क्यों संचार में परिवर्तन प्रबंधन में महत्वपूर्ण है

जब आप अपने संगठन को बदलने के लिए कह रहे हों तो आप ओवर-कम्युनिकेशन नहीं कर सकते। प्रत्येक सफल कार्यकारी जिसने एक सफल परिवर्तन प्रबंधन प्रयास का नेतृत्व किया है, एक परिवर्तन के अनुभव के दौरान अति-संचार की आवश्यकता को व्यक्त करता है और इस कथन को पूर्वव्यापी बनाता है।

कोई भी संगठन मौजूद नहीं है जिसमें कर्मचारी संचार से पूरी तरह से खुश हैं। संचार संगठनों में सबसे मुश्किल मुद्दों में से एक है। यह एक ऐसा क्षेत्र है जो संगठनात्मक परिवर्तन और दैनिक कार्यों के दौरान कर्मचारियों द्वारा सबसे अधिक शिकायत की जाती है। कारण?

प्रभावी संचार के लिए चार घटकों की आवश्यकता होती है जो साझा अर्थ बनाने के लिए पूरी तरह से काम कर रहे हैं, संचार की एक पसंदीदा परिभाषा।

• संदेश भेजने वाले व्यक्ति को संदेश को स्पष्ट रूप से और विस्तार से प्रस्तुत करना चाहिए, और अखंडता और प्रामाणिकता को विकीर्ण करना चाहिए।
• संदेश प्राप्त करने वाले व्यक्ति को सुनने के लिए, स्पष्टता के लिए प्रश्न पूछने और संदेश भेजने वाले पर भरोसा करने का निर्णय लेना चाहिए।
• चुनी गई डिलीवरी विधि को प्रेषक और रिसीवर दोनों की परिस्थितियों और आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए।
• संदेश की सामग्री को रिसीवर के पहले से आयोजित विश्वासों के साथ कुछ स्तर पर प्रतिध्वनित और कनेक्ट करना पड़ता है। इसमें वह जानकारी होनी चाहिए जो कर्मचारी सुनना चाहता है। यह कर्मचारी के सबसे पोषित और सवालों के बारे में परवाह करना चाहिए।

संचार में यह सब होने के साथ, यह एक आश्चर्य है कि संगठन कभी भी इसे अच्छी तरह से करते हैं। सौभाग्य से, परिवर्तन प्रबंधन चिकित्सकों ने किसी भी संगठनात्मक परिवर्तन के दौरान अच्छी तरह से संवाद करने के बारे में सुझावों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान की है।

प्रभावी परिवर्तन प्रबंधन के लिए संचार के बारे में सिफारिशें

यह सुनिश्चित करने के लिए एक लिखित संचार योजना विकसित करें कि निम्नलिखित में से सभी आपकी परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया के भीतर हों।

• बोलने, लिखने, वीडियो, प्रशिक्षण, फ़ोकस समूह, बुलेटिन बोर्ड, इंट्रानेट, और बदलाव सहित और कई चैनलों के माध्यम से लगातार, बार-बार, संवाद करें।
• उन सभी के बारे में जानकारी दें जो परिवर्तनों के बारे में जानते हैं, जितनी जल्दी जानकारी उपलब्ध है। स्पष्ट करें कि आपका पूर्वाग्रह त्वरित संचार की ओर है, इसलिए कुछ विवरण बाद की तारीख में बदल सकते हैं। लोगों को बताएं कि आपकी अन्य पसंद सभी संचार पकड़ना है जब तक कि आप निर्णय, लक्ष्य और प्रगति के बारे में सकारात्मक नहीं हैं, जो प्रभावी प्रबंधन प्रबंधन में विनाशकारी है।

