जानिए कैसे, क्यों, और कब बनेगा कर्मचारी का प्रदर्शन

मानव संसाधन और रोजगार की दुनिया में, किसी कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण आपके कर्मचारियों को अनुशासन, समाप्त करने या निष्पक्ष रूप से बढ़ावा देने, इनाम देने और पहचानने की क्षमता को बना या बिगाड़ सकता है।

प्रलेखन प्रबंधकों और मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए आवश्यक है क्योंकि आपको अपने कर्मचारियों के रोजगार इतिहास में सभी घटनाओं को दर्ज करने के लिए एक गंभीर प्रयास करने की आवश्यकता है - प्रदर्शन की सकारात्मक और नकारात्मक दोनों घटनाएं।

यहां सब कुछ है प्रबंधकों और मानव संसाधन कर्मचारियों को कर्मचारी के प्रदर्शन को ध्यान से दस्तावेज करने की आवश्यकता है।

क्यों आप कर्मचारी के प्रदर्शन का दस्तावेज होना चाहिए

• दस्तावेज़ीकरण सबूत देता है कि प्रदर्शन के मुद्दों पर कर्मचारी के साथ समय पर और संक्षिप्त रूप से चर्चा की गई थी।
• दस्तावेज़ समय के साथ प्रदर्शन में सुधार करने के लिए कर्मचारी के सुधार या विफलता का इतिहास प्रदान करता है। यह कालानुक्रमिक और कर्मचारी के कार्यों, प्रबंधक के कार्यों और उनके होने वाले घटनाओं का सटीक विवरण है।
• दस्तावेज़ीकरण सबूत प्रदान करता है जो किसी कर्मचारी के साथ अनुशासन या समाप्ति जैसी प्रतिकूल कार्रवाई करने के लिए प्रबंधन के फैसले का समर्थन करता है।
• दस्तावेज़ीकरण इस बात का प्रमाण देता है कि एक कर्मचारी अन्य कर्मचारियों के लिए उपलब्ध पदोन्नति या अवसर के योग्य है, जो पात्र भी हैं।

• डॉक्यूमेंटेशन से वेतन वृद्धि, घटने या किसी कर्मचारी द्वारा कोई वृद्धि न करने के औचित्य का प्रमाण मिलता है।
• मुकदमे की स्थिति में, पूर्ण और पूर्ण प्रलेखन एक नियोक्ता के हितों की रक्षा करता है। प्रलेखन एक असफल कर्मचारी को समाप्त करने में प्रबंधन के कार्यों का समर्थन कर सकता है। यह भी साबित हो सकता है कि कर्मचारी को उन कारणों के लिए समाप्त किया गया था जो कि कानूनी रूप से दूसरों के विपरीत हैं जैसे कि अवैध भेदभाव।

क्या दस्तावेज

प्रबंधकों को कर्मचारी के प्रदर्शन, सकारात्मक योगदान और प्रदर्शन विफलताओं दोनों को दस्तावेज करने की आवश्यकता होती है। उन्हें बैठक में या बातचीत के दौरान कर्मचारी ने क्या किया और कहा और प्रबंधक ने क्या किया और कहा, इसके बारे में दस्तावेज की आवश्यकता है।

आपको बातचीत के दौरान किए गए किसी भी समझौते, लक्ष्यों को निर्धारित करने, अपेक्षित सुधार और अपेक्षित सुधार और सुधार के लिए समयरेखा पर दस्तावेज़ करने की आवश्यकता है। प्रलेखन में प्रतिबद्धताएं भी होनी चाहिए जो प्रबंधक कर्मचारी की सहायता के लिए बनाता है।

कैसे करें दस्तावेज

कर्मचारी के साथ बैठक या बातचीत के दौरान प्रलेखन तुरंत या उसके बाद लिखा जाना चाहिए। किसी भी समय आपको उस दिन की बातचीत को लिखने से नहीं चूकना चाहिए जब वास्तव में ऐसा हुआ हो। बाद में इंतजार करना प्रलेखन की गुणवत्ता को प्रभावित करता है क्योंकि यह स्मृति पर आधारित है।

सबसे खराब गलतियों में से एक है प्रबंधकों का मानना ​​है कि वे आवश्यकतानुसार एक कर्मचारी परामर्श इतिहास का पुनर्निर्माण कर सकते हैं। कोई भी HR व्यक्ति जिसके पास सभ्य, समय पर प्रलेखन का कोई अनुभव नहीं है, उसे कभी भी एक रिकॉर्ड किए गए रिकॉर्ड से मूर्ख बनाया जाता है। स्मृति से पुनर्निर्माण करने वाले प्रबंधक अपनी कंपनी के लिए अनावश्यक और अस्वीकार्य जोखिम लाते हैं क्योंकि एक बनाया गया इतिहास संभावित मुकदमा में नहीं होगा।

