प्रस्ताव या RFP के लिए अनुरोध कैसे लिखें

प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध, जिसे कभी-कभी आरएफपी या आरएफक्यू ("उद्धरण के लिए अनुरोध") कहा जाता है, एक दस्तावेज एक कंपनी का मुद्दा है जब वह एक उत्पाद खरीदना चाहता है और वह अपने विनिर्देशों को जनता के लिए उपलब्ध कराना चाहता है। यह आमतौर पर मामला है जब कई कंपनियां काम पर बोली लगाएंगी और आरएफपी अधिक प्रतिस्पर्धी कीमतों को आमंत्रित करता है। लेकिन, यदि आप RFP को सही तरीके से तैयार नहीं करते हैं, तो आपका प्रयास उन बोलियों का उत्पादन कर सकता है जो समय की बर्बादी हैं, या इससे भी बदतर, कोई बोली नहीं है। सर्वोत्तम परिणाम सुनिश्चित करने के लिए RFP बनाने के बारे में यहां बताया गया है।

कठिनाई: औसत

समय की आवश्यकता: कई दिन

12 कदम

1. अपना होमवर्क करें:अपनी RFP लिखना शुरू करने से पहले यह पता कर लें कि आपको क्या चाहिए, आप क्या चाहते हैं और क्या संभव है। एक मशीन के लिए एक RFP जारी न करें जो एक महीने में 1,500 विगेट्स का उत्पादन कर सकती है यदि आपने कभी भी महीने में 25 से अधिक नहीं बेचा है। एक उच्चस्तरीय कार के लिए RFP जारी करने का कोई मतलब नहीं है जब एक मैसेंजर एक साइकिल पर तेजी से यातायात के माध्यम से प्राप्त कर सकता है।
2. अपनी आवश्यकताओं और इच्छाओं के बीच भेद करें: यदि आप एक ऐसी एप्लिकेशन खरीदना चाहते हैं जो मुख्यालय और आपके वैन के बीच चित्रों को कार्य स्थल पर पहुंचा सकती है, तो आप उन छवियों की संख्या निर्दिष्ट कर सकते हैं जिनकी आपको प्रति सेकंड ज़रूरत है, आपके द्वारा आवश्यक छवियों का अधिकतम आकार और आवश्यक रिज़ॉल्यूशन। हालांकि उन चित्रों को रंग में रखना अच्छा होगा, तय करें कि क्या यह वास्तव में आवश्यक है। यदि आपको वास्तव में एक निश्चित विशिष्ट की आवश्यकता है, तो "इच्छाशक्ति," "करेगा," और "अवश्य" जैसे शब्दों का उपयोग करें। यह इंगित करता है कि ये आवश्यकताएं हैं। ऐसे विनिर्देश जो केवल "चाहते हैं" को "हो सकता है," "," और "वैकल्पिक" जैसे शब्दों से पहचाना जाना चाहिए।

1. तय करें कि विजेता कैसा दिखेगा: आपके RFP के जवाब में जो प्रस्ताव मिलते हैं, वे अलग-अलग होंगे। प्रत्येक जवाब देने वाली कंपनी की अलग-अलग ताकत और कमजोरियां होंगी। कुछ सबसे कम लागत पर ध्यान केंद्रित करेंगे। दूसरों को अच्छी गुणवत्ता पर ध्यान दिया जाएगा। और अन्य एक पूर्ण सुविधा सेट की पेशकश करेंगे। सामने वाला तय करें कि आप किस चीज की तलाश में हैं - सबसे कम लागत, सबसे तेज डिलीवरी, या दोनों का कुछ संयोजन।
2. दस्तावेज़ व्यवस्थित करें: व्यवसाय के लिए आप जो कुछ भी लिखते हैं उसे बहुत सोच समझ कर देना चाहिए और उसे व्यवस्थित करना चाहिए। एक रूपरेखा शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। न्यूनतम पर, आपको एक परिचय, आवश्यकताओं, चयन मानदंड, समयसीमा और प्रक्रियाओं के लिए अनुभागों की आवश्यकता होगी। इनमें से कई वर्गों के उपसमुच्चय होंगे।

1. परिचय लिखिए: यह वह जगह है जहां आप संभावित बोलीदाताओं को समझाएंगे कि आप आरएफपी को क्यों प्रकाशित कर रहे हैं और ऐसा करके आप क्या हासिल करना चाहते हैं। प्रस्ताव में नियत तारीख सहित अन्य वर्गों से लिए गए मुख्य बिंदुओं का सारांश भी शामिल हो सकता है। एक इमेज ट्रांसमिशन सिस्टम के लिए RFP की शुरुआत कुछ इस तरह से हो सकती है: "XYZ कंपनी अत्यधिक विश्वसनीय, आसान उपयोग प्रणाली के लिए प्रस्तावों का अनुरोध करती है, जो मुख्य कार्यालय से महानगरीय क्षेत्र में कहीं भी वैन तक छवियों को प्रेषित करने में सक्षम है। सोमवार, 5 मार्च, 2007 को सुबह 8 बजे पीएसटी द्वारा प्राप्त किया जाना चाहिए। ”

