कैसे एक प्रभावी बैठक एजेंडा विकसित करने के लिए

एक बैठक का एजेंडा उन मदों की एक सूची है जो प्रतिभागियों को एक बैठक में पूरा करने की उम्मीद करते हैं। बैठक को अग्रिम रूप से 24 घंटे पहले वितरित किया जाना चाहिए, ताकि प्रतिभागियों को बैठक की तैयारी करने का अवसर मिले। अधिमानतः, यदि संभव हो तो बैठक से कई दिन पहले एजेंडा उपलब्ध होना चाहिए।

बैठक एजेंडा विकसित करना

सबसे पहले, यह पहचानें कि क्या बैठक की योजना बनाने में आपकी सहायता के लिए अन्य कर्मचारियों की आवश्यकता है। फिर, तय करें कि आप बैठक आयोजित करके क्या हासिल करना चाहते हैं, और अपनी बैठक के लिए उल्लेखनीय लक्ष्य स्थापित करें। आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य एक प्रभावी बैठक योजना के लिए रूपरेखा स्थापित करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपने अपनी बैठक के समय सीमा के भीतर यथोचित प्राप्त करने की योजना नहीं बनाई है।

जैसा कि स्टीफन कोवे ने "द 7 हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल" में कहा था, "अंत में ध्यान रखें।" आपका मीटिंग उद्देश्य मीटिंग फ़ोकस, मीटिंग एजेंडा और मीटिंग प्रतिभागियों को निर्धारित करेगा।

फिर, विचार करें कि प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए आपको कितना समय चाहिए। यदि मीटिंग एक घंटे तक चलना है और आपके पास पाँच एजेंडा आइटम हैं, जो आपको उस समय सीमा का एक सामान्य विचार देता है जिसके साथ आप काम कर रहे हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक एजेंडा आइटम को ठीक 12 मिनट होना चाहिए, लेकिन पांच संयुक्त स्पष्ट रूप से इससे अधिक समय नहीं दे सकते हैं।

बनाने के निर्णय

अपने समग्र लक्ष्य को निर्धारित करने के बाद, आपको या आपकी टीम को कुछ निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। बैठक के उद्देश्य या लक्ष्य के अलावा, अपने एजेंडे में शामिल करें:

• बैठक के लिए एक तिथि, समय और स्थान
• बैठक में प्रतिभागियों की जरूरत
• चर्चा के लिए आइटम
• आपके द्वारा समूह की अनुमानित समय की मात्रा को प्रत्येक आइटम पर चर्चा करने की आवश्यकता होगी
• बैठक के लिए पूर्व कार्य। इसमें किसी भी रीडिंग, डॉक्यूमेंटेशन, डेटा, मीटिंग से पहले की मीटिंग या किसी अन्य तैयारी को शामिल किया जाएगा जो आपकी वास्तविक मीटिंग को सफल बनाएगी। प्रासंगिक दस्तावेजों को बैठक के नोटिस और एजेंडे से जोड़ा जाना चाहिए, जब आप उन्हें आमंत्रित प्रतिभागियों को वितरित करते हैं।

प्रतिभागियों की पहचान करना

एक बार जब आपने तय कर लिया कि आपके लक्ष्य को पूरा करने के लिए एक बैठक आवश्यक है, तो आपको प्रतिभागियों की एक सूची विकसित करने की आवश्यकता है। प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक बैठक में भाग नहीं ले सकता है या नहीं होना चाहिए, लेकिन सही प्रतिभागियों को आमंत्रित करने से आपकी सफलता की संभावना बढ़ जाएगी। अपने प्रतिभागियों से अपने आप से कुछ सवाल पूछें:

• समूह द्वारा विकसित समाधान का मालिक कौन होना चाहिए?
• समूह जिस प्रक्रिया पर चर्चा कर रहा है, उसका मालिक कौन है?
• आपके द्वारा वितरित की जाने वाली जानकारी को जानने की आवश्यकता है?
• निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने के लिए कौन डेटा और तथ्य प्रदान कर सकता है?
• समूह के साथ साझा करने का अनुभव या विशेषज्ञता किसके पास है?
• किसी भी समाधान या कार्यों के कार्यान्वयन का समर्थन किसे करना चाहिए?
• बैठक के परिणाम को पूरा करने के लिए कौन अनुमति या संसाधन प्रदान करना चाहिए?
• कौन किसी भी समाधान या दिशा के कार्यान्वयन का विरोध कर सकता है?

