परियोजना प्रबंधन में मील के पत्थर का उपयोग करना

एक परियोजना की परिभाषित विशेषताओं में से एक यह है कि यह एक निश्चित अवधि के लिए रहता है। यह कुछ हफ्तों से लेकर कई वर्षों तक और कुछ मामलों में बड़े पैमाने पर निर्माण परियोजनाओं या सार्वजनिक कार्यों, दशकों के लिए भी हो सकता है।

रास्ते में प्रगति को ट्रैक करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि समय पर वितरण के अनुसार प्रमुख वितरण प्राप्त किए जा रहे हैं, परियोजना प्रबंधक मील के पत्थर का उपयोग करते हैं।

एक परियोजना मील का पत्थर शून्य की अवधि के साथ एक कार्य है जो परियोजना में उपलब्धि को दर्शाता है। उनका उपयोग आगे की गति और प्रगति दिखाने और लोगों को यह दिखाने के लिए किया जाता है कि क्या हो रहा है, भले ही उन्हें वहां होने वाले कार्यों का विस्तृत ज्ञान न हो। उस संबंध में, वे हितधारक संचार और अपेक्षाओं को स्थापित करने के लिए बहुत उपयोगी हैं।

जब परियोजना मील के पत्थर का उपयोग करने के लिए

परियोजना प्रबंधन में मील के पत्थर का उपयोग चिह्नित करने के लिए किया जाता है:

• काम के महत्वपूर्ण चरणों की शुरुआत
• काम के महत्वपूर्ण चरणों का अंत
• समय सीमा
• जब कोई महत्वपूर्ण निर्णय लिया जा रहा हो
• समय में अन्य निश्चित बिंदु जिन्हें विशेष रूप से कॉल करने की आवश्यकता होती है

अपनी योजना में अक्सर मील के पत्थर कैसे डालें

एक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम महीने में एक बार आपकी योजना में मील के पत्थर लगाने की सिफारिश कर सकता है।यह ठीक है और अंगूठे का एक अच्छा नियम है, लेकिन आपको अपने पेशेवर निर्णय का उपयोग करने की आवश्यकता है। कुछ महीनों में महत्वपूर्ण बैठकें, मील के पत्थर के रूप में चिह्नित किए जाने, निर्णय लेने और एक चरण को बंद करने और दूसरे की शुरुआत के साथ बहुत सारी गतिविधि हो सकती है।

अन्य महीनों में आपको निष्पादन पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है, बहुत कम, अगर कुछ भी, कि आप एक मील का पत्थर लटका सकते हैं।

रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए, प्रत्येक रिपोर्टिंग चक्र में कम से कम एक बार मील का पत्थर होने का कारण बनाना उपयोगी है।

आपके गैन्ट चार्ट पर मील के पत्थर का प्रतिनिधित्व कैसे किया जाता है

मील के पत्थर गैन्ट चार्ट के घटकों में से एक हैं और चार्ट पर हीरे के रूप में दिखाए जाते हैं। उन्हें सामान्य कार्य के रूप में नहीं दिखाया गया है क्योंकि उनके पास शून्य की अवधि है: दूसरे शब्दों में, उन्हें किसी भी समय नहीं लगेगा। गैंट चार्ट पर नियोजन के प्रयोजनों के लिए, वे बस होते हैं।

यदि आप गैंट चार्ट का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप अभी भी मील के पत्थर का उपयोग कर सकते हैं। गैंट चार्ट के 5 विकल्प यहां दिए गए हैं: आप अभी भी इनका उपयोग करके अपनी योजना में मील के पत्थर शामिल कर सकते हैं।

यदि आप व्यक्तिगत रूप से संगठित रहना चाहते हैं और आपका परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके कैलेंडर में पूरी तरह से एकीकृत नहीं है, तो आप अपनी डायरी में मुख्य तिथियों को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं। आप कैसे काम करना पसंद करते हैं, इसके आधार पर, यह आपको याद दिला सकता है कि क्या होना चाहिए।

कैसे मील के पत्थर का नाम है

मील के पत्थर पर आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल का स्पष्ट विवरण होना चाहिए, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे एक कार्य हैं। इसलिए उन्हें चरण 2 में प्रवेश करने के लिए 'समझौता प्राप्त करें' लेकिन 'चरण 2 शुरू' नहीं कहा जाना चाहिए। यदि आप चरण 2 में जाने के लिए समझौते करने के प्रयास को प्रतिबिंबित करना चाहते हैं, तो इसे कवर करने के लिए मील के पत्थर से ठीक पहले एक कार्य जोड़ें।

मील के पत्थर को उस समय का वर्णन करना चाहिए जब वे इस तरह का प्रतिनिधित्व करते हैं:

• परीक्षण चरण पूरा हुआ
• पीआईडी ​​ने मंजूरी दे दी
• अनुबंध पर हस्ताक्षर किए

कई परियोजना प्रबंधक संदर्भ में आसानी के लिए अपने मील के पत्थर को चुनना चाहते हैं। यदि आप किसी वर्क ब्रेकडाउन संरचना का उपयोग करते हैं, तो आप उस से नंबरिंग का उपयोग कर सकते हैं। अन्यथा, यह एम 1, एम 2 और इतने पर उपयोग करने के लिए ठीक है, यह स्पष्ट करने के लिए कि आप क्या उल्लेख कर रहे हैं। एक स्पष्ट नामकरण संरचना अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है क्योंकि मील के पत्थर की संख्या बढ़ जाती है, इसलिए इस बारे में सोचें कि यदि आपकी परियोजना कई महीनों तक चलती है तो आप यह कैसे करने जा रहे हैं।

