सामान्य रिसेप्शनिस्ट साक्षात्कार प्रश्न और सर्वश्रेष्ठ उत्तर

कई संगठनों में, रिसेप्शनिस्ट कंपनी का चेहरा हैं। प्रत्येक नया ग्राहक, नौकरी आवेदक, कर्मचारी, या तृतीय-पक्ष विक्रेता एक रिसेप्शनिस्ट के साथ पास या चेक करेगा, इसलिए नियोक्ता किसी ऐसे व्यक्ति को खोजने के लिए उत्सुक हैं जो जिम्मेदार, मित्रवत और शांत होगा।

रिसेप्शनिस्ट साक्षात्कार में पूछे गए 10 विशिष्ट प्रश्न

यहां आपको अपने साक्षात्कार के दौरान रिसेप्शनिस्ट, नमूना उत्तर और क्या कहना है के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न मिलेंगे।

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अब देखें: 4 आम रिसेप्शनिस्ट साक्षात्कार के सवालों के जवाब कैसे दें

1. तेज़-तर्रार काम के माहौल में बने रहने के लिए आप क्या करते हैं?

वे क्या जानना चाहते हैं: आपका साक्षात्कारकर्ता यह सुनिश्चित करना चाहता है कि आप रख सकते हैं। आप यह कैसे करते हैं यह संभावना अप्रासंगिक है, लेकिन आपके पास एक स्पष्ट और आश्वस्त जवाब तैयार होना चाहिए.

मेरे द्वारा किया गया नंबर एक चीज शांत है, क्योंकि एक उन्मत्त, तनावपूर्ण रवैया सहायक नहीं है और किसी भी कर्मचारी या ग्राहकों के सामने अच्छा नहीं है। मैं कार्यों को करने की कोशिश करता हूं, ताकि मैं हमेशा सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर काम करूं। आमतौर पर, यह कुछ भी है जिसमें कंपनी का एक ग्राहक शामिल होता है। साथ ही, मुझे उन सभी चीज़ों की एक सूची जारी रखनी होगी जो मुझे करने की ज़रूरत है, ताकि मैं किसी महत्वपूर्ण ज़िम्मेदारियों की उपेक्षा न करूँ।

2. आप अपने दैनिक कार्यक्रम को कैसे व्यवस्थित रखते हैं?

वे क्या जानना चाहते हैं: आप अपने दिन को कैसे व्यवस्थित करते हैं यह वास्तव में बात नहीं है। बिंदु यह प्रदर्शित करना है कि आप अच्छी तरह से संगठित हैं और एक सक्षम और समय पर अपने सभी कर्तव्यों को पूरा करेंगे।

मैं हर दिन हर उस चीज की सूची बनाकर शुरू करता हूं, जिसे मुझे पूरा करना है। मैं किसी भी मीटिंग या अपॉइंटमेंट के लिए अपने कैलेंडर की जांच करता हूं, इसलिए मैं उनके बारे में जागरूक हो सकता हूं, और यदि आवश्यक हो तो फ्रंट डेस्क पर कवरेज प्राप्त कर सकता हूं। मेरी नौकरी में, संचार की कुंजी है, इसलिए मैं लगातार फोन का जवाब दे रहा हूं और नए अनुरोधों के लिए अपने ईमेल की जांच कर रहा हूं, फिर उसी के अनुसार फॉलो-अप कार्यों के साथ मेरी टू-डू सूची को अपडेट कर रहा हूं।

3. किसी ग्राहक की किसी संगठन की पहली छाप में रिसेप्शनिस्ट की क्या भूमिका होती है?

