आप एचआर कई सेवाओं को स्वचालित करने के लिए चैटबॉट का उपयोग कर सकते हैं

क्या आपके भविष्य में कोई चैटबॉट है? बिलकुल। एक चैटबोट, जो एक कंप्यूटर प्रोग्राम है जिसे एक मानव के साथ वार्तालाप को अनुकरण करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, विशेष रूप से इंटरनेट पर, निकट भविष्य में मार्केटिंग से लेकर ग्राहक सहायता तक लगभग हर व्यवसाय फ़ंक्शन को बदल देगा।

जिन क्षेत्रों में आप चैटबॉट्स के माध्यम से एक बड़ा परिवर्तन देखेंगे, वह मानव संसाधन है। चूंकि चैटबॉट एक आभासी सहायक है जो पाठ संदेश, वेबसाइट, एप्लिकेशन या त्वरित संदेशों के माध्यम से कर्मचारियों के साथ संवाद कर सकता है, चैटबॉट बदल रहे हैं कि अन्य उपयोगकर्ता कैसे काम करते हैं।

HR चैटबॉट का उपयोग करके अपनी सेवा वितरण मॉडल को बदल सकता है

कर्मचारियों के साथ संचार की एक स्वचालित प्रणाली का उपयोग करते हुए, एचआर टीमों को अपने समय पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त किया जाता है ताकि कैरियर प्रबंधन योजनाओं के विकास के रूप में ऐसे क्षेत्रों में अपने कर्मचारियों की अधिक परिष्कृत जरूरतों पर ध्यान केंद्रित किया जा सके।

मानव संसाधन टीमों के पास एक चुनौतीपूर्ण काम है, जिसमें परस्पर विरोधी उद्देश्य हैं। उन्हें कर्मचारियों को ध्यान केंद्रित करने और कड़ी मेहनत करने की आवश्यकता है जबकि उन्हें काम पर खुश और संतुष्ट रखना चाहिए। एचआर टीमों को अक्सर कर्मचारियों को सीधे रखने की क्षमता के बिना कर्मचारी प्रतिधारण और मंथन के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है।

एचआर को एक छोटी सी टीम के साथ काम करते हुए बड़े कर्मचारी आधार की नब्ज पर अपनी उंगली रखने की उम्मीद है। यही कारण है कि चैटबॉट लोड को हल्का करने में मदद कर सकते हैं। एचआर टीमों को पता चलता है कि उनकी ज़िम्मेदारियाँ बहुत बड़ी हैं और लक्ष्य चुनौतीपूर्ण हैं - उनके पास अपनी जिम्मेदारियों की व्यापक श्रेणी के साथ न्याय करने के लिए पर्याप्त समय और संसाधन नहीं हैं।

एचआर समय का अधिकांश हिस्सा नियमित प्रक्रियाओं और गतिविधियों के प्रबंधन में लगाया जाता है जो चैटबॉट इसके बजाय संभाल सकते हैं। इससे मानव संसाधन कर्मचारी उच्च प्राथमिकता वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकेंगे। टीमों के पास सीमित समय बचा है कि वे कर्मचारियों को संवेदनशील व्यक्तिगत मुद्दों से निपटने के लिए व्यक्तिगत ध्यान दें।

यह एचआर टीम के समय का एक बेहतर उपयोग है, जबकि चैटबॉट अधिक मानक, सरल कार्यों को संभालते हैं। यह एचआर टीम को कर्मचारियों के साथ सक्रिय रूप से जुड़ने, मार्गदर्शन करने और उन्हें अपने कैरियर पथ के माध्यम से परामर्श करने की क्षमता में सुधार करेगा।

चैटबॉट एचआर पेशेवरों को नाटकीय रूप से अपनी क्षमताओं को बढ़ाने में मदद कर सकते हैं। चैटबॉट एचआर टीमों को पर्याप्त जिम्मेदारियों में शीर्ष पर रहने में मदद कर सकते हैं और उनके पास असंभव लक्ष्यों को प्राप्त कर सकते हैं।

रूटीन एचआर प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए चैटबॉट्स का उपयोग करें

चैटबॉट नियमित प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं जो एचआर टीम के बहुत से समय लेते हैं। आप उम्मीदवारों, स्क्रीनिंग उम्मीदवारों की भर्ती और प्रबंधकों को काम पर रखने के लिए भर्ती करने, साक्षात्कारों को शेड्यूल करने और जीवन चक्र को प्रबंधित करने जैसी भर्ती गतिविधियों को काफी हद तक स्वचालित कर सकते हैं। वास्तव में, Gupshup प्लेटफॉर्म पर निर्मित RoboRecruiter नामक एक स्टार्टअप ने एंड-टू-एंड भर्ती प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए एक चैटबोट विकसित किया है, जिसमें अद्भुत परिणाम और उत्पादकता में सुधार है।

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और ओरिएंटेशन एक और क्षेत्र है जो स्वचालन के लिए परिपक्व है। नए कर्मचारी एचआर टीम के लिए बड़ी संख्या में प्रश्नों का जवाब देते हैं जिन्हें आप आसानी से स्वचालित कर सकते हैं। आप उपस्थिति ट्रैकिंग, लक्ष्य ट्रैकिंग, प्रदर्शन समीक्षा, कर्मचारी सर्वेक्षण और भुगतान किए गए अवकाश शेष को ट्रैक करने जैसी नियमित प्रक्रियाओं को भी स्वचालित रूप से स्वचालित कर सकते हैं।