नियमित रूप से अनुसूचित बैठक

प्रत्येक बैठक को एक कस्टम विकसित एजेंडे की आवश्यकता नहीं होती है। अधिकांश कर्मचारियों की उनके विभागों या कार्यसमूहों के लिए नियमित रूप से बैठकें होती हैं। आपके पास टीम और परियोजनाएं भी हैं जिनमें आप भाग लेते हैं।

एक चल रही परियोजना को हर बैठक के लिए एक नए विकसित एजेंडे की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन आपकी बैठक में एक मानक दृष्टिकोण अपनाकर आपकी टीम की अच्छी सेवा की जाएगी।

नियमित रूप से निर्धारित कर्मचारी बैठक को तीन खंडों में विभाजित किया गया है, जिसके लिए प्रत्येक के पास मानक एजेंडा आइटम हैं:

1. सूचनात्मक वस्तुएँ: कोई भी एजेंडा आइटम लिखें जो हर बैठक के लिए सूचनात्मक हो। उदाहरण के लिए, प्रबंधक वरिष्ठ प्रबंधन मीटिंग के परिणामों पर समूह को अपडेट करता है।
2. कार्रवाई आइटम: एजेंडा पर कोई भी आइटम जिसे आप उम्मीद करते हैं कि समूह हर नियमित रूप से निर्धारित बैठक में समीक्षा करना चाहेगा। उदाहरण के लिए, समय अवधि के लिए बजट का प्रदर्शन और लागत बचत की पहचान और निरंतर सुधार से समूह की योजनाएं प्राप्त होती हैं।
3. आगे की योजना बनाना: एजेंडा में कोई भी आइटम जिसे समूह योजना बनाना चाहता है या पहले से तैयार करना चाहता है। उदाहरण के लिए, अगले महीने के लिए अल्पकालिक लक्ष्य या आगामी असाइनमेंट पर सहकर्मी सहायता की आवश्यकता।

यदि आप अपने बैठक के एजेंडे को विकसित करते समय इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आप इस संभावना को बढ़ाते हैं कि आपकी बैठक अधिक उत्पादक होगी।

क्या शामिल करें

नियमित रूप से निर्धारित बैठक के लिए एक एजेंडा कुछ बुनियादी वस्तुओं को शामिल करके आपके द्वारा खोजे जाने वाले परिणामों का उत्पादन करने में मदद कर सकता है:

• वार्म-अप और शुभकामनाएं। एक संक्षिप्त आइस ब्रेकर पर निर्भर करें कि समूह कितनी बार मिलता है।
• मीटिंग के उद्देश्य, कार्यसूची और अपेक्षित परिणाम और उत्पाद की समीक्षा करें।
• समीक्षा करें, सही (यदि आवश्यक हो), और पूर्व बैठक के मिनटों को अनुमोदित करें।
• टीम को आवश्यक विभागीय और कंपनी की जानकारी प्रदान करें।
• एक्शन आइटम, एक्शन प्लान और कमिटमेंट पर प्रगति की समीक्षा करें। लक्ष्यों पर समूह की प्रगति की समीक्षा करें।
• इस बैठक के एजेंडा आइटम के बारे में चर्चा करें और निर्णय लें।
• अगले चरणों को पहचानें।

• अगली बैठक के उद्देश्य, परिणाम और एजेंडे की पहचान करें।
• बैठक के अंत में, नोट लेने वाले को बैठक के दौरान लोगों द्वारा की गई प्रतिबद्धताओं की समीक्षा करनी चाहिए।
• समूह में नहीं लोगों से आवश्यक किसी भी सहायता की पहचान करें और प्रतिभागियों को संपर्क बनाने के लिए असाइन करें।
• निर्धारित करें कि बैठक के बाहर प्रतिभागियों को यह जानने की जरूरत है कि आप क्या करेंगे और यह कैसे तय करेंगे।
• बैठक के 24 घंटे के भीतर या तुरंत नोट लेने वाले को इलेक्ट्रॉनिक रूप से ले जाने पर मिनट वितरित करें।