ईमेल संदेश को कैसे प्रारूपित करें

जब आप किसी नौकरी के बारे में जांच भेज रहे हों या नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हों, तो अपने ईमेल को पेशेवर रूप में प्रारूपित करना महत्वपूर्ण है क्योंकि आप किसी अन्य व्यवसाय पत्र को पसंद करेंगे। आखिरकार, सभी - भर्ती करने वालों और भर्ती प्रबंधकों को शामिल किया गया - बहुत सारे ईमेल प्राप्त करता है। सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल सामग्री के कारण बाहर खड़े हैं, न कि गंदी गलतियों, खराब प्रारूपण या अत्यधिक आकस्मिक भाषा के कारण।

अपने ईमेल में 10 या 12 बिंदु आकार में पढ़ने योग्य फ़ॉन्ट का उपयोग करें। एक पेशेवर ईमेल पते से नौकरी की खोज से संबंधित ईमेल भेजें - आदर्श रूप से, आपके ईमेल पते में आपके पहले और अंतिम नाम या पहले प्रारंभिक और अंतिम नाम के कुछ संयोजन शामिल होने चाहिए। नौकरी खोज पत्राचार और ईमेल संदेश प्रारूप का उपयोग करते समय आपको क्या शामिल करना चाहिए, इसका उपयोग आपको रोजगार से संबंधित ईमेल संदेश भेजते समय करना चाहिए।

विषय पंक्ति

अपने ईमेल में सब्जेक्ट लाइन को शामिल करना न भूलें।

यदि आप किसी एक को शामिल करना भूल जाते हैं, तो आपका संदेश शायद खुलने वाला नहीं है। आप ईमेल क्यों कर रहे हैं, यह बताने के लिए विषय पंक्ति का उपयोग करें। मजबूत विषय रेखाओं के कुछ उदाहरण:

• मार्केटिंग एसोसिएट के लिए आवेदन - जेन स्मिथ
• सूचनात्मक साक्षात्कार का अनुरोध
• साभार - मार्केटिंग एसोसिएट साक्षात्कार
• सूचनात्मक साक्षात्कार, चर्चा XYZ, आदि के लिए व्यक्ति का नाम द्वारा संदर्भित

अभिवादन

यदि आपके पास एक संपर्क व्यक्ति है, तो अपना ईमेल प्रिय श्री / एमएमएस को संबोधित करें। अंतिम नाम। यदि संभव हो, तो हायरिंग मैनेजर का नाम पता करें। यह जानकारी नौकरी लिस्टिंग में कभी-कभी शामिल होती है। यदि यह नहीं है, तो संपर्क व्यक्ति को निर्धारित करने के लिए लिंक्डइन जैसी साइटों का उपयोग करें, या जानकारी के लिए कंपनी की वेबसाइट की जांच करें।

यदि कोई संपर्क नंबर है, तो आप कंपनी के फ्रंट डेस्क पर भी कॉल कर सकते हैं और देख सकते हैं कि रिसेप्शनिस्ट जानकारी दे सकता है या नहीं।

अपना खुद का नेटवर्क भी जांचें: क्या आप किसी को जानते हैं जो कंपनी में काम करता है और अधिक जानकारी साझा करने में सक्षम हो सकता है?

यदि आपके पास संपर्क व्यक्ति का नाम नहीं है, तो बस प्रिय हायरिंग मैनेजर को अपना ईमेल पता दें। एक अन्य विकल्प एक नमस्कार शामिल नहीं है और बस अपने संदेश के पहले पैराग्राफ के साथ शुरू करना है।

संदेश का मुख्य भाग

अपने कवर पत्र को ईमेल संदेश में कॉपी या पेस्ट करें या ईमेल संदेश के मुख्य भाग में अपना कवर पत्र लिखें। यदि जॉब पोस्टिंग आपको अपना रिज्यूम अटैचमेंट के रूप में भेजने के लिए कहती है, तो अपना रिज्यूम पीडीएफ या वर्ड डॉक्यूमेंट के रूप में भेजें। जब आप उपलब्ध पदों या नेटवर्किंग के बारे में पूछताछ कर रहे हों, तो इस बारे में स्पष्ट रहें कि आप क्यों लिख रहे हैं और आपके ईमेल संदेश का उद्देश्य क्या है।

अपना ईमेल संदेश फ़ॉर्मेट करें

आपके ईमेल संदेश को एक विशिष्ट व्यापार पत्र की तरह स्वरूपित किया जाना चाहिए, पैराग्राफ के बीच रिक्त स्थान के साथ और बिना टाइपोस या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ। गुणवत्ता के लिए लंबाई की गलती न करें - अपने ईमेल को संक्षिप्त और बिंदु तक रखें। अत्यधिक जटिल या लंबे वाक्यों से बचें। ईमेल प्राप्तकर्ताओं के लिए अपने ईमेल के माध्यम से शीघ्रता से स्कैन करना आसान है और जानें कि आप ईमेल क्यों कर रहे हैं।

