बिजनेस प्रोग्रेस रिपोर्ट कैसे लिखें

एक प्रगति रिपोर्ट में एक हेडर, एक कार्यकारी सारांश, छोटे घटकों का विवरण, एक संकेत होता है कि अगली रिपोर्ट कब होने वाली है। आप इस टेम्प्लेट के बाद रिपोर्ट लिखेंगे और फिर इसे अपने बॉस या किसी अन्य रिपोर्टिंग को निर्दिष्ट के रूप में भेज सकते हैं।

हैडर

हेडर में रिपोर्ट के लिए जानकारी की पहचान होती है। आप शीर्षक, दिनांक जिस पर रिपोर्ट प्रकाशित की जाती है, आप (लाल, पीला-हरा) और समग्र मीट्रिक, जो शायद प्रतिशत पूर्ण, योजना बनाम वास्तविक है, की स्टॉपलाइट स्थिति प्रकाशित करेंगे। नोट: इस तरह के रूप में एक प्रगति रिपोर्ट सबसे अधिक बार परियोजनाओं के लिए उपयोग किया जाता है, लेकिन इसका उपयोग अन्य चीजों पर रिपोर्ट करने के लिए भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी इंजीनियरिंग फर्म के लिए प्रति ड्राइंग घंटे की संख्या कम करने का काम सौंपा गया है, तो आप प्रति घंटे ड्राइंग की संख्या कम करने में अपनी प्रगति दिखाने के लिए प्रगति रिपोर्ट का उपयोग करेंगे।

• शीर्षक: प्रोजेक्ट एक्स प्रोग्रेस रिपोर्ट
• दिनांक: 30 मई 20xx
• स्थिति: हरा
• प्रतिशत पूर्ण: 63 वास्तविक, 59 योजना

कार्यकारी सारांश

आप कार्यकारी सारांश अंतिम लिखते हैं। यह रिपोर्ट के मुख्य भाग में नीचे सूचीबद्ध सभी प्रमुख बिंदुओं का सारांश है। आपके दर्शकों के आधार पर, कभी-कभी कार्यकारी सारांश सीमित होता है। यह आपके दर्शकों, संगठन के भीतर रिपोर्ट और उनके स्तरों को प्राप्त करने वाले लोगों की संख्या पर निर्भर करता है। एक कार्यकारी सारांश उन वरिष्ठ प्रबंधकों को लक्षित किया जाता है जिनके पास पूरी रिपोर्ट पढ़ने का समय नहीं हो सकता है। यदि आपकी रिपोर्ट आपके तत्काल पर्यवेक्षक को निर्देशित की जाती है, तो यह अपेक्षा की जाती है कि वह रिपोर्ट पढ़ेगा या कार्यकारी सारांश की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

हालांकि, अगर यह एक ऐसी रिपोर्ट है जो पूरे संगठन में कई अधिकारियों को व्यापक रूप से वितरित की जाती है, तो उन व्यक्तियों के लिए कार्यकारी सारांश को शामिल करना आवश्यक हो सकता है जिनके पास पूरी रिपोर्ट पढ़ने का समय नहीं है।

घटक टुकड़ों की प्रगति

यह रिपोर्ट का मुख्य निकाय है। रिपोर्ट के इस भाग में, आप परियोजना के सभी घटक क्षेत्रों में अपनी प्रगति का विवरण देते हैं। आप इस समय-अवधि में सभी मैट्रिक्स के बारे में अपनी प्रगति और उपलब्धियों को सूचीबद्ध करते हैं। आप दिखाते हैं कि अगली समय अवधि के लिए आपकी योजना क्या है। और फिर आप न केवल ब्लॉकर्स को सूचीबद्ध करते हैं, बल्कि उन्हें साफ़ करने के लिए आप क्या प्रयास कर रहे हैं। अंत में, अनुभाग दिखाएगा कि आपके बॉस या प्रगति रिपोर्ट के किसी अन्य प्राप्तकर्ता से अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता क्या है।

सारांश

सारांश अनुभाग में रिपोर्ट का मुख्य भाग है। इसमें पिछले अनुभाग में बताई गई प्रगति से कम विवरण शामिल हैं। आप एक ही जानकारी, मैट्रिक्स, उपलब्धियों, अगली अवधि के लिए योजना और किसी भी अवरोधक को शामिल करेंगे, लेकिन प्रत्येक श्रेणी के लिए कम विवरण प्रदान करेंगे। उदाहरण के लिए, सारांश एक एकल वाक्य हो सकता है, जैसे "सभी डिलिवरेबल्स समय पर होते हैं", जबकि पिछले अनुभाग में प्रगति लेखन में कहा जा सकता है "x, xx / xx के कारण डिलीवरेबल ए तीन दिन पहले वितरित किया जाएगा।

रिपोर्ट Y को xx / xx / xx पर समय पर वितरित किया जाएगा। और ग्राफिक्स की प्रतीक्षा करते हुए रिपोर्ट C को दो सप्ताह के लिए विलंबित किया गया है, अब इसके xx / xx / xx की संशोधित नियत तिथि पर वितरित किए जाने की उम्मीद है। ”

अगली रिपोर्ट नियत तारीख

यहां आप सूचीबद्ध करते हैं कि अगली रिपोर्ट कब भेजी जाएगी। यदि यह एक साप्ताहिक रिपोर्ट है, उदाहरण के लिए, आप अगली रिपोर्ट को एक सप्ताह के बाद की तारीख बताएंगे। एक मासिक रिपोर्ट के लिए, आप अगले महीने की तारीख दिखाएंगे जब रिपोर्ट बाहर भेजी जाएगी। रिपोर्ट प्राप्त करने वाले लोग इन आंकड़ों की अपेक्षा करेंगे कि रिपोर्ट में डेटा उतना ही सटीक होगा।

जमीनी स्तर

आपकी प्रगति रिपोर्ट में वैकल्पिक कार्यकारी सारांश, परियोजना के सभी घटकों की प्रगति की रिपोर्टिंग, विस्तृत सारांश और समयरेखा शामिल हैं। उन्हें जितना हो सके उतना सही बनाएं।