वे क्या जानना चाहते हैं: आपके साक्षात्कारकर्ता को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप जिस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसे आप समझ सकते हैं, लेकिन यह प्रश्न सांस्कृतिक भी हो सकता है, जो आपके कार्य के दर्शन को छू सकता है।

एक रिसेप्शनिस्ट ग्राहकों पर एक सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। चूंकि मैं उन पहले लोगों में से एक हूं जिन्हें ग्राहक देखते हैं, एक निराशाजनक या खराब बातचीत वास्तव में कंपनी पर उनके विचार या उनके समग्र अनुभव पर खट्टा कर सकती है। मेरे लिए, यह समान है जब मेजबान आपको एक रेस्तरां में स्वागत करता है। यदि वे उन्मत्त लगते हैं या अशिष्टता से कार्य करते हैं, तो यह बाद में महसूस कर सकता है कि आपका भोजन स्वादिष्ट नहीं है। इसलिए मैं हमेशा अपने चेहरे पर मुस्कान के साथ लोगों का अभिवादन करना सुनिश्चित करता हूं और सुनिश्चित करता हूं कि सभी ग्राहक ऐसा महसूस करें कि उन्हें मेरा पूरा ध्यान मिल गया है।

4. मुझे उस समय के बारे में बताएं, जब आपको किसी गुस्से वाले ग्राहक या मेहमान के साथ फोन पर या व्यक्तिगत रूप से पेश आना था। आपने स्थिति को कैसे संभाला?

वे क्या जानना चाहते हैं: यह उन कई सवालों में से एक है जिनसे आपको यह पूछा जा सकता है कि आप तनावपूर्ण और कठिन परिस्थितियों को कैसे संभालते हैं। आपसे यह भी पूछा जा सकता है कि आपने आपराधिक या अनैतिक गतिविधि पर कैसे प्रतिक्रिया दी। ईमानदार हो। अतिरंजना मत करो और अपने आप को कम मत बेचो।

एक डॉक्टर के कार्यालय के रिसेप्शनिस्ट के रूप में, मैं अक्सर फोन पर निराश रोगियों से निपटता हूं। एक बार, एक महिला इतनी उग्र थी कि बिलिंग विभाग ने उसे उसी दिन वापस नहीं बुलाया था, कि उसने फोन पर मुझे चिल्लाना शुरू कर दिया था। यह अप्रिय था! इन स्थितियों में मैं जो करने की कोशिश करता हूं वह यह सोचता है कि व्यक्ति को इस तरह से व्यवहार करने के लिए कैसा महसूस होना चाहिए। उसके चिल्लाने के एक मिनट के बाद, मैंने कहा, "आपको वास्तव में निराश होना चाहिए। क्या आप मुझे बता सकते हैं कि क्या चल रहा है?" इससे बातचीत को धीमा करने और उसकी मात्रा कम करने में मदद मिली। उसने पूरी स्थिति बताई, और मैंने उसे आश्वस्त किया कि हमारा बिलिंग व्यक्ति दिन के लिए बाहर था और संपर्क में रहेगा। मैंने उसे यह भी बताया कि मैं बिलिंग व्यक्ति की मेज पर एक नोट रखूंगा, जिससे वह महिला को अपने पहले काम के रूप में वापस बुला सके। कॉल के अंत तक, वह बहुत शांत थी, और अपने पहले कठोर शब्दों के लिए माफी मांगी।

5. क्या आप ओवरटाइम काम करने के लिए तैयार हैं?

वे क्या जानना चाहते हैं: यदि आप ओवरटाइम काम करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो ऐसा कहें। यदि आप ओवरटाइम काम करने के लिए तैयार हैं, लेकिन केवल कुछ सीमाओं के भीतर, तो ऐसा ही कहें। हां, ऐसी कंपनियां हैं जहां ओवरटाइम काम नहीं करने से आपको काम करना पड़ेगा। लेकिन एक ऐसी प्रतिबद्धता बनाना जो आप नहीं रख सकते, या अपने आप को ऐसी स्थिति में नहीं रख सकते जहाँ आपको अपनी नौकरी के लिए अपने परिवार या अपने परिवार का त्याग करना पड़े, यह एक स्वीकार्य विकल्प नहीं है। आपको ऐसी नौकरी चाहिए जो आपकी उपलब्धता से मेल खाती हो।

मैं महीने में कई बार ओवरटाइम करने में सहज हूं, इसलिए जब तक मेरे पास एक दिन का नोटिस है। हेड-अप होने से मुझे अपनी योजनाओं को पुनर्व्यवस्थित करना आसान हो जाता है। एक चुटकी में, मैं एक ही दिन ओवरटाइम भी कर सकता हूं, लेकिन मैं वास्तव में एक दिन का नोटिस देना पसंद करूंगा।

6. आपके पिछले कार्यालय में कितने कर्मचारी काम करते थे?

