परिणाम एक स्पष्ट परियोजना योजना या अनुसूची होना चाहिए, जिसमें से हर कोई अपने निर्धारित कार्यों का पालन करेगा। प्रोजेक्ट की योजना बनाते समय प्रोजेक्ट-प्लानिंग प्रोग्राम जैसे कि Microsoft Project या Basecamp का उपयोग करना बेहद सहायक होता है। यदि आपके पास इन कार्यक्रमों में से किसी एक तक पहुंच नहीं है, तो मुफ्त प्रोजेक्ट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर के लिए एक सामान्य खोज ऑनलाइन करें।

भले ही प्रोजेक्ट-प्लानिंग प्रोग्राम का उपयोग करना सहायक हो, लेकिन यह हमेशा आवश्यक नहीं है। अपनी योजना बनाने के लिए एक्सेल और वर्ड का उपयोग करना और टीम से संवाद करना उतना ही प्रभावी है। नियोजन चरण में विशिष्ट कार्यों में शामिल हैं:

• शामिल विभिन्न हितधारकों के लिए एक संचार योजना बनाना।
• एक विस्तृत कार्य ब्रेकडाउन संरचना का विकास करना।
• आलोचनात्मक मार्ग की पहचान करना।
• परियोजना की योजना पर संसाधनों को प्लॉट करना और परियोजना की निर्भरता और संसाधन की कमी के आधार पर कार्य की अनुक्रमण को परिष्कृत करना।
• एक विस्तृत कार्यक्रम विकसित करना।
• जोखिम का आकलन करना और जोखिम प्राथमिकता और शमन योजना विकसित करना।

क्रियान्वयन

अब जब आपके पास एक ठोस परियोजना योजना है, तो टीम अपने निर्धारित कार्यों के खिलाफ परियोजना को निष्पादित करना शुरू कर सकती है। यह वह चरण है जहां हर कोई काम करना शुरू कर देता है। आप आधिकारिक तौर पर इन-पर्सन मीटिंग्स के साथ एक्जीक्यूशन स्टेज को किक-ऑफ करना चाहते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि हर किसी को प्रोजेक्ट के अपने हिस्से को निष्पादित करने की आवश्यकता है। टीम को सही रास्ते पर लाना एक परियोजना की सफलता के लिए अभिन्न अंग है, इसलिए शेड्यूल और संचार योजना को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करें।

मॉनिटर और नियंत्रण

जब परियोजना निष्पादन चरण में है, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए निगरानी और नियंत्रण शुरू करेंगे कि यह योजनाबद्ध तरीके से आगे बढ़ रहा है। ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप किसी परियोजना की निगरानी और नियंत्रण कर सकते हैं। टीम के नेताओं के साथ आकस्मिक चेक-इन, दैनिक "स्टैंड-अप", या अधिक औपचारिक साप्ताहिक स्थिति बैठकें आयोजित करना प्रभावी हैं। इन बैठकों या संचार चैनलों से जो जानकारी निकलती है, वह फीडबैक लूप और अंततः किसी भी योजना और समायोजन को सूचित करेगी जो परियोजना के लिए आवश्यक हैं। इस चरण में अतिरिक्त महत्वपूर्ण गतिविधियों में शामिल हैं:

• परियोजना की स्थिति के हितधारक जागरूकता सुनिश्चित करने के लिए अपनी पूर्व-स्थापित संचार योजना का पालन करना।
• कार्य दल की निगरानी और महत्वपूर्ण पथ पर काम की गतिविधियाँ।
• तेजी से ट्रैकिंग या समानांतर में या जहां आवश्यक हो, गतिविधियों को पूरा करके अनुसूची को बेहतर बनाने के अवसरों की पहचान करना, संसाधनों को जोड़कर अनुसूची को दुर्घटनाग्रस्त करना।
• वास्तविक बनाम नियोजित लागतों की निगरानी करना।
• कुछ मामलों में, परियोजना योजना के लिए अर्जित मूल्य पर निगरानी, ​​गणना और रिपोर्टिंग।
• जोखिमों की निगरानी करना और उन्हें कम करना और आवश्यकतानुसार जोखिम योजना को परिष्कृत करना।

प्रोजेक्ट बंद

एक बार आपकी परियोजना के सभी विवरण और कार्य ग्राहक या परियोजना के मालिक द्वारा पूर्ण और अनुमोदित हो जाते हैं; आप अंततः अपनी परियोजना को बंद कर सकते हैं। किसी परियोजना का समापन उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि उसकी दीक्षा, योजना और निष्पादन। आप परियोजना से सभी जानकारी को दस्तावेज़ में लाना चाहते हैं और इसे बड़े करीने से व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि यदि आवश्यक हो तो आप इसे वापस ले सकें। परियोजना पर पोस्टमार्टम करने का भी एक अच्छा समय है, इसलिए टीम के सभी सदस्य इस बात पर विचार कर सकते हैं कि परियोजना के दौरान क्या सही या गलत हुआ। इसे भी प्रलेखित किया जाना चाहिए ताकि परिणाम अन्य परियोजना के सदस्यों के साथ साझा किया जा सके और परियोजना इतिहास फ़ोल्डर में दर्ज किया जा सके।

अंत में, प्रोजेक्ट टीम को औपचारिक रूप से स्थगित करना महत्वपूर्ण है, आपकी फर्म की नीति द्वारा इंगित फीडबैक और प्रदर्शन मूल्यांकन प्रदान करना।