• लोगों को प्रश्न पूछने, स्पष्टीकरण का अनुरोध करने और इनपुट प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण मात्रा में समय प्रदान करें। यदि आप कभी ऐसे परिदृश्य का हिस्सा रहे हैं जिसमें एक नेता ने एक बड़े समूह में बदलावों को ओवरहेड पारदर्शिता के माध्यम से प्रस्तुत किया और फिर भाग गया, तो आप जानते हैं कि परिवर्तन एकीकरण के लिए यह कौन सी बुरी खबर है। लोगों को बदलाव में शामिल होना चाहिए। परिवर्तन प्रतिबद्धता बनाता है - एक बदलाव की प्रक्रिया के दौरान और कुछ भी उतना महत्वपूर्ण नहीं है।
• स्पष्ट रूप से दृष्टि, मिशन और परिवर्तन प्रबंधन के प्रयासों के उद्देश्यों का संचार करें। लोगों को यह समझने में मदद करें कि ये परिवर्तन व्यक्तिगत रूप से उन्हें कैसे प्रभावित करेंगे। यदि आप इस प्रक्रिया में मदद नहीं करते हैं, तो लोग अपनी कहानियों को बनाएंगे, आमतौर पर सच्चाई से ज्यादा नकारात्मक।

• पहचानिए कि सच्ची बातचीत एक बातचीत है। यह दोतरफा है, और वास्तविक चर्चा का परिणाम होना चाहिए। यह सिर्फ एक प्रस्तुति नहीं हो सकती।
• परिवर्तन करने वाले नेताओं या प्रायोजकों को उन लोगों के साथ एक-एक या छोटे समूहों में बातचीत करने में समय बिताने की जरूरत होती है, जिनसे बदलाव की उम्मीद की जाती है।
• परिवर्तनों के कारणों को इस तरह से संकलित करें कि लोग संदर्भ, उद्देश्य और आवश्यकता को समझें। चिकित्सकों ने इसे "एक यादगार, वैचारिक ढांचे का निर्माण" और "बदलाव को रेखांकित करने के लिए एक सैद्धांतिक ढांचा तैयार करना" कहा है।

• यदि आप उत्तर जानते हैं तो केवल प्रश्नों के उत्तर दें। जब वे गलत जानकारी देते हैं या जवाब देते समय ठोकर खाते हैं या बैक-पेडल करते हैं तो नेता उनकी विश्वसनीयता को नष्ट कर देते हैं। यह कहना बेहतर होगा कि आपको पता नहीं है और आप यह जानने की कोशिश करेंगे।
• नेताओं को सुनने की जरूरत है। बचाव, बहाने बनाने से बचें और ऐसे जवाब जो बहुत जल्दी दिए जाएं। विचारशीलता के साथ कार्य करें।
• कार्यस्थल में दूसरों के साथ घुलने-मिलने के लिए, दैनिक रूप से, संभवत: नेता और परिवर्तन प्रायोजक उपलब्ध कराएं।
• इंटरैक्टिव वर्कशॉप और फ़ोरम पकड़ो जिसमें सभी कर्मचारी अधिक सीखते हुए एक साथ बदलावों का पता लगा सकते हैं। इंटरैक्टिव संचार के रूप में प्रशिक्षण का उपयोग करें और लोगों को सुरक्षित रूप से परिवर्तन और परिवर्तन प्रबंधन के बारे में नए व्यवहार और विचारों का पता लगाने के लिए एक अवसर के रूप में। संगठन के सभी स्तरों को एक ही सत्र में भाग लेना चाहिए।

• संचार सक्रिय होना चाहिए। यदि अफवाह मिल पहले से ही कार्रवाई में है, तो संगठन ने संवाद करने के लिए बहुत लंबा इंतजार किया है।
• परिवर्तन और परिवर्तन प्रबंधन के बारे में विचारों को साझा करने के लिए लोगों को औपचारिक और अनौपचारिक रूप से एक-दूसरे के साथ नेटवर्क के लिए अवसर प्रदान करें।
• सार्वजनिक रूप से उन मापों की समीक्षा करें जो परिवर्तन प्रबंधन और परिवर्तन के प्रयासों में प्रगति को चार्ट करने के लिए हैं।
• परिवर्तन और परिवर्तन प्रबंधन में सकारात्मक दृष्टिकोण और उपलब्धियों के लिए पुरस्कार और मान्यता का प्रचार करें। सार्वजनिक रूप से प्रत्येक छोटी जीत का जश्न मनाएं।