वे क्या जानना चाहते हैं: साक्षात्कारकर्ता यह जानना चाहता है कि आपने किस प्रकार के वातावरण में काम किया है, आप जिस कंपनी के साथ साक्षात्कार कर रहे हैं, उसकी तुलना कैसे करते हैं, और क्या आप छोटे और / या बड़े कार्यस्थलों में काम करने में सहज हैं।

मेरे पिछले कार्यालय में, पाँच कर्मचारी थे। यह काफी छोटा है कि हम एक परिवार की तरह महसूस करने लगे। आप जानते हैं, सभी जानते थे कि बिलिंग विभाग में मार्था को जटिल प्रश्न पूछने से पहले दो कप कॉफी की आवश्यकता थी। हालांकि, इससे पहले, मेरा कार्यालय काफी बड़ा था- 60 कर्मचारी। मैं दोनों वातावरणों में सहज महसूस करता था, हालांकि बड़े कार्यालय में पहला महीना थोड़ा चुनौतीपूर्ण था क्योंकि मुझे यह पता लगाना था कि किसने क्या किया और बहुत सारे विकल्पों के साथ कॉल को निर्देशित किया।

7. एक प्रशासनिक सहायक, सचिव या रिसेप्शनिस्ट के रूप में अपने पिछले कर्तव्यों का वर्णन करें।

वे क्या जानना चाहते हैं: साक्षात्कारकर्ता उन जिम्मेदारियों पर जाना चाहता है जिन्हें आपने अपने फिर से शुरू पर सूचीबद्ध किया था, और पुष्टि करें कि वे उस स्थिति के साथ फिट हैं जो पेश की जा रही है। यह आपके कार्य अनुभव पर प्रकाश डाला गया बिंदुओं पर विस्तार करने का एक अच्छा अवसर है।

ABC Financials में रिसेप्शनिस्ट के रूप में, मैं ग्राहकों के लिए पहला व्यक्ति था। मैंने सामान्य फोन लाइन का जवाब दिया, साथ ही कंपनी के पांच वीपी के लिए फोन का जवाब दिया। मैं पैकेज प्राप्त करने और मेल, ग्रीटिंग और एस्कॉर्टिंग करने वाले ग्राहकों और विक्रेताओं को कमरे मिलने, और कंपनी की सामान्य जानकारी ईमेल पते के साथ रखने के लिए भी प्रभारी था। मेरे पास बहुत सारी प्रशासनिक जिम्मेदारियां थीं: मैंने उन वीपी के कैलेंडर को प्रबंधित किया, उनकी व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था की, और घटनाओं में वितरित करने के लिए PowerPoint प्रस्तुतियों और अन्य सामग्रियों को बनाने और परिष्कृत करने में मदद की।

8. आप कॉल, क्लाइंट, डिलीवरी और अन्य मुद्दों को कैसे प्राथमिकता देते हैं जिन्हें तुरंत संबोधित किया जाना चाहिए?

वे क्या जानना चाहते हैं: साक्षात्कारकर्तायह जानना चाहता है कि आप मल्टीटास्किंग, आयोजन के समय और कार्यों को प्राथमिकता देने में कितने अच्छे हैं। यह इस बात को इंगित करने का एक अच्छा अवसर है कि आपने कई प्राथमिकताओं का कैसे सामना किया और समझाएं कि आपने उन सभी को कैसे संभाला।

