एक सफल परियोजना के 5 प्रमुख तत्व

01 एक प्रतिबद्ध परियोजना प्रायोजक

प्रोजेक्ट प्रायोजक संगठन का उच्च-स्तरीय व्यक्ति है, जिसके पास प्रोजेक्ट का स्वामित्व है। एक प्रतिबद्ध प्रोजेक्ट प्रायोजक को उम्मीद है कि यह परियोजना सफल होगी और वह यह सुनिश्चित करने के लिए जो कुछ भी कर सकता है वह सफल हो सकता है।

प्रोजेक्ट प्रायोजक के पास परियोजना से संबंधित चार प्राथमिक जिम्मेदारियाँ होती हैं। सबसे पहले, प्रायोजक परियोजना को चैंपियन बनाते हैं। वह सार्वजनिक रूप से और निजी तौर पर प्रोजेक्ट टीम को चीयर्स करता है। दूसरा, प्रायोजक परियोजना प्रबंधक का समर्थन करता है। जब किसी प्रोजेक्ट मैनेजर को हटाए गए बाधाओं की आवश्यकता होती है, तो वह प्रायोजक को सहायता के लिए बुलाता है, क्योंकि प्रायोजक के पास चीजों को बनाने के लिए संगठनात्मक खंड है। तीसरा, प्रायोजक संसाधनों को सीधे प्रदान करके या अन्य उच्च-स्तरीय लोगों के साथ काम करके संसाधनों को संरेखित करता है। जब प्रायोजक किसी परियोजना के लिए एक मजबूत चैंपियन होता है, तो प्रायोजक के साथी महत्वपूर्ण संसाधनों का योगदान करने की अधिक संभावना रखते हैं। चौथा, प्रायोजक निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करता है। जब प्रोजेक्ट टीम नीचे आ जाती है, तो प्रायोजक निर्णय के लिए ब्रोकर कर सकता है या फ्लैट का निर्णय ले सकता है।

प्रायोजक परियोजना प्रबंधक के साथ निरंतर संचार के माध्यम से सूचित रहता है। यह निर्धारित करने के लिए दोनों एक साथ काम करते हैं कि प्रायोजक को परियोजना प्रबंधक के समर्थन में प्रायोजक की जिम्मेदारियों को लागू करने और अधिक बल देने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक परियोजना प्रबंधक को संगठन के वित्त विभाग से जानकारी प्राप्त करने में परेशानी हो सकती है। परियोजना प्रायोजक स्थिति के बारे में मुख्य वित्तीय अधिकारी से संपर्क कर सकते हैं और पूछ सकते हैं कि सूचना प्राप्त करने का कार्य प्रतिस्पर्धा वाले कार्यों से ऊपर है।

02 स्पष्ट लक्ष्य और स्कोप

किसी प्रोजेक्ट पर काम करने या योजनाबद्ध तरीके से काम करने से पहले, प्रोजेक्ट प्रायोजक को प्रोजेक्ट के लक्ष्यों और दायरे को स्पष्ट करना होगा। लक्ष्य बड़ी चीजें हैं जिन्हें परियोजना को पूरा करना है। उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर वृद्धि परियोजना लें। पेरोल का प्रबंधन करने के लिए एक मानव संसाधन विभाग एक प्रसिद्ध अनुकूलन योग्य व्यवसाय सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है। संगठन सीखने के प्रबंधन के लिए एक मॉड्यूल जोड़ना चाहता है। परियोजना के लक्ष्य शिक्षण प्रबंधन सॉफ्टवेयर को संगठन की व्यावसायिक आवश्यकताओं को अनुकूलित करना और मौजूदा पेरोल प्रणाली के साथ एकीकृत करना है।

गुंजाइश परियोजना के मापदंडों को परिभाषित करती है। सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट उदाहरण के साथ जारी; इस परियोजना का दायरा शिक्षण प्रबंधन प्रणाली को लाने और इसे पेरोल प्रणाली के साथ एकीकृत करने तक सीमित है। कई बार, यह उन चीजों की पहचान करने में सहायक होता है जो दायरे से बाहर हैं कि क्या गुंजाइश है। इस परियोजना के लिए, अन्य मॉड्यूल जोड़ना दायरे से बाहर है। लेखा विभाग परियोजना प्रबंधक के पास नहीं आ सकता है और बिलिंग, प्राप्य खातों या देय देय मॉड्यूल के लिए पूछ सकता है।