आप किसी अन्य पत्राचार की तरह इसे प्रूफरीड करें। यदि आप वास्तव में टाइपो के बारे में चिंतित हैं, तो ईमेल ड्राफ्ट को प्रिंट करने पर विचार करें। अक्सर, स्क्रीन पर समीक्षा करते समय हार्ड कॉपी पर टाइपोस और व्याकरण संबंधी त्रुटियों को पकड़ना आसान होता है। नीचे दिए गए ईमेल संदेश टेम्पलेट और नमूना ईमेल संदेश की समीक्षा करें कि आपका संदेश कैसा दिखना चाहिए।

एक ईमेल हस्ताक्षर शामिल करें

ईमेल हस्ताक्षर बनाना और आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश के साथ अपना हस्ताक्षर शामिल करना महत्वपूर्ण है। अपने ईमेल हस्ताक्षर में अपना पूरा नाम, अपना ईमेल पता और अपना फोन नंबर शामिल करें, ताकि काम पर रखने वाले प्रबंधक एक नज़र में, आपसे संपर्क कैसे कर सकें। आप अपने लिंक्डइन प्रोफाइल पेज या वेबसाइट पर एक लिंक भी शामिल कर सकते हैं ताकि भर्ती करने वाले और काम पर रखने वाले प्रबंधक आसानी से आपके बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकें।

संलग्नक मत भूलना

नौकरी खोज ईमेल भेजने में अक्सर फाइलें, एक फिर से शुरू, पोर्टफोलियो या अन्य नमूना काम संलग्न करना शामिल होता है। "भेजें" बटन से टकराने से पहले सुनिश्चित करें कि आपने अपने ईमेल में उल्लिखित सभी फाइलों को डबल-चेक किया है।

ईमेल संदेश टेम्पलेट

निम्न ईमेल संदेश टेम्प्लेट उन सूचनाओं को सूचीबद्ध करता है, जिन्हें आपको नौकरी खोजते समय भेजे जाने वाले ईमेल संदेशों में शामिल करने की आवश्यकता होती है। नियोक्ताओं और कनेक्शनों को भेजने के लिए अनुकूलित ईमेल संदेश बनाने के लिए एक दिशानिर्देश के रूप में टेम्पलेट का उपयोग करें।

ईमेल संदेश की विषय पंक्ति: स्टोर मैनेजर पद - आपका नाम

अभिवादन:

प्रिय श्री / एम। एस। अंतिम नाम या प्रिय प्रबंधक

पहला पैराग्राफ:

आपके पत्र के पहले पैराग्राफ में इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। स्पष्ट और प्रत्यक्ष रहें - यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो नौकरी के शीर्षक का उल्लेख करें। यदि आप एक सूचनात्मक साक्षात्कार चाहते हैं, तो अपने शुरुआती वाक्यों में बताएं।

मध्य अनुच्छेद:

आपके ईमेल संदेश के अगले भाग में वर्णन किया जाना चाहिए कि आपको नियोक्ता को क्या पेशकश करनी है या यदि आप मदद मांगने के लिए लिख रहे हैं, तो आप किस प्रकार की सहायता मांग रहे हैं।

अंतिम पैराग्राफ:

अपनी नौकरी की खोज में मदद करने के लिए स्थिति या अपने कनेक्शन के लिए विचार करने के लिए नियोक्ता को धन्यवाद देकर अपने कवर पत्र को छोड़ दें।

ईमेल हस्ताक्षर

प्रथम नाम अंतिम नाम

ईमेल पता

फ़ोन

लिंक्डइन प्रोफाइल (वैकल्पिक)

व्यावसायिक ईमेल संदेश उदाहरण (केवल पाठ)

विषय: सहायक संकाय पद की खोज - आपका नाम

प्रिय श्री / श्रीमती / डॉ। अंतिम नाम, मैं आज आपके विश्वविद्यालय में एक शिक्षण सहायक के रूप में एक पद के लिए आवेदन करने की संभावना के बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं। इस गर्मी में, मैं आपके क्षेत्र में जा रहा हूँ। मुझे आपका नाम डॉ। नेल्सन द्वारा दिया गया था जो उत्तरी क्षेत्र के विश्वविद्यालय में मेरे प्रोफेसरों में से एक था।

मेरे पास उत्तरी क्षेत्र के विश्वविद्यालय से स्वदेशी अध्ययन में मास्टर डिग्री है, और मैंने अपनी डिग्री पूरी करते हुए कई वर्गों के साथ सहायता की।

इसके अलावा, मुझे आपकी पीएचडी के बारे में अधिक जानने में दिलचस्पी है। उत्तर अमेरिकी इतिहास में कार्यक्रम। शायद हम एक बैठक निर्धारित कर सकते हैं ताकि मैं कार्यक्रम के बारे में अधिक जान सकूं।

मैंने आपके पुन: उपयोग के लिए अपना रिज्यूम संलग्न किया है। आपके समय के लिए धन्यवाद, और मुझे आपसे जल्द ही सुनने की उम्मीद है।

प्रथम नाम अंतिम नाम

ईमेल पता

फ़ोन

लिंक्डइन प्रोफाइल (वैकल्पिक)