प्रत्येक दर्शकों के लिए अपने संचार को अनुकूलित करने के लिए कदम

यदि आप एक तरह से लोगों से संवाद करने की उम्मीद करते हैं जो जानकारी साझा करता है, और विशेष रूप से, व्यवहार में परिवर्तन करता है और एक गंभीर प्रभाव पड़ता है, तो आपको अपने दर्शकों को जानने की आवश्यकता है। यह महान संचार का एक बुनियादी सिद्धांत है। जिन लोगों से आप बात कर रहे हैं उनके परिप्रेक्ष्य को समझना आपको बेहतर प्रस्तोता और मानव संसाधन पेशेवर बनने में मदद करता है।

अपने दर्शकों को जानें। जानिए उन्हें किस बात की परवाह है। जानिए वे क्या सुनना चाहते हैं। और उन्हें जानकर, और अपने संदेश पर ध्यान केंद्रित करके, आप उन्हें दिखा सकते हैं कि आप एक संसाधन हैं। आप अपने दर्शकों को जोड़ते हैं और अधिक प्रभाव डालते हैं।

समस्या? अपने दर्शकों को जानने में समय लगता है, और उन सभी चीज़ों का ब्रेन डंप करना हमेशा आसान होता है जो आप जानते हैं या किसी विषय के बारे में अपने दर्शकों को बताना चाहते हैं। गंभीर रूप से इस बारे में सोचना कि आपके दर्शकों को क्या सुनना या सुनने की ज़रूरत है, कठिन है।

बहुत सारे एचआर पेशेवर अपने दर्शकों को वह सब कुछ देने के लिए तैयार हो जाते हैं जो उन्हें एक मुद्दे की प्रस्तुति के बारे में जानना चाहिए या करना चाहिए। आपको पता है कि आप इस जाल में पड़ गए हैं जब आप अपने बारे में सोचने के बजाय स्लाइड पर बुलेट पॉइंट लगा रहे हैं:

• दर्शकों को वास्तव में क्या परवाह है,
• आपके सबसे महत्वपूर्ण बिंदु क्या हैं, और
• कैसे एक स्पष्ट कहानी है कि एक आकर्षक बात बनाता है में उन्हें मैप करने के लिए।

दूसरे एचआर प्रोफेशनल्स के दूसरे जाल में उसी प्रस्तुति को दिन और दिन अलग-अलग दर्शकों के लिए दोहराया जाता है। समस्या यह है कि अलग-अलग ऑडियंस अलग-अलग चीजों की परवाह करते हैं और जवाब देते हैं - इसलिए यदि आप उलझना चाहते हैं, तो आपको अपने संदेश को हर उस बात को अनुकूलित करने की आवश्यकता है जो आप बोलते हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने संदेश को कैसे अनुकूलित करते हैं, शोर के माध्यम से काटते हैं, और अपने दर्शकों को अपने साथ जोड़े रखते हैं कि आप उन्हें क्या कह रहे हैं - कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे कहां हैं या कहां हैं। ये पाँच प्रमुख अनुस्मारक यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके शब्द उन प्रभावों को प्राप्त करें जिनके वे हकदार हैं - जब आप अपने दर्शकों का पूरा ध्यान और जुड़ाव जीतते हैं।

जानिए क्या है आपका ऑडियंस का ख्याल

आपके दर्शकों को इस बात की परवाह नहीं होगी कि आप क्या कहते हैं जब तक आपने यह प्रदर्शित नहीं किया कि आप उनके बारे में परवाह करते हैं। जैसा कि आप अपनी प्रस्तुति की योजना बनाते हैं, पूछें कि आपके अपेक्षित दर्शकों की चुनौतियाँ और ज़रूरतें क्या हैं? आपके विषय के बारे में उनके दिमाग में तीन से चार मुख्य प्रश्न या मुद्दे क्या हैं?