जब कार्यालय व्यस्त हो, तो मल्टीटास्किंग आवश्यक है। जब भी यह असभ्य नहीं होता है, मैं उसी समय कुछ कार्य करने की कोशिश करता हूं। उदाहरण के लिए, मैं डिलीवरी व्यक्ति से पैकेज के लिए हस्ताक्षर करते समय आसानी से एक फोन कॉल का जवाब दे सकता हूं। जब मल्टीटास्किंग संभव नहीं है, तो मैंने अपना ध्यान ग्राहकों और ग्राहकों पर नंबर एक प्राथमिकता के रूप में लगाया। यदि आवश्यक हो, तो मैं पूछूंगा कि क्या वे मुझे पहले एक कार्य करने के लिए एक मिनट दे सकते हैं - और, यदि चीजें वास्तव में व्यस्त हैं, तो मैं मुझे कवरेज प्रदान करने के लिए एक साथी कर्मचारी में कॉल करने का प्रयास करता हूं।

9. आपके कंप्यूटर कौशल कितने मजबूत हैं?

वे क्या जानना चाहते हैं: साक्षात्कारकर्ता आपको यह पुष्टि करना चाहता है कि आपके पास कौन से कंप्यूटर कौशल हैं, क्या आपका कौशल स्तर कंपनी की अपेक्षाओं के अनुकूल है, और आप कौन से प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं। यदि संभव हो, तो यह शोध करना एक अच्छा विचार है कि साक्षात्कार से पहले कंपनी किन कार्यक्रमों का उपयोग कर रही है।

मेरे पास बहुत मजबूत कंप्यूटर कौशल है। Microsoft कार्यालय से परिचित होने के साथ-साथ, मैं अपनी अंतिम भूमिका में कंपनी की वेबसाइट पर भी अपडेट करता था, इसलिए मैं वर्डप्रेस का उपयोग करके भी सहज हूं। जब मैं एक नया कार्यक्रम या एप्लिकेशन का उपयोग करना शुरू करता हूं, तो मैं आमतौर पर पाता हूं कि मेरे अधिकांश सवालों का जवाब एक ऑनलाइन खोज के साथ दिया जा सकता है, हालांकि मैं सह-कार्यकर्ता से एक ट्यूटोरियल प्राप्त करने की सराहना करता हूं।

10. मुझे अपने ग्राहक सेवा अनुभव के बारे में बताएं।

वे क्या जानना चाहते हैं: साक्षात्कारकर्ता आपके ग्राहक सेवा के अनुभव का अवलोकन चाहता है - कितने साल, विशिष्ट उदाहरण और समस्याओं को हल करने के लिए आप कौन से कौशल का उपयोग कर रहे हैं।

मैं ग्राहक सेवा में तब से काम कर रहा हूं जब मैं किशोर था। मेरी पहली नौकरी एक किताबों की दुकान पर काम कर रही थी, जहाँ मैंने ग्राहकों को किताबें खोजने में मदद की और कभी-कभी नकदी रजिस्टर को कवर किया। कॉलेज के दौरान, मेरे पास एक अंशकालिक रिटेल जॉब था, इस बार, कपड़े बेच रहा था। फिर, निश्चित रूप से, एबीसी कंपनी में एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में, मैं भी ग्राहकों के साथ पेश आया, हालांकि इस भूमिका में, मैं सीधे कोई बिक्री नहीं कर रहा था। मैं ग्राहकों के साथ बातचीत करने और उनकी समस्याओं को हल करने में वास्तव में सहज महसूस करता हूं, चाहे वह उस पुस्तक को ढूंढ रहा हो जो वे देख रहे हैं या एक कार्यकारी के साथ बैठक का समय बदल रहे हैं।

रिसेप्शनिस्ट प्रश्नों के उत्तर देने के लिए टिप्स

सर्वश्रेष्ठ रिसेप्शनिस्ट विवरण-उन्मुख, संगठित और उत्कृष्ट संचारक हैं। इसलिए, उम्मीदवारों को ओपन-एंडेड इंटरव्यू प्रश्नों का उत्तर देने के लिए तैयार दिखाना चाहिए जो अनुभव का मूल्यांकन करेंगे, कार्यस्थल उपकरण, प्रक्रिया और कौशल सेट के साथ परिचित होंगे - जिसमें ग्राहक सेवा, मल्टीटास्किंग और त्वरित निर्णय कॉल करने की क्षमता शामिल है।