क्विकवॉर्क नामक कंपनी ने चैटबॉट्स का निर्माण किया है जो कई उद्यमों के लिए मानव संसाधन और संबंधित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित कर रहे हैं। भले ही अधिकांश कंपनियां कई कार्यों को स्वचालित करने के लिए एक एचआर सिस्टम का उपयोग करती हैं, लेकिन चैटबॉट मौजूदा प्रणालियों को पहले से अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाते हैं, नाटकीय रूप से कर्मचारी उपयोग और अनुपालन बढ़ाते हैं।

चैटबॉट एचआर टीम्स कर्मचारियों के लिए सहायक बनते हैं

चैटबॉट एचआर को कर्मचारियों के लिए अधिक सुलभ बनाने में मदद करते हैं। चैटबॉट एचआर टीम को सामान्य प्रश्नों के त्वरित, सटीक जवाब देने की अनुमति देते हैं। आप मानव समीक्षा और प्रतिक्रिया के लिए अधिक जटिल प्रश्नों को स्वचालित रूप से बढ़ा सकते हैं। अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों को स्वचालित करने से एचआर टीमों को व्यक्तिगत रूप से अधिक जटिल प्रश्नों को संभालने के लिए मुक्त किया जाता है।

यह उन्हें संवेदनशील स्थितियों में जल्दी से प्रतिक्रिया करने और हस्तक्षेप करने में सक्षम बनाता है। यह परिवर्तन-प्रबंधन के चरणों के दौरान विशेष रूप से उपयोगी होता है जब व्यवसाय संगठन या रणनीति में बड़े बदलाव लाते हैं। ये परिवर्तन बहुत कम समय में बड़ी संख्या में कर्मचारी प्रश्नों को जन्म देते हैं, जो कि एचआर को समस्याओं को दूर करने के लिए जल्दी से संबोधित करना होता है।

मुख्यालय से दूर, दूरस्थ स्थानों के कर्मचारियों के लिए मानव संसाधन में वृद्धि की पहुंच विशेष रूप से मूल्यवान है, क्योंकि वे अपने मानव संसाधन टीमों के साथ गलियारे की बातचीत करने की क्षमता से वंचित हैं।

चैटबॉट एचआर टीमों को प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत, एक-पर-एक आधार पर उनकी व्यक्तिगत स्थिति और मुद्दों के साथ संलग्न करने में सक्षम बनाते हैं। एक चैटबॉट मानव सगाई के लिए वृद्धि की आवश्यकता वाले किसी भी मुद्दे का पता लगाने के लिए पूरे साल में प्रत्येक कर्मचारी के साथ नियमित, सक्रिय संपर्क बनाए रख सकता है।

प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण और भावना खनन जैसे उपकरण चैटबॉट्स को क्रोध, हताशा, डी-प्रेरणा, थकावट और संबंधित मुद्दों का पता लगाने में मदद कर सकते हैं। इन टिप्पणियों के आधार पर, चैटबॉट मानव सगाई के लिए मानव संसाधन पेशेवर में खींच सकते हैं।

Chatbots संगठन के भीतर या बाहर उपलब्ध अवकाश के समय, क्लबों और गतिविधियों या अन्य संसाधनों की सिफारिश कर सकते हैं। चैटबोट वैकल्पिक रूप से कर्मचारियों को अपने दैनिक व्यायाम दिनचर्या की सिफारिश और ट्रैकिंग करके शारीरिक रूप से सक्रिय और स्वस्थ बनने में मदद कर सकते हैं।

चैटबोट प्रत्येक कर्मचारी को पेशेवर मार्गदर्शन और सलाह प्रदान कर सकते हैं। प्रत्येक कर्मचारी के करियर ग्रोथ में निवेश एचआर टीमों और व्यावसायिक संगठनों के लिए शायद सबसे बड़ा आरओआई प्रयास है। चैटबॉट प्रत्येक व्यक्ति के लिए अनुकूलित शिक्षण और विकास योजनाएं विकसित कर सकते हैं। इसमें नरम और कठोर कौशल दोनों शामिल हो सकते हैं जो व्यावसायिक सफलता के लिए आवश्यक हैं।

चैटबॉट्स उपयुक्त विकासात्मक पाठ्यक्रमों की सिफारिश करके संगठन की संस्कृति को सुदृढ़ कर सकते हैं। चैटबॉट कर्मचारी कौशल का आकलन कर सकते हैं और उन पाठ्यक्रमों और मॉड्यूलों की सिफारिश कर सकते हैं जिन्हें कर्मचारी सदस्यता ले सकते हैं। चैटबॉट कर्मचारियों को संगठन के भीतर के संरक्षक से भी जोड़ सकते हैं।

कर्मचारी गोपनीयता से संबंधित मुद्दे

बेशक, गोपनीयता और गोपनीयता के आसपास महत्वपूर्ण मुद्दे हैं जो एक संगठन को संबोधित करना चाहिए। हालांकि, एचआर वार्तालाप, उनके स्वभाव से, संवेदनशील और व्यक्तिगत जानकारी को शामिल करते हैं। संगठन उपयोगकर्ताओं और संगठनों को उनके डेटा पर पर्याप्त नियंत्रण प्रदान करके इन मुद्दों को उपयुक्त रूप से संबोधित कर सकते हैं।

अनिवार्य रूप से, चैटबोट एक हमेशा-पर-अत्यधिक, अत्यधिक व्यक्तिगत साथी, पूर्ण मानव संसाधन प्रबंधक है। एचआर टीमें जो चैटबॉट को अपनाती हैं, वे खुद को कई असंभव कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने के करीब पाती हैं और परस्पर विरोधी लक्ष्यों को पूरा करती हैं जो उनके संगठन उन पर रखते हैं।

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बीरूद शेठ डेवलपर्स के लिए एक स्मार्ट मैसेजिंग प्लेटफॉर्म गुपशुप के सीईओ और संस्थापक हैं।