1. आवश्यकताओं की व्याख्या करें: यह खंड सबसे महत्वपूर्ण में से एक है और यह आमतौर पर सबसे अधिक समय लेता है। आपको प्रेषित की जाने वाली छवियों और आवश्यक गति के आकार और स्पष्टता को निर्दिष्ट करना होगा। विशिष्ट बनें, लेकिन बोलीदाताओं को यह न बताएं कि आप कैसे काम को पूरा करना चाहते हैं जब तक कि यह आवश्यक न हो। आप इस भाग को उपखंडों में तोड़ना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए (ए) छवि का आकार और गुणवत्ता (बी) संचरण, जिसमें वांछित गति और कोई आवश्यकता दोनों शामिल हो सकते हैं जो ट्रांसमिशन को सुरक्षित (सी) वांछित विकल्प बनाते हैं, जहां आप रंग को एक वांछनीय विकल्प के रूप में सूचीबद्ध कर सकते हैं।

1. चयन करने का मापदंड: यहां आप बोलीदाताओं को बताते हैं कि आप विजेता बोली का चयन कैसे करेंगे। आप जितना चाहें उतने या उससे कम पर तलाक ले सकते हैं। यह एक अच्छा विचार है, जैसे "विजयी बोली लगाने वाला, यदि कोई हो, तो पूरी तरह से XYZ कंपनी के निर्णय द्वारा चुना जाएगा।" आप एक स्प्रेडशीट बनाना चाहते हैं जो प्रत्येक श्रेणी में प्रत्येक निश्चित बिंदु पर बोली लगाती है।फिर, शीर्ष तीन अंकों के साथ एक टीम को सबसे अच्छी बोली चुनें।
2. समयसीमा: यह खंड कंपनियों को बताता है कि उन्हें कितनी जल्दी काम करना चाहिए और इस प्रक्रिया में कितना समय लगने की उम्मीद है। जब आप अपनी समय सीमा निर्धारित करते हैं तो उचित रहें। जटिल प्रणालियों के प्रस्तावों के लिए मत पूछो, तो बोलीदाताओं को जवाब देने के लिए कुछ दिन दे दो। यदि आपकी वांछित खरीदारी जटिल है, या यदि आपको बहुत विस्तृत प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो बोली को तैयार करने के लिए अधिक समय दें। यह वह जगह भी है जहां आप बोलीदाताओं को बता सकते हैं कि मूल्यांकन प्रक्रिया में कितना समय लगेगा जब उन्हें सफल होने पर अधिसूचित किया जाएगा, और वे जल्द ही वितरित करेंगे कि उन्होंने क्या वादा किया है।

1. प्रक्रिया: इस प्रक्रिया का उपयोग यह बताने के लिए करें कि प्रक्रिया कैसे काम करेगी - अनुबंध को पुरस्कृत करने के लिए आरएफपी भेजने से और जब काम शुरू होगा। यह खंड कह सकता है, "बोलियां उपरोक्त चरण 8 में निर्दिष्ट तिथि के कारण हैं। सभी बोलियों की समीक्षा यह सुनिश्चित करने के लिए की जाएगी कि वे सभी आवश्यकताओं को पूरा करती हैं और उत्तरदायी हैं। सभी उत्तरदायी बोलियों को एक्स श्रेणियों में स्कोर किया जाएगा (आप श्रेणियों को नाम दे सकते हैं यदि आप चाहते हैं) और विजेता बोली लगाने वाले और एक वैकल्पिक का चयन करने के लिए प्रस्ताव टीम द्वारा शीर्ष तीन बोलियों का मूल्यांकन किया जाएगा। जीतने वाले बोलीदाता के साथ बातचीत के दो सप्ताह के भीतर एक अनुबंध पुरस्कार के परिणामस्वरूप होने की उम्मीद है। "

1. तय करें कि आरएफपी कैसे भेजें: अधिकांश RFP को डाक से भेजा जाता है, लेकिन उनका होना आवश्यक नहीं है। आप ईमेल द्वारा RFP भेज सकते हैं, या आप इसे अपनी कंपनी की वेबसाइट पर पोस्ट कर सकते हैं। बस उस नाम (या बोली संख्या) को निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें जो बोली लगाने वालों को आरएफपी की पहचान करने के लिए उपयोग करना चाहिए जिसका वे जवाब दे रहे हैं।
2. तय करें कि आरएफपी किसे प्राप्त होगी: आपने पहले ही उन आपूर्तिकर्ताओं की पहचान कर ली होगी जिनसे आप खरीदना चाहते हैं। आपकी कंपनी के पास स्वीकार्य विक्रेताओं की सूची भी हो सकती है। यदि नहीं, तो आप ऑनलाइन खोज करके, या अपनी सिफारिशों के लिए अन्य सामग्रियों के विश्वसनीय विक्रेताओं से पूछकर अपने पेशेवर नेटवर्क के माध्यम से संभावित विक्रेताओं को पा सकते हैं। अपनी सूची को सीमित न करें जो आपके RFP को केवल बड़ी कंपनियों या स्थापित विक्रेताओं को प्राप्त करता है। आपको छोटे विक्रेताओं से बेहतर विचार और बेहतर मूल्य निर्धारण मिल सकता है जो अक्सर आपके व्यवसाय को जीतने में अधिक उत्सुक होते हैं।

1. विजेता को सूचित करें: एक बार जब आप ऊपर दिए गए सभी चरणों को पूरा कर लेते हैं, तो यह छलांग लेने का समय है और जीतने वाले आरएफपी को सूचित करें कि यह परियोजना के साथ आगे बढ़ने का समय है।