इस मामले में, साक्षात्कारकर्ता आवश्यक रूप से हां या कोई जवाब नहीं तलाश रहे हैं। इसके बजाय वे उम्मीदवारों से विशिष्ट उदाहरणों के साथ जवाब देने की उम्मीद कर रहे हैं जो बताते हैं कि उन्होंने पिछले कार्यस्थल की स्थितियों को कैसे संभाला, और कंपनी की प्राथमिकताओं, अपेक्षाओं, लक्ष्यों और चुनौतियों के बारे में सावधानीपूर्वक शोध प्रश्न पूछे।

कार्यस्थल में लगातार बढ़ती तकनीकी प्रगति के कारण, रिसेप्शनिस्ट के पास मजबूत तकनीकी कौशल भी होना चाहिए। एमएस ऑफिस और उद्योग-विशिष्ट सॉफ्टवेयर जैसे कंप्यूटर अनुप्रयोगों के अलावा आपको प्रिंटर, कॉपियर, स्कैनर और फैक्स मशीन (हां, अभी भी) जैसी फोन प्रणालियों और कार्यालय मशीनों का उपयोग करने का अनुभव होना चाहिए।

साक्षात्कारकर्ता से पूछने के लिए 7 प्रश्न

साक्षात्कारकर्ता आपसे प्रश्न पूछने की अपेक्षा करेंगे। यहां उन सवालों की एक सूची है जो आप अपने साक्षात्कार के अंत में या उसके दौरान पूछ सकते हैं:

1. क्या आप मुझे इस नौकरी के लिए दिन-प्रतिदिन की जिम्मेदारियों के बारे में बता सकते हैं?
2. आप ऐसे गुणों की तलाश कर रहे हैं जो आप उस व्यक्ति के लिए चाहते हैं जिसे आप कंपनी के लिए किराए पर लेना चाहते हैं?
3. इस नौकरी के लिए आपकी क्या उम्मीदें हैं, और आप सफलता कैसे मापते हैं?
4. अंतिम व्यक्ति जिसने इस काम को छोड़ दिया था, उसने क्यों किया?
5. इस स्थिति की रिपोर्ट कौन करता है?
6. कंपनी के साथ करियर में उन्नति के क्या अवसर हैं?
7. क्या कंपनी कर्मचारियों के लिए कोई प्रशिक्षण अवसर प्रदान करती है?

बेस्ट इंप्रेशन कैसे बनाएं

एक रिसेप्शनिस्ट की स्थिति को प्रवेश-स्तर माना जा सकता है, लेकिन यह कॉर्पोरेट सीढ़ी का पहला कदम भी हो सकता है। एक भावी नियोक्ता एक आत्मविश्वासी, आत्मविश्वासी व्यक्ति के लिए तैयार किया जाएगा। अक्सर आप पहले व्यक्ति होंगे जो उनके ग्राहक या मरीज पहली बार कार्यालय में चलते समय मिलेंगे।

सुनिश्चित करें कि आपका पहला इंप्रेशन सबसे अच्छा हो सकता है। यहाँ साक्षात्कार के लिए कैसे तैयार किया जाए। एक स्टैंडआउट रिज्यूमे के साथ, इंटरव्यू के समय उस हिस्से को ड्रेस करने के लिए समय निकालें। यदि आपको नौकरी मिलती है, तो आप फ्रंटलाइन व्यक्ति होने जा रहे हैं और नियोक्ता को आपकी पेशेवर छवि दिखाना महत्वपूर्ण है।

यदि आप अपने साक्षात्कार के लिए क्या पहनते हैं, इस बारे में निश्चित नहीं हैं, तो इन युक्तियों को देखें कि साक्षात्कार के लिए कैसे कपड़े पहने जाएं। यदि आपका फिर से शुरू और आपका पेशेवर पोशाक दोनों बिंदु पर हैं, और आप संभावित सवालों के जवाब देने के लिए तैयार हैं, तो आप उस स्थिति को प्राप्त करने में सफल होंगे, जिसके लिए आप साक्षात्कार कर रहे हैं।