मील के पत्थर पर हस्ताक्षर कैसे करें

मील के पत्थर आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल का हिस्सा होते हैं, इसलिए जब आपका शेड्यूल बेस्ड हो जाता है, तो आपको अपने मील के पत्थर पर हस्ताक्षर करने पर विचार करना चाहिए।

यदि आपको अपने मील के पत्थर की तारीखों को बदलने की आवश्यकता है, तो आपको अपनी योजना में समायोजन करने के लिए अपनी मानक परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए। यह आपके प्रोजेक्ट प्रायोजक के साथ चैट करने और उन्हें यह बताने में आसान हो सकता है कि तिथियों को बदलने की आवश्यकता क्यों है, या एक नए अनुशंसित शेड्यूल को एक साथ रखने और योजना समिति को इसकी पुष्टि करने के लिए इसे औपचारिक रूप में लेना चाहिए।

इसका उपयोग करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी मील के पत्थर की साइन ऑफ प्रक्रिया क्या है, यदि कोई हो, तो यह काम करना सबसे अच्छा होगा।

संचार के लिए मील के पत्थर का उपयोग करना

मील के पत्थर संचार और रिपोर्टिंग के लिए उपयोगी होते हैं क्योंकि वे योजना में नियंत्रण के न्यूनतम बिंदुओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। दूसरे शब्दों में, यदि आप अन्य सभी कार्य करते हैं, तो आप अभी भी देख सकते हैं कि क्या हो रहा था और परियोजना को केवल मील के पत्थर का उपयोग करके आगे बढ़ाते रहें।

आपको मील के पत्थर को बाहर निकालने और उन्हें डैशबोर्ड या प्रोजेक्ट रिपोर्ट पर रखने में सक्षम होना चाहिए। उन्हें उस परियोजना की कहानी को पर्याप्त विवरण में बताना चाहिए, जिसे आप उन लोगों को संतुष्ट करने के लिए कर रहे हैं, जो आम तौर पर आपके प्रोजेक्ट प्रायोजक या किसी अन्य कार्यकारी समूह जैसे स्टीयरिंग ग्रुप (या प्रोजेक्ट बोर्ड) को संतुष्ट करते हैं। प्रत्येक महीने, या आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली रिपोर्टिंग आवृत्ति पर, आप दिखा सकते हैं कि कौन से मील के पत्थर हासिल किए गए हैं।

मील के पत्थर के खिलाफ रिपोर्टिंग काफी सरल है और अक्सर एक तालिका के रूप में किया जाता है। आप मील का पत्थर विवरण सूचीबद्ध करते हैं, जिस तारीख को यह देय था और फिर नई पूर्वानुमानित तारीख। जब मील का पत्थर हासिल हो जाता है और इसे पूर्ण के रूप में चिह्नित किया जा सकता है, तो आप उस तारीख को भी जोड़ देते हैं। उम्मीद है, यह पूर्वानुमानित तारीख के समान होगा, लेकिन परियोजनाएं हमेशा की तरह काम नहीं करती हैं।

इस तरह की एक तालिका यह स्पष्ट करती है कि क्या पूरा हो चुका है और क्या बकाया है। आप इस सवाल का जवाब देने में सक्षम होंगे कि "आप उस मील के पत्थर से क्यों नहीं टकराए?" इससे पहले कि आप अपने प्रायोजक से मिलें या रिपोर्ट भेजें।

जब आपकी परियोजना की योजना बहुत लंबी है, और आपके पास बहुत सारे मील के पत्थर हैं, तो आपको प्रत्येक रिपोर्टिंग चक्र में पूरा मील के पत्थर को गिराना आसान होगा। केवल उन मील के पत्थरों की रिपोर्ट करें जो उस महीने आने वाले या पूर्ण हो चुके हैं: अगले महीने कुछ भी पूरा करें जो पिछले महीने पूरा हो गया था, इसलिए आप लोगों को काम के बारे में बताकर लगातार रिपोर्ट की लंबाई में जोड़ते हैं जो उन्हें पहले से ही पता है।

मील के पत्थर योजना, शेड्यूलिंग और रिपोर्टिंग के लिए एक बहुत उपयोगी परियोजना प्रबंधन उपकरण हैं और इनका उपयोग करना आसान है। अपने अगले प्रोजेक्ट प्लान में कुछ डालें, उनके खिलाफ नज़र रखें और आप खुद को यह जान पाएंगे कि आपके लिए कौन सी फ्रीक्वेंसी सबसे अच्छी है।

परियोजना प्रबंधन में सब कुछ के साथ, अपने स्वयं के निर्णयों को सूचित करने के लिए इन युक्तियों और दिशानिर्देशों का उपयोग करके, लचीले रूप से उनका उपयोग करें।