मेसी डेस्क की रक्षा में

हर दिन अधिक से अधिक जानकारी आप पर डाली जाती है। नई मेल, विभिन्न समितियों, चालान, प्रस्तावों, और अधिक सभी से रिपोर्ट दिन में कई बार आपकी डेस्क से टकराती है। आप इससे निपटने के लिए बहुत व्यस्त हैं, इसलिए यह अभी से ढेर होना शुरू हो जाता है। आपका डेस्कटॉप युद्ध क्षेत्र जैसा दिखने लगता है।

यहाँ समस्या यह नहीं है कि आपकी डेस्क गड़बड़ है; समस्या यह है कि महत्वपूर्ण सामान खो जाता है। यह या तो नई सामग्री में आने से दफन हो जाता है, या यह नई सामग्री में होता है, लेकिन ध्यान नहीं दिया जाता है। नतीजतन, आप उन चीजों पर बहुत अधिक समय बिताते हैं जो महत्वपूर्ण होने के बजाय बस जरूरी हैं।

जब आपका बॉस जानना चाहता है कि उपराष्ट्रपति के लिए वह रिपोर्ट कितनी जल्दी हो सकती है, तो आप उसे यह नहीं बताना चाहते कि आपने जो मेमो भेजा था, उस रिपोर्ट पर आपने गौर नहीं किया। न ही आपका बॉस यह सुनकर रोमांचित होगा कि नई उत्पाद लाइन के लिए लेआउट देर हो चुकी है क्योंकि आपने इसे अलग रखा है और यह कवर हो गया है और आप इसके बारे में भूल गए हैं।

कुछ लोग आपको बताएंगे कि इस समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका एक स्वच्छ डेस्क है। दूसरों का कहना है कि एक गड़बड़ है। कौन सही है?

बरबाद डेस्क, बरबाद दिमाग

बहुत पहले नहीं, एक लोकप्रिय अभिव्यक्ति थी 'एक बरबाद डेस्क एक बरबाद दिमाग का संकेत है।' उस अभिव्यक्ति ने एक पूरे उद्योग को जन्म दिया, जो व्यापार अधिकारियों को उनके मानसिक तीक्ष्णता के संकेत के रूप में उनके डेस्कटॉप को साफ करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया था।

इसमें कोई संदेह नहीं है कि आपने ऐसी फिल्में देखी हैं, जहां बॉस अपने कार्यालय में एक गगनचुंबी इमारत के नीचे बैठता है। वह बिना किसी दराज के ग्लास-टॉप डेस्क के पीछे बैठता है। एकमात्र अलंकरण महत्वपूर्ण दस्तावेजों और एक टेलीफोन या इंटरकॉम पर हस्ताक्षर करने के लिए प्रभावशाली कलम सेट हैं ताकि वह आदेश दे सकें।

दूसरी ओर…

बहुत से लोग डेस्कटॉप के कवर के ढेर के साथ कुछ भी गलत नहीं देखते हैं, यहां तक ​​कि कुर्सी की सीटों और कार्यालय के फर्श पर भी। उन्होंने कहा कि 'एक अव्यवस्थित डेस्क प्रतिभा की निशानी है' और 'एक गन्दा डेस्क केवल एक गन्दी डेस्क का संकेत है।'

हम सभी किसी को जानते हैं कि डेस्क किसका है। आप यह नहीं देखते हैं कि कैसे वे भी बता सकते हैं कि डेस्कटॉप धातु का है या लकड़ी का। फिर भी, जब आप उनसे कुछ मांगते हैं, तो वे एक ढेर पर जाते हैं, 2 या 3 शीट के माध्यम से पत्ती, और जो आपने पूछा उसके लिए बाहर खींचो।

आपके लिए क्या काम करता है

दोनों पक्ष सही हैं। मुद्दा ऐसा नहीं है जो सही है। मुद्दा है जो आपको अधिक प्रभावी बना देगा। कुछ मूलभूत दिशानिर्देश हैं जो दोनों दृष्टिकोणों पर लागू होते हैं, लेकिन कुंजी इस तरीके से काम करती है जो आपको सबसे प्रभावी बनाने की अनुमति देती है। लगभग हर किसी को अपने डेस्क से कुछ अव्यवस्था से छुटकारा पाने की आवश्यकता होती है, लेकिन किसी भी समय आपके डेस्क पर एक से अधिक आइटम नहीं होने से हम में से कई के लिए काम नहीं करेगा।

कई लोग एक ही समय (या लगभग एक ही समय) पर कई परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं। रचनात्मक प्रकारों को अपने आसपास प्रेरणा रखने की आवश्यकता महसूस होती है। विस्तार-उन्मुख व्यक्तियों को हाथ में करीब संदर्भ सामग्री की मात्रा की आवश्यकता होती है। कुछ लोगों को लगता है कि काम के ढेर उन्हें व्यस्त दिखाते हैं और इस प्रकार, उन्हें छंटनी के समय में सुरक्षित रखते हैं। दूसरों को साफ-सुथरा डेस्क लगता है कि वे काम करने में कितने कुशल हैं। आपके लिए क्या काम करना महत्वपूर्ण है।