यदि आप नहीं जानते हैं, तो कुछ लोगों से पूछें जो आपकी प्रस्तुति में भाग लेंगे, विभाग के प्रबंधक से पूछें, या, यदि कोई जानकारी उपलब्ध नहीं है, तो अपना सर्वश्रेष्ठ अनुमान लगाएं।

फिर अपने दर्शकों को उनकी पहचान की चिंताओं को याद दिलाकर अपनी प्रस्तुति शुरू करें। कहते हैं, "मुझे पता है कि आप में से कई लोग हमारे लाभ विकल्पों के बारे में सोच रहे हैं, या" मुझे लगता है कि ये तीन चीजें हैं जो आप वास्तव में इस कार्यशाला से बाहर निकलना चाहते हैं।"

जब आप पहले अपने दर्शकों और उनकी समस्याओं और जरूरतों के बारे में बात करते हैं, जिसे आप अपनी बात में संबोधित करेंगे, तो आप प्रदर्शित करते हैं कि आप उनकी परवाह करते हैं। जिससे लोग सुनना चाहते हैं।

अपने दर्शकों के लिए अपने मुख्य बिंदुओं को मैप करें

अधिकांश मानव संसाधन प्रस्तुतियाँ एक सूचना डंप की तरह महसूस करती हैं, न कि मुख्य बिंदुओं के एक सेट के साथ एक स्पष्ट कहानी। एचआर पेशेवर आमतौर पर किसी अन्य आवश्यक विषय के बारे में जानना चाहते हैं या अन्य लोगों की तुलना में बहुत अधिक जानते हैं।

लेखक चिप और डैन हीथ ने अपनी पुस्तक "मेड टू स्टिक" में इसे "ज्ञान का अभिशाप" कहा है। आखिरी बार जब आपको लगा कि कोई प्रस्तुति बहुत कम या बहुत कम जानकारी वाली है? शायद ही कभी अगर कभी।

जो लोग प्रस्तुतकर्ता के रूप में बाहर खड़े होते हैं, जिन्हें सुना जाता है और प्रभावित करते हैं, वे दर्शकों की समस्या को स्वीकार करके शुरू करते हैं जिन्हें वे हल करने में मदद कर रहे हैं। फिर, जैसे ही वे अपनी प्रस्तुति तैयार करते हैं, उन्हें जानने के लिए अच्छे से अलग होना चाहिए।

अपनी प्रस्तुति के दिल पर ध्यान केंद्रित करने के लिए जो भी तैयारी का समय हो, उसका आधा हिस्सा लें और आपके दर्शकों को यह जानने की जरूरत है कि उनकी क्या मदद होगी। "ज्ञान के अभिशाप" को तोड़ने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप और दर्शकों दोनों के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है।

अपनी प्रस्तुति को व्हाइटबोर्ड या कागज़ के टुकड़े पर मैप करें, या स्टिकी नोट्स के एक सेट का उपयोग करें। अंकों का क्रम सबसे अच्छा क्या है? क्या उन बिंदुओं के लिए एक आदेश है जो आपके दर्शकों के लिए अधिक समझ में आएगा? आपके अंक एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं? उन्हें स्पष्ट करें। यदि वे नहीं करते हैं, तो लोगों को बताएं, "यहाँ एक बिल्कुल अलग, महत्वपूर्ण विषय है।"

कहानियां बताएं और उदाहरणों का उपयोग करें आपका ऑडियंस रिलेटेड मिलेगा

एक ही बार में बहुत सी चीजें पेश करने की कोशिश करने के अलावा, सभी अक्सर एचआर प्रस्तुति ध्वनि सार और दैनिक जीवन और दर्शकों के काम से असंबंधित होती हैं। इसके बाद क्या होता है कि लोग बात करते हैं, बैठते हैं, यह मानते हैं कि यह उनके बारे में नहीं है, और कोई कार्रवाई न करें। यह प्रस्तुति को उनके समय और आपकी बर्बादी का कारण बनाता है।

उनसे संबंधित होने के लिए, उन्हें कार्रवाई करने में मदद करने के लिए, लोगों को कहानियों और उदाहरणों में आधारित विचारों की आवश्यकता है। कहानियों से संबंधित और उन्हें याद करने के लिए मानव दिमाग को तार दिया जाता है। इसलिए, कम उदाहरणों को कवर करें - बेहतर - कई उदाहरणों के साथ। और, जब भी संभव हो, काम पर अपने विभाग और उनके दिन-प्रतिदिन के अनुभव से उदाहरण बनाएं।