पेशेवर, साफ और संगठित दिखने के लिए आपको अपने दस्तावेज की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ीकरण लिखें जैसे कि आप तीसरे पक्ष के इतिहास के बारे में बात कर रहे हैं। आप कभी नहीं जानते कि एक दिन आपके दस्तावेज़ कौन पढ़ सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि यह आपके व्यावसायिकता को दर्शाता है। (एक कॉकटेल नैपकिन, लिफाफा, या चिपचिपा नोट के पीछे पेशेवर दस्तावेज के रूप में योग्य नहीं है।)

यदि आपके कर्मचारी को एक नया काम मिलता है - या आप अपने संगठन में करते हैं, तो आपके दस्तावेज़ को एक कर्मचारी के नए प्रबंधक के पास जाना चाहिए। आपकी स्मृति के लिए और कर्मचारी के नए प्रबंधक को सूचित करने के लिए, आपको कर्मचारी के नाम और शीर्षक, अपना नाम और शीर्षक और प्रत्येक दस्तावेज़ पर पूरी तारीख डालनी होगी।

ऐसे दस्तावेज लिखें जो तथ्यात्मक, निष्पक्ष, कानूनी, उद्देश्यपूर्ण, पूर्ण और सुसंगत हों। राय से बचें (माइक मैला है। ऐलिस आलसी है। टॉम मुझसे झूठ बोल रहा था।), नाम-कॉलिंग, संपादकीयकरण (जॉन एक झटका है। मार्क को एक रवैया समस्या है।), और लेबलिंग (मैरी गैर-जिम्मेदार है। जॉर्ज एक टीम नहीं है। खिलाड़ी।)।

कर्मचारी के व्यवहार की व्याख्या करने की कोशिश से भी बचें। (मार्शा को इस कार्य को पसंद नहीं करना चाहिए। पाउला उसके सिर के ऊपर से प्रतीत होती है।) विशेषण और क्रियाविशेषण (धीरे, धीरे-धीरे, दुखी, मूडी, अशिष्ट) जैसे वर्णनात्मक शब्दों के अपने उपयोग को कम करें। कर्मचारी के विशिष्ट व्यवहार और कार्यों को बताएं, न कि आपकी राय या उसकी व्याख्या।

प्रलेखन में, जो आवश्यक है वह बातचीत का एक सटीक रिकॉर्ड है। तथ्यों के साथ रहें और आपने जो कहा और जो कर्मचारी ने कहा, वही लिखें। सुनिश्चित करें कि आपका दस्तावेज़ अस्पष्ट है और यह तथ्यों को सीधे प्राप्त करता है। (किसी भी संभावित कानूनी स्थिति में, किसी भी प्रलेखित ईवेंट में त्रुटियाँ दस्तावेज़ के सभी संदिग्ध बना देती हैं।)

अंत में, किसी भी समझौते, प्रतिबद्धताओं, समयसीमा, आवश्यक सुधार, चेक-इन बिंदुओं और अन्य विवरणों को दस्तावेज़ करें जो स्मृति से फिसल सकते हैं। निश्चित करें कि आपने समय सीमा और नियत तारीखों के लिए एक तिथि और समय निर्धारित किया है ताकि गलतफहमी उत्पन्न न हो।

अपनी एचआर विभाग की प्रलेखन नीति को जानें, जो आपको बताएगी कि कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में दस्तावेज की क्या आवश्यकता है। अनुशासनात्मक कार्यों के किसी भी दस्तावेज को निश्चित रूप से शामिल किया जाना चाहिए।

डॉक्यूमेंट और स्टोर कहाँ

चूंकि कर्मचारियों के बारे में दस्तावेज गोपनीय और कर्मचारी के लिए निजी होते हैं, इसलिए आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि कोई भी दस्तावेज प्रबंधक, मानव संसाधन और संभवतः कर्मचारी के अगले प्रबंधक के लिए गोपनीय रहेगा। इस प्रकार, साझा कंप्यूटर ड्राइव पर प्रलेखन लगाने की अनुशंसा नहीं की जाती है। हस्तलिखित दस्तावेज और एक प्रबंधक के दस्तावेज छपे हुए हैं, जिन्हें बंद भंडारण में रखा गया है।

यदि आप इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो जब आप एचआर में जाते हैं, तो किसी कर्मचारी को एक बेहतर संभावित फिट के साथ अनुशासित करने, समाप्त करने या नौकरी में स्थानांतरित करने में मदद करने के लिए कहते हैं, एचआर आपको समस्या को हल करने या स्थिति को बेहतर बनाने में मदद करेगा। जब एचआर आपको दस्तावेज़, दस्तावेज़, दस्तावेज़ बताता है या वे आपकी मदद नहीं कर सकते हैं; आप अपने सभी ठिकानों को कवर करेंगे।

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