राक्षस को कैसे वश में करें

चाहे आप बाँझ कांच के डेस्कटॉप के लिए जा रहे हैं, या बस अपने डेस्कटॉप की अव्यवस्था के लिए थोड़ा और आदेश लाना चाहते हैं, कुछ मूलभूत दिशानिर्देश हैं:

• वास्तव में सुधार करना चाहते हैं: हम गंभीर दृष्टिकोण की अनुशंसा नहीं करते हैं जो कुछ करते हैं। दुर्भाग्य से, यह अपने आप पर बहुत आसान होने का बहाना छोड़ देता है। आपके डेस्क को कम अव्यवस्थित और अधिक कुशल बनाने का यह प्रयास आपके लिए एक गंभीर प्रयास है।
• रखें, टॉस करें या आगे बढ़ें: तीन कंटेनरों का पता लगाएं। सबसे छोटे "कीप" को लेबल करें। सबसे बड़ा "टॉस" लेबल। किसी अन्य कंटेनर को "चाल" लेबल करें। वास्तव में महत्वपूर्ण सामान बाद में हल करने के लिए आपके रखने के कंटेनर में जाएगा। जो कुछ भी आप घर ले जाना चाहते हैं या देना चाहते हैं वह "चाल" कंटेनर में जाता है। बाकी सब टॉस कंटेनर में चला जाता है।

• सबसे पुराने के साथ शुरू करें: आप उन्हें देखकर बता सकते हैं कि कौन सा ढेर सबसे पुराना है। आमतौर पर, यह आपकी कुर्सी से सबसे दूर है। इस ढेर से वस्तुओं को फेंकना सबसे आसान होगा।
• प्रत्येक टुकड़े का मूल्यांकन केवल एक बार करें: ढेर में प्रत्येक आइटम को देखो। तय करें कि यह किस कंटेनर में जाएगा। आप इसे बाद में अपने डेस्क पर वापस सेट नहीं कर सकते, आपको अभी निर्णय लेना है। तीन कंटेनरों में से एक में सब कुछ रखो। कोई अन्य विकल्प नहीं है।
• यह अपने आप से पूछो: पहला प्रश्न "क्या मेरे पास यह कहीं और है, या क्या मैं इसे किसी से प्राप्त कर सकता हूं?" यदि आपके पास अपने ईमेल में, या किसी रिपोर्ट में, या उस व्यक्ति की मेज पर है, जिसने बाजार विश्लेषण तैयार किया है, आदि, तो आपको दूसरी प्रति रखने की आवश्यकता नहीं है। इसे उछालें। फिर पूछें "मुझे इसकी आवश्यकता क्यों है?" यदि उत्तर क) इस पर कार्रवाई करने के लिए है, ख) इसके साथ कुछ करने के लिए जब मुझे किसी से अधिक जानकारी मिलती है, या ग) अन्य काम करने के लिए संदर्भित करने के लिए, इसे ढेर में रख दें। (अव्यवस्था से छुटकारा पाने के बाद आप उन तीन श्रेणियों के अनुसार अपने रखने के ढेर को फिर से छांट लेंगे, इसलिए उन्हें अलग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। यह बाद में समय बचाएगा।) यदि आपका जवाब कुछ और था, तो उस आइटम को टॉस करें।

• निर्मम और बहादुर बनें: जैसा कि आप प्रत्येक ढेर के माध्यम से प्रगति करते हैं, बस आने वाली चीजों के करीब और करीब हो रहे हैं, अपने निर्णयों में निर्मम हो। उद्देश्य के लिए समर्पित। यदि आपको वास्तव में इसकी आवश्यकता नहीं है, तो इसे टॉस करें। और बहादुर बनो। किसी चीज़ पर सिर्फ इसलिए न लटें क्योंकि कोई व्यक्ति आपसे किसी दिन इसके बारे में पूछ सकता है। अपने आप को बचाने के लिए कागज के एक किले का निर्माण न करें।

समस्या का प्रबंधन करें

आपका डेस्कटॉप बाँझ होना और पूरी तरह से कागज से रहित होना नहीं है, हालाँकि ऐसा हो सकता है यदि वह मदद करता है। आपका लक्ष्य अपने डेस्कटॉप को व्यवस्थित करना है ताकि यह आपकी दक्षता को अधिकतम करे। अगर इसका मतलब है कि अगले दरवाजे वाले व्यक्ति की तुलना में आपकी मेज पर कुछ और ढेर हैं, तो ठीक है - बशर्ते आपके द्वारा रखी गई हर चीज आपको बढ़ी हुई दक्षता के अपने लक्ष्य को पूरा करने में मदद करे।