अपने कागजी कार्रवाई को कैसे व्यवस्थित करें

आपके महत्वपूर्ण दस्तावेजों के बारे में सोचने के लिए एकमात्र समय ऐसा है जब आपको उनकी आवश्यकता होती है। और, अक्सर, आप उन्हें तब नहीं पाते जब आपको उनकी आवश्यकता होती है क्योंकि आपके पास अपने महत्वपूर्ण दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक संगठित और केंद्रीकृत प्रणाली नहीं होती है और / या आखिरी बार जब आपको उनकी आवश्यकता होती है, तो आपने इसे वापस समुद्र में फेंक दिया। अपने घर कार्यालय में कागजात को वापस रखने के बजाय जहां यह था।

शुरू करना

आपके पूरे घर में फैले आपके सभी महत्वपूर्ण कागजात के साथ, आप अपना बहुत समय और ऊर्जा बर्बाद करते हैं। आपको उनमें से कुछ को पूरी तरह से खोने का भी खतरा है। लेकिन कुछ सरल चरणों के साथ, आप इस सप्ताह के अंत में एक घंटे में अपने महत्वपूर्ण पेपर दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकते हैं!

आपको एक छोटे से दो-दराज फाइलिंग कैबिनेट या एक पोर्टेबल हैंगिंग फाइल बॉक्स, बहु-रंगीन हैंगिंग फाइलें (6 अलग-अलग रंग), मनीला थर्ड-कट टॉप-टैब फ़ोल्डर्स और एक अग्निरोधक सुरक्षित (वैकल्पिक) की आवश्यकता होगी। या आप एक बड़े बांधने की मशीन और टैब आवेषण खरीद सकते हैं। एक बार जब आप सामान प्राप्त कर लेते हैं, तो यहां छह चरण हैं जो आप अपने कागजी कार्रवाई को व्यवस्थित करने के लिए करेंगे।

अपने दस्तावेज़ इकट्ठा करें

इससे पहले कि आप अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकें, आपको उनका पता लगाना होगा। यह कभी-कभी किया गया की तुलना में आसान है।

दराज और अपने डेस्क या टेबल पर रखे कागजात में अपने घर के कार्यालय की जाँच करें। अपने किचन काउंटरटॉप्स के साथ-साथ किचन ड्रॉअर और बास्केट को बंद करते हुए कागज के ढेर की जाँच करें। अपने बेडरूम के ड्रेसर और नाइटस्टैंड को देखें (आप सुबह की भीड़ में उन्हें वहां छोड़ सकते थे और उनके बारे में भूल सकते थे)। अंतिम, लेकिन कम से कम, महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए अपने पर्स या अटैची की जांच करें जो आप गलती से अभी भी चारों ओर ले जा रहे हैं।

श्रेणीबद्ध करना

सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज निम्नलिखित छह श्रेणियों में से एक में आते हैं। अपने सभी एकत्रित किए गए दस्तावेजों को निम्नानुसार क्रमबद्ध करें:

1. घर और संपत्ति रिकॉर्ड - बंधक, संपत्ति कर्म, गृह सुधार परियोजनाएं और रसीदें, उपकरण नियमावली और वारंटी, संपत्ति कर जानकारी, गृह बीमा पॉलिसियां, और नियमावली
2. ऑटो रिकॉर्ड - शीर्षक, रखरखाव रिकॉर्ड, बीमा पॉलिसी और जानकारी, ऋण जानकारी और भुगतान रिकॉर्ड
3. स्वास्थ्य रिकॉर्ड्स - बीमा पॉलिसियाँ, स्वास्थ्य बीमा लाभ नियमावली, चिकित्सीय लाभ की व्याख्या, डॉक्टर बिल, पर्चे सूचियाँ, लचीले खर्च की जानकारी, चिकित्सा प्राप्तियाँ, चिकित्सा निर्देश, जीवन बीमा पॉलिसी

1. आर्थिक अभिलेख - बैंक स्टेटमेंट, टैक्स रिटर्न, टैक्स डिडक्शन रिकॉर्ड, निवेश रिकॉर्ड, लोन रिकॉर्ड, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट
2. इलेक्ट्रॉनिक्स रिकॉर्ड्स - सेल फोन अनुबंध और मैनुअल; कंप्यूटर, लैपटॉप और आईपैड के लिए बिक्री रसीदें और वारंटी; केबल और इंटरनेट योजना और बिल; वायरलेस रूटर बिक्री रसीद और मैनुअल
3. व्यक्तिगत रिकॉर्ड - जन्म प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, तलाक प्रमाण पत्र, हिरासत के कागजात, सामाजिक सुरक्षा जानकारी, टीकाकरण रिकॉर्ड, पासपोर्ट, सैन्य सेवा रिकॉर्ड, बपतिस्मा और पुष्टिकरण रिकॉर्ड, वसीयत, अंतिम संस्कार की योजना, और दफन स्थल की जानकारी। यदि आपके पास पालतू जानवर हैं, तो आप इस श्रेणी में उनके महत्वपूर्ण दस्तावेजों जैसे पशु चिकित्सा और वैक्सीन की जानकारी भी शामिल कर सकते हैं।

अपने महत्वपूर्ण दस्तावेज खोजें

आपके अधिकांश महत्वपूर्ण दस्तावेज नियमित फाइलिंग कैबिनेट या पोर्टेबल हैंगिंग फ़ाइल बॉक्स में संग्रहीत किए जा सकते हैं। कुछ हैं। हालाँकि, यह वास्तव में एक अग्निरोधक सुरक्षित या ऑफसाइट स्टोरेज विकल्प जैसे कि एक सुरक्षा जमा बॉक्स में संग्रहीत किया जाना चाहिए।

