व्यावसायिक पत्र और ईमेल लेखन दिशानिर्देश

एक पेशेवर पत्र लिखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है - एक कागज पत्र या एक ईमेल के साथ? एक वास्तव में दूसरे से बेहतर नहीं है। कुछ मामलों में, यह ईमेल के माध्यम से संवाद करने के लिए समझ में आता है और कभी-कभी आपको एक पारंपरिक टाइप, मुद्रित और हस्ताक्षरित पत्र भेजने की आवश्यकता हो सकती है। जो भी आप चुनते हैं, सबसे अच्छा पेशेवर पत्र और ईमेल लेखन और प्रारूप दिशानिर्देशों का पालन करना महत्वपूर्ण है।

ईमेल त्वरित और आसान है, लेकिन कुछ ईमेल संदेश कभी नहीं खुलते हैं और, इस पर निर्भर करता है कि आप किसको लिख रहे हैं और क्यों लिख रहे हैं, आपको एक टाइप किए गए और हस्ताक्षरित पत्र को मेल करना होगा या इसे ऑनलाइन अपलोड करना भी पड़ सकता है।

आपके द्वारा चुना गया संदेश इस प्रकार पर निर्भर करता है कि आप किसके साथ संवाद कर रहे हैं, और आपके पत्राचार का उद्देश्य क्या है।

व्यावसायिक पत्र और ईमेल लेखन दिशानिर्देश

सभी अच्छी तरह से लिखे गए पत्रों में कई खंड शामिल हैं। प्रत्येक खंड और समग्र प्रारूप में आपके द्वारा शामिल की गई जानकारी इस बात पर निर्भर करती है कि आप एक टाइप किया हुआ पत्र भेज रहे हैं या एक ईमेल संदेश।

यह आवश्यक है कि आप एक पत्र के विभिन्न भागों को जानते हैं और प्रत्येक में क्या सूचीबद्ध होना चाहिए। आपको यह भी पता होना चाहिए कि टाइप किए गए और ईमेल संचार दोनों को कैसे संबोधित किया जाए। एक पत्र के विभिन्न भाग इस प्रकार हैं:

• संपर्क जानकारी
• अभिवादन (अभिवादन)
• पत्र का ढाँचा
• समापन
• हस्ताक्षर

संपर्क जानकारी

जिस तरह से आप अपनी संपर्क जानकारी शामिल करते हैं, वह आपके पत्र भेजने के तरीके के आधार पर भिन्न होगी। एक ईमेल संदेश में, आपकी संपर्क जानकारी संदेश के अंत में होगी, जबकि एक लिखित पत्र में, आपकी संपर्क जानकारी पृष्ठ के शीर्ष पर होती है। अपने संपर्क जानकारी अनुभाग में क्या शामिल करना है, टाइप किए गए अक्षरों और ईमेल दोनों के लिए नमूने।

अभिवादन

अभिवादन आपके पत्र का ग्रीटिंग सेक्शन है, जैसे "डियर मिस्टर पीटरसन," या "किससे यह चिंता हो सकती है।" यहाँ पत्र के नमस्कार उदाहरणों की एक सूची है जो पेशेवर पत्राचार के लिए अच्छी तरह से काम करते हैं।

पत्र का ढाँचा

आपके पत्र के मुख्य भाग में कई अनुच्छेद शामिल होंगे। पहले पैराग्राफ में एक परिचय और लेखन के लिए आपके कारण का एक संक्षिप्त विवरण शामिल होना चाहिए। दूसरे पैराग्राफ (और किसी भी निम्नलिखित पैराग्राफ) को लिखने के अपने कारणों के बारे में आगे बताना चाहिए। अंतिम पैराग्राफ को या तो पाठक से कार्रवाई का अनुरोध करना चाहिए, यदि आप किसी चीज का अनुरोध कर रहे हैं, या यह बताएं कि आप किस तरह का अनुसरण करेंगे। अपने पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करना सुनिश्चित करें। पाठक को यह जानना होगा कि आप क्या पूछ रहे हैं और वे आपकी मदद कैसे कर सकते हैं।

या, यदि आप सेवाएं या सहायता प्रदान कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप क्या प्रदान कर सकते हैं।

समापन

एक पत्र "सर्वश्रेष्ठ संबंध" या "ईमानदारी से" जैसे अल्पविराम के बाद एक शब्द के साथ बंद हो जाता है, यदि आप एक टाइप किया हुआ पत्र भेज रहे हैं तो आपका हस्ताक्षर। यदि आप एक ईमेल संदेश भेज रहे हैं, तो बस समापन के बाद अपना नाम लिखें। यहां पत्र समापन उदाहरणों की एक सूची दी गई है जो व्यापार और रोजगार से संबंधित पत्राचार के लिए उपयुक्त हैं।