अपने द्वारा साझा किए जाने वाले विचार का उपयोग करने के तरीके के बारे में कहानियां बताएं मुआवजे की समस्या को कैसे सुलझाया जाए, कैसे फीडबैक दिया जाए, कैसे अपने विज़न प्लान के लिए साइन अप किया जाए, या नया संगठन कैसे पुराने से अलग है, कहानियों को बताएं। अपने विषय और उनके जीवन और हितों के बीच सेतु को स्पष्ट करें।

दिखाओ, बस अपना ऑडियंस मत बताओ

एक तस्वीर कई उदाहरणों में एक हजार शब्दों के लायक है। वीडियो प्रभावी संचार का आदर्श बन रहे हैं। सुलभ वीडियो उपकरणों के इस दिन में, बहुत अधिक पाठ का उपयोग करने वाले प्रस्तुतकर्ता अक्सर बहाने का उपयोग करते हैं। वे कहते हैं, "लेकिन मुझे बहुत विशिष्ट जानकारी का संचार करना होगा।" या, "यदि मैं इसे लिखता हूं तो मेरे दर्शक इस जटिल विचार को पचाने में बेहतर होंगे।" नहीं, आप नहीं करते हैं, और नहीं, वे नहीं जीत पाए हैं।

जब तक आपका लक्ष्य अपने दर्शकों को बोर करना, अलग करना और कम करना है, और सबसे खराब स्थिति में कोई प्रभाव नहीं पड़ता है, पाठ को काट दें। इसे फॉलो-अप ईमेल में भेजें, या Google डॉक में साझा करें। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले दृश्यों को कहानी का समर्थन करने की आवश्यकता है, न कि आपकी स्क्रिप्ट। एक बार जब आपके पास मुख्य बिंदुओं का स्पष्ट सेट और कहानियों और उदाहरणों द्वारा समर्थित एक अच्छा प्रवाह होता है, तभी आपको एक प्रस्तुति उपकरण लॉन्च करना चाहिए।

अन्यथा, आप अपनी स्लाइड्स के साथ अपने स्पीकर नोट्स के रूप में डबल ड्यूटी परोसते हैं। उस स्थिति में, आपको अपने दर्शकों के समय को बर्बाद करने के बजाय प्रस्तुति को ईमेल करना चाहिए।

अपने दर्शकों को जानने के द्वारा अनुकूलित और सुधार करें

एक बार जब आप एक अच्छी प्रस्तुति बना लेते हैं, जो आपके मुख्य संदेश का समर्थन करता है, तो आपके पास प्रत्येक दर्शकों के लिए इसे दर्जी करने की स्वतंत्रता है जो आप सेवा करते हैं। आप अपनी बात बना सकते हैं और फिर ज़ोर से पूछ सकते हैं, "तो आपको इस बारे में क्यों परवाह करनी चाहिए?" और अपने जवाब को दर्शकों के सामने पेश करें। आपकी मार्केटिंग टीम के सदस्य आपके विकास कर्मचारियों की जरूरतों से बहुत अलग हो सकते हैं।

ऐप्पल, ओरेकल, एसएपी, और टी-मोबाइल जैसे दर्जनों संगठनों के नेताओं के लिए प्रशिक्षण प्रदान करने और प्रस्तुतिकरण देने के वर्षों में, संदेशों के एक सरल सेट की शक्ति चमक गई है। जब संदेशों को सरल चित्रों द्वारा समर्थित किया गया था और एक केंद्रित प्रस्तुतकर्ता द्वारा वितरित किया गया था जो स्पष्ट बिंदु बना सकते हैं और उन्हें अपने दर्शकों के दैनिक जीवन से जोड़ सकते हैं, तो संचार हुआ। और, क्या यह प्रस्तुति बनाने की बात नहीं है?

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टोबी फिच फिच एसोसिएट्स में एक प्रबंध भागीदार है। उन्होंने पहले उद्यमी सहित प्रकाशनों में योगदान दिया है।