महत्वपूर्ण दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें प्रतिस्थापित करना बहुत कठिन या बहुत समय लेने वाला होगा। उनमें संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी हो सकती है, जिसे तोड़ने या लूटने की स्थिति में समझौता किया जा सकता है। घटना में, आपके घर को आग या बाढ़ से नष्ट कर दिया गया था आप चाहते हैं कि ये महत्वपूर्ण दस्तावेज बरकरार रहें।

ज्यादातर लोगों के लिए, निम्नलिखित दस्तावेजों को महत्वपूर्ण माना जाएगा: सामाजिक सुरक्षा जानकारी, जन्म प्रमाण पत्र, आपके एजेंट की संपर्क जानकारी, वसीयत, संपत्ति के काम, कार के शीर्षक, आपके पासपोर्ट और किसी भी अनुबंध या समझौते के साथ बीमा नीतियां जो आपके मूल हस्ताक्षर की आवश्यकता होती हैं।

अपने फायरप्रूफ सुरक्षित या ऑफसाइट स्टोरेज विकल्प में आपके द्वारा रखे गए सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों की एक मास्टर सूची बनाएं।

आपका बटुआ डुप्लीकेट

हम में से अधिकांश लोग हर दिन अपनी जेब में महत्वपूर्ण जानकारी रखते हैं। क्या आप अपने बटुए में सब कुछ जानते हैं? यदि आपका बटुआ खो गया या चोरी हो गया तो आप क्या करेंगे?

अपने ड्राइवर के लाइसेंस, डोनर कार्ड, हेल्थ इंश्योरेंस कार्ड (ओं), सदस्यता कार्ड जैसे जिम ग्रोसरी स्टोर लॉयल्टी कार्ड, वेयरहाउस क्लब, और, सबसे महत्वपूर्ण बात, सभी क्रेडिट और डेबिट कार्ड (कॉपी फ्रंट और बैक) की प्रतियां बनाएं। इन कॉपियों को अपने अन्य महत्वपूर्ण कागज दस्तावेजों के साथ रखें:

स्टेप फाइव: एक साधारण फाइलिंग सिस्टम बनाएं

फाइलिंग सिस्टम जितना सरल होगा, उतनी ही संभवत: आप इसका उपयोग सुसंगत आधार पर करेंगे। प्रत्येक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ की श्रेणी लें और उसे एक हैंगिंग फ़ाइल का रंग निर्दिष्ट करें:

• घर और संपत्ति रिकॉर्ड
• ऑटो रिकॉर्ड
• स्वास्थ्य रिकॉर्ड्स
• आर्थिक अभिलेख
• इलेक्ट्रॉनिक्स रिकॉर्ड्स
• व्यक्तिगत रिकॉर्ड

प्रत्येक श्रेणी में आपके पास मौजूद दस्तावेज़ों की संख्या के लिए अपने फाइलिंग सिस्टम में उचित संख्या में हैंगिंग फाइल जोड़ें।

मनीला फ़ोल्डर का उपयोग करें और प्रत्येक श्रेणी के भीतर प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं। फ़ोल्डरों को उपयुक्त रंगीन हैंगिंग फ़ाइल सेक्शन में रखें।

यदि आपने एक बड़ी तीन-अंगूठी बांधने की मशीन और टैब आवेषण खरीदा है, तो उपरोक्त रिकॉर्ड नामों के साथ टैब को लेबल करें, पेपर होल सभी दस्तावेजों को छिद्रित करें और उन्हें व्यवस्थित करें। यदि कागज को पेपर छेद नहीं होना चाहिए, तो पेपर होल एक फ़ोल्डर को पंच करता है और दस्तावेज़ को फ़ोल्डर में डाल देता है।

अब, अगर कागजी कार्रवाई सिर्फ आपकी चीज नहीं है, तो यह आपके लिए एक मुक्त क्षण हो सकता है। आप इन सभी दस्तावेज़ों को स्कैन कर सकते हैं, उन्हें एक हार्ड ड्राइव में सहेज सकते हैं, और फिर यह सब काट दिया। लेकिन अपने स्वयं के विवेक का उपयोग करें क्योंकि कुछ कागजी कार्रवाई बेहतर बची हुई है। अपने सर्वोत्तम निर्णय का उपयोग करें।

चल रही रखरखाव

अब जब आपके महत्वपूर्ण कागजात व्यवस्थित हो गए हैं तो उन्हें व्यवस्थित रखें। प्रत्येक महीने जब आप अपने बिलों का भुगतान करते हैं, तो अपने फाइलिंग सिस्टम के उपयुक्त अनुभाग में कोई नया दस्तावेज़ दर्ज करें। इसी समय, उस महीने के दौरान आपके द्वारा निकाले गए किसी भी दस्तावेज़ को देखें जो अभी भी फाइलिंग सिस्टम से बाहर हो सकता है। उन्हें फिर से दाखिल करें। वर्ष में कम से कम दो बार, अपने फाइलिंग सिस्टम में दस्तावेजों की समीक्षा करके देखें कि क्या किसी को शुद्ध किया जा सकता है। पालन ​​करने का एक अच्छा समय वर्ष के पहले और प्रत्येक स्कूल वर्ष के अंत में है।

थोड़े प्रयास से, आप अपने महत्वपूर्ण कागजी दस्तावेजों को व्यवस्थित करके दीर्घकालिक लाभ प्राप्त कर सकते हैं।

एलिजाबेथ मैक्ग्रा द्वारा संपादित।