हस्ताक्षर

आपके पत्र का अंतिम स्पर्श आपका हस्ताक्षर है, जो एक ईमेल संदेश में, आपकी संपर्क जानकारी शामिल करेगा। यहां एक पत्र पर हस्ताक्षर करने और हस्ताक्षर स्थापित करने और ईमेल करने का तरीका बताया गया है।

एक पत्र को कैसे संबोधित करें

जब तक आप उन्हें बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते, तब तक आप जो औपचारिक रूप से लिख रहे हैं, उसे संबोधित करना महत्वपूर्ण है। यदि आप कंपनी में संपर्क व्यक्ति नहीं रखते हैं, तो जेनेरिक जानकारी सहित किसी पत्र को संबोधित करने का तरीका यहां बताया गया है।

अपने पत्राचार का प्रारूपण

अब जब आपके पास अपने संदेश में शामिल करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी है, तो अक्षरों और ईमेल संदेशों के उपयोग के लिए मानक प्रारूप की समीक्षा करें।

पत्र लेखन दिशानिर्देश

अगला कदम आपके पत्र को चमकाना है। पैराग्राफ और पेज के ऊपर और नीचे के बीच भरपूर जगह होनी चाहिए। आप एक पठनीय, पेशेवर शैली और फ़ॉन्ट का आकार भी चुनना चाहते हैं। आप जो कहते हैं वह उस कारण पर निर्भर करेगा जो आप लिख रहे हैं, इसलिए अपनी व्यक्तिगत और व्यावसायिक स्थिति में फिट होने के लिए अपने पत्र को दर्जी करना सुनिश्चित करें। यहां विभिन्न प्रकार के अक्षरों को लिखने के लिए कदम गाइड द्वारा कदम उठाए गए हैं, जिनमें पेज मार्जिन, फोंट, रिक्ति और प्रत्येक के उदाहरण के साथ क्या शामिल करना है, इसका विवरण शामिल हैं:

• कैसे एक व्यापार पत्र लिखने के लिए
• आवरण पत्र कैसे लिखें
• जॉब एप्लीकेशन लेटर कैसे लिखें
• एक संदर्भ पत्र कैसे लिखें
• इस्तीफा पत्र कैसे लिखें
• थैंक यू लेटर कैसे लिखें
• लिंक्डइन संदेश और निमंत्रण दिशानिर्देश
• पेशेवर ईमेल संदेश दिशानिर्देश

उदाहरण और टेम्प्लेट

टेम्प्लेट का उपयोग करना आपके स्वयं के पत्र या ईमेल संदेश को शुरू करने का एक शानदार तरीका है क्योंकि आप मूल प्रारूप के साथ शुरू कर रहे हैं। बस पत्र के उपयुक्त भाग में अपनी जानकारी भरें।

उदाहरणों को देखना उपयोगी है, इसलिए भी, क्योंकि आपको अपने पत्राचार में क्या कहना है, इसके लिए विचार मिलेंगे।

• पत्र के नमूने:इन लिखित पत्र के नमूनों की समीक्षा करें, जिसमें व्यावसायिक पत्र, कवर पत्र, साक्षात्कार धन्यवाद पत्र, अनुवर्ती पत्र, नौकरी स्वीकृति और अस्वीकृति पत्र, त्याग पत्र, प्रशंसा पत्र, व्यावसायिक पत्र और अधिक पत्र नमूने और टेम्पलेट शामिल हैं।
• ईमेल संदेश के उदाहरण:इन ईमेल उदाहरणों में रोजगार, नौकरी की तलाश और व्यापार ईमेल संदेश उदाहरण, प्लस ईमेल टेम्पलेट, स्वरूपित संदेश उदाहरण और विषय पंक्ति, प्लस अभिवादन और हस्ताक्षर उदाहरण शामिल हैं।

प्रूफरीड और स्पेल चेक

अंत में, इससे पहले कि आप अपना पत्र छापें या अपलोड करें या अपना ईमेल संदेश, वर्तनी जाँच, व्याकरण जाँच, और इसे प्रूफरीड करें।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई त्रुटि नहीं है कि इसे ज़ोर से पढ़ें। आप केवल पढ़ने से चूक गए हैं।