प्रोजेक्ट बोर्ड की भूमिका

एक प्रोजेक्ट बोर्ड कई अन्य नामों से जा सकता है, जैसे स्टीयरिंग ग्रुप या स्टीयरिंग कमेटी। यदि आप एक परियोजना प्रबंधक हैं, तो आप पाएंगे कि यह काम पूरा करने के लिए प्रबंधन सहायता प्रदान कर सकता है।

जो बोर्ड पर है

प्रोजेक्ट बोर्ड की अध्यक्षता प्रोजेक्ट प्रायोजक द्वारा की जाती है और इसमें आमतौर पर कई अन्य हितधारकों के साथ-साथ प्रोजेक्ट मैनेजर भी शामिल होते हैं। ये प्रमुख लोग हैं जो परियोजना पर काम करने की क्षमता रखते हैं। उनका काम परियोजना की देखरेख करना और इसे सही दिशा में आगे बढ़ाना है।

परियोजना के जीवन चक्र की शुरुआत में परियोजना बोर्ड स्थापित किए जाते हैं और जब तक यह पूरा नहीं हो जाता है तब तक काम करता है। इसकी चार प्रमुख भूमिकाएँ हैं।

शासन

प्रोजेक्ट टीम के पास प्रोजेक्ट टीम के काम की जिम्मेदारी है। यह सुनिश्चित करता है कि नीतियों का कॉर्पोरेट स्तर और कार्यक्रम स्तर पर पालन किया जाता है।

परियोजना के सफल वितरण के लिए बोर्ड के सदस्य जवाबदेह हैं। यह शासन की भूमिका यह सुनिश्चित करती है कि परियोजना टीम उन तरीकों से काम कर रही है जो नैतिक हैं और कंपनी के लिए स्वीकार्य हैं।

दिशा

अक्सर ऐसे प्रोजेक्ट पर निर्णय लेने होते हैं जो प्रोजेक्ट मैनेजर के रीमिट के बाहर आते हैं। उस निर्णय पर कई हितधारकों के साथ चर्चा करने की आवश्यकता है। मुद्दा परियोजना बोर्ड को जाएगा।

यहां बोर्ड की भूमिका टीम के लिए उचित दिशा प्रदान करके परियोजना को पाठ्यक्रम पर रखना है। वे परियोजना की शुरुआत में दृष्टि को स्थापित करने में योगदान करते हैं और परियोजना को पूरे ट्रैक पर रखते हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजर वह महत्वपूर्ण व्यक्ति है जो आवश्यक जानकारी प्रदान करता है। बाकी बोर्ड मदद और सहायता प्रदान करने के लिए है।

निर्णय लेना

प्रोजेक्ट बोर्ड मुख्य रूप से निर्णय लेने वाली संस्था है। उनकी भूमिका उन समस्याओं को हल करके परियोजना को आगे बढ़ाना है जो इसकी प्रगति को अवरुद्ध कर सकते हैं और परियोजना प्रबंधक को सफल समापन के लिए एक स्पष्ट मार्ग देखने में मदद करते हैं।

एक परियोजना के दौरान, परियोजना प्रबंधक बोर्ड को सिफारिशें दे सकता है। इसमें इसे संबोधित करने के लिए पूछना शामिल हो सकता है:

• जोखिम और संभावित चुनौतियां
• संसाधन की समस्या, जैसे टीम के सही सदस्य उपलब्ध न होना
• अनुसूची में देरी
• बजट ज्यादा हो गया

बोर्ड परियोजना प्रबंधक की सिफारिश को स्वीकार कर सकता है या यह आगे के लिए अन्य सुझावों के साथ आ सकता है। बोर्ड का मूल्य यह है कि उसके सदस्यों की सामूहिक रूप से बड़ी तस्वीर होती है।

खर्च करने की मंजूरी

प्रोजेक्ट बोर्ड समग्र बजट को मंजूरी देता है। यह आमतौर पर हर इनवॉइस को देखने की मांग नहीं करता है लेकिन यह सुनिश्चित करता है कि यह ट्रैक पर बने रहने के लिए चल रहे खर्च की निगरानी करता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर बोर्ड में जाता है जब ऐसा लगता है कि आकस्मिक धन या प्रबंधन भंडार में डुबकी लगाने का समय है। जब यह उचित हो सकता है तो बोर्ड ओवरस्पीड को अधिकृत कर सकता है और अतिरिक्त धन का उपयोग कर सकता है।

कुल मिलाकर, परियोजना बोर्ड परियोजना टीम के लिए एक आवश्यक प्रशासन और स्टीयरिंग फ़ंक्शन प्रदान करता है। इसकी दिशा और सलाह परियोजना प्रबंधक को सही दिशा में आगे बढ़ने में मदद करते हैं, और अगर कुछ भी गलत होने लगता है तो इसे पूरी तरह से कदम रखने और मदद करने के लिए रखा जाता है।