गैंट चार्ट के बिना अपने प्रोजेक्ट को ट्रैक करना

गैंट चार्ट एक बड़े प्रोजेक्ट में जाने वाले सभी छोटे कदमों को ट्रैक करने और समन्वय के लिए एक शानदार और अत्यधिक उपयोगी उपकरण है, लेकिन वे जल्दी से भारी और गड़बड़ हो सकते हैं, खासकर उन लोगों के लिए जो उन्हें पढ़ना नहीं जानते हैं। एक ग्राहक या किसी अन्य विभाग में एक सहयोगी को अपनी प्रगति की व्याख्या करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करने का प्रयास करें, और आपके हाथों में काफी चुनौती हो सकती है।

यह एकमात्र चुनौती गैंट चार्ट नहीं है। गैंट चार्ट में डेटा को आमतौर पर देखने और संपादन के लिए विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है, और उन्हें प्रिंट करना लगभग हमेशा एक चुनौती होती है। इसके अलावा, कभी-कभी आप केवल अतिरिक्त जानकारी से अभिभूत हुए बिना किसी परियोजना के एक छोटे से हिस्से पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं।

जबकि गैंट चार्ट एक महान समाधान हैं, वे केवल एक ही नहीं हैं। जब आपको जानकारी के एक छोटे नमूने को देखने की आवश्यकता होती है, या आपको उस स्थिति में एक सरलीकृत संस्करण या जानकारी के भाग को प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है जब गैंट चार्ट व्यावहारिक नहीं होगा, तो यहां पांच विकल्प हैं जो आप इसके बजाय उपयोग कर सकते हैं।

कार्य सूची

व्यवसाय समुदाय में सभी को एक बुनियादी सूची के साथ परिचित और आरामदायक होना चाहिए। वास्तव में, संगठित होना एक परियोजना प्रबंधक के लिए शीर्ष कौशल में से एक है।

एक कार्य सूची अगले स्तर पर टू-डू सूची लेती है। एक कार्य सूची के साथ, आप यह दिखाने के लिए अतिरिक्त कॉलम जोड़ सकते हैं कि कौन प्रत्येक कार्य को पूरा कर रहा है, कार्य की स्थिति, प्रारंभ और समाप्ति तिथियां, और संभावना है कि कार्य समय पर पूरा हो जाएगा। आइटम पूर्ण होते ही आप अपनी टीम के सदस्यों के लिए चेकबॉक्स भी जोड़ सकते हैं।

स्प्रेडशीट्स

स्प्रेडशीट पर एक सरलीकृत चार्ट एक और विकल्प है। आप अभी भी बाईं ओर के कार्यों को सूचीबद्ध कर सकते हैं, और आप अभी भी अपनी प्रगति के स्तर और कार्यों के लिए अनुमानित शुरुआत और समाप्ति तिथियों को दिखाने के लिए बार शेड कर सकते हैं।

स्प्रेडशीट बनाने में समय लेने वाली और अपडेट करने के लिए समय-गहन हो सकता है, हालांकि, इसलिए आप उन्हें अपने कुल परियोजना प्रबंधन समाधान के रूप में उपयोग नहीं करना चाहेंगे। एक ग्राहक या प्रबंधक के लिए एक आसान समय रिपोर्ट के लिए, हालांकि, एक सरलीकृत स्प्रेडशीट नेत्रहीन रूप से इस तरह से परियोजना को बाहर कर सकती है

समझाने और समझने में आसान। यह प्रोजेक्ट प्रगति पर नज़र रखने के लिए भी एक अच्छा विकल्प है।

प्रवाह आरेख

प्रवाह आरेख, या नेटवर्क आरेख, परियोजना के कार्यों को उस क्रम में दिखाते हैं, जिसे उन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है। फ्लो आरेख सरल या जटिल हो सकते हैं जैसा आप चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक चरण की शुरुआत और समाप्ति तिथि, कार्य पहचान संख्या, या जैसी जानकारी को सूचीबद्ध करना चाह सकते हैं या नहीं कर सकते हैं

स्थान। ध्यान रखें कि बहुत अधिक जानकारी जोड़ने से ये चार्ट पढ़ने में मुश्किल हो सकते हैं।

जबकि कई लोग गैंट चार्ट की तुलना में प्रवाह आरेखों को पढ़ना और समझना आसान समझते हैं, जिससे उन्हें परेशानी हो सकती है। इसके अलावा, वे अक्सर बड़ी और जटिल समस्याओं के लिए अनुपयुक्त होते हैं। फ्लो चार्ट उन कार्यों के साथ सरल परियोजनाएं प्रस्तुत करने के लिए सबसे अच्छा है जो स्वाभाविक रूप से एक से प्रगति करते हैं

अगला, लेकिन एक दीर्घकालिक उपकरण के रूप में या अत्यधिक जटिल परियोजनाओं के लिए उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।

कानबन बोर्ड्स

क्या आपके प्रोजेक्ट में बड़ी संख्या में ऐसे कदम हैं जो जरूरी नहीं कि क्रमबद्ध तरीके से किए जाएं? क्या आपके पास एक ही परियोजना पर काम करने वाले कई लोग हैं या क्या कार्य अक्सर अपडेट किए जाते हैं? यदि हां, तो कंबन आपके लिए आदर्श समाधान प्रस्तुत कर सकता है। (परियोजना प्रबंधन में कंबन कैसे काम करता है, इसके बारे में और जानें।)

कानबन बोर्ड के साथ, प्रत्येक प्रोजेक्ट टास्क को एक स्टिकी नोट पर लिखा जाता है और उपयुक्त कॉलम में रखा जाता है, जैसे कि "टू डू," "इन प्रोग्रेस" या "किया गया"। जब तक प्रत्येक कार्य पूरा नहीं हो जाता है, तब तक संबंधित चिपचिपा नोट पूरे बोर्ड में चला जाता है जब तक कि सभी नोट "किए गए" कॉलम में न हों।

इस संगठनात्मक प्रणाली को समझना और जल्दी से संशोधित करना बहुत आसान है, लेकिन यह बहुत पोर्टेबल नहीं है, और आपको सावधान रहने की आवश्यकता होगी कि कोई भी नोट गिर न जाए और खो जाए।

स्थिति रिपोर्ट

गैंट चार्ट आपकी परियोजनाओं को ट्रैक करने के लिए उत्कृष्ट उपकरण हैं, जरूरी नहीं कि यह संचार के लिए हो। यदि आपको केवल एक ग्राहक, अपने प्रोजेक्ट प्रायोजक या टीम के अन्य सदस्यों के साथ अपनी प्रगति का संवाद करना है, तो स्थिति रिपोर्ट आपका सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है। साथ ही, कई परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम माउस के कुछ ही क्लिक के साथ सरलीकृत, आसानी से समझ में आने वाली स्टेटस रिपोर्ट बनाएंगे, जिससे आपका बहुमूल्य समय और ऊर्जा की बचत होगी।

गैन्ट चार्ट उन सभी कार्यों पर नज़र रखने के लिए अत्यधिक व्यावहारिक हैं जो एक बड़ी परियोजना में जाते हैं, लेकिन वे हमेशा दूसरों के साथ इस जानकारी को संप्रेषित करने के लिए सबसे अच्छे नहीं होते हैं, खासकर उन लोगों के लिए जो उन्हें पढ़ने के अभ्यस्त नहीं हैं।

आपके पास कई अन्य विकल्प हैं। इन पाँच गैंट चार्ट विकल्पों में से एक को स्वयं आज़माएँ। आप बस कितना समय बचा सकते हैं, इससे आपको सुखद आश्चर्य हो सकता है।