प्रोजेक्ट परिभाषित होने के बाद एक मॉड्यूल जोड़ना स्कोप रेंगने की अनुमति देता है। अच्छे प्रोजेक्ट प्रायोजक और प्रोजेक्ट मैनेजर स्कोप रेंगने से बचते हैं और स्कोप मिड-प्रोजेक्ट को जोड़ने के लिए बहुत अनिच्छुक होते हैं। परियोजना का दायरा बढ़ने से समय और धन जैसे संसाधनों की परियोजना की आवश्यकता बढ़ जाती है। इसके अतिरिक्त, अतिरिक्त दायरे पर काम करने से कार्य उत्पादों की गुणवत्ता खतरे में पड़ जाती है।

03 एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर

एक परियोजना प्रबंधक काम करता है और एक परियोजना को पूरा करने के लिए संसाधनों को व्यवस्थित करता है। यह व्यक्ति प्रोजेक्ट प्रायोजक के बीच की कड़ी है, जो विज़न सेट करता है और प्रोजेक्ट टीम जो इसे पूरा करती है। उचित और समय पर तरीके से, परियोजना प्रबंधक इनपुट की पेशकश करने के लिए हितधारकों को लाता है।

परियोजना प्रबंधकों के पास आमतौर पर निम्नलिखित लक्षण होते हैं जो उन्हें परियोजना को आगे बढ़ाने में मदद करते हैं:

• प्रोजेक्ट मैनेजर प्लानर होते हैं। वे काम के अनुक्रम के बारे में सोचते हैं और जानते हैं कि टीम के हाथ में काम पूरा होने के बाद क्या होना चाहिए। वे अच्छी योजना बनाते हैं, लेकिन यह भी जानते हैं कि कब लचीला होना है और एक योजना से हटना है।
• परियोजना प्रबंधक भरोसेमंद हैं। दूसरों के काम के आधार पर उनकी सफलता के साथ, परियोजना प्रबंधकों को लोगों को उनके अच्छे इरादे और क्षमता पर भरोसा करने की आवश्यकता होती है। ट्रस्ट विशेष रूप से प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक के बीच संबंधों में महत्वपूर्ण है।
• परियोजना प्रबंधक बहिर्मुखी होते हैं क्योंकि उनके काम के अधिकांश हिस्से में संचार होता है।

वे लोगों को उनकी प्रतिबद्धताओं के प्रति जवाबदेह ठहराते हैं। यहाँ एक उदाहरण है। परियोजना टीम के सदस्य के पर्यवेक्षक ने परियोजना प्रबंधक को बताया कि टीम का सदस्य सप्ताह में चार घंटे परियोजना को समर्पित कर सकता है। इस टीम के सदस्य ने लगातार दो साप्ताहिक बैठकों को याद किया और कार्य विच्छेद संरचना में अपने निर्धारित कार्यों पर कोई प्रगति नहीं की। पहली मिस्ड मीटिंग के बाद, प्रोजेक्ट मैनेजर ने अनुपस्थिति और छूटी हुई समय सीमा पर चर्चा करने के लिए टीम के सदस्य से मुलाकात की। टीम के सदस्य ने कहा कि उनके पास अधिक प्राथमिकताएं हैं। परियोजना प्रबंधक को संदेह था कि यह सच नहीं था, इसलिए दूसरी चूक के बाद, परियोजना प्रबंधक ने टीम के सदस्य के पर्यवेक्षक से मुलाकात की। पर्यवेक्षक ने परियोजना प्रबंधक से कहा कि वह सुनिश्चित करेगा कि टीम के सदस्य का व्यवहार घूम जाएगा।

04 संलग्न हितधारक

एक परियोजना पर हितधारक वे लोग होते हैं जिनकी परियोजना की सफलता में निहित रुचि होती है, लेकिन वे परियोजना टीम के सदस्य नहीं होते हैं। वे दैनिक आधार पर परियोजना के बारे में नहीं सोचते हैं जैसे परियोजना प्रबंधक या परियोजना टीम के सदस्य करते हैं, लेकिन वे महत्वपूर्ण निर्णयों पर लूप में रहना चाहते हैं और परियोजना के लक्ष्यों की ओर समग्र प्रगति करते हैं।

परियोजना की गतिविधियों के बीच बने रहने के लिए हितधारकों की अपनी प्रेरणाएँ होती हैं, लेकिन यह परियोजना प्रबंधक की ज़िम्मेदारी होती है कि वे परियोजना के लक्ष्यों की दिशा में काम करने वाले तरीकों से उन्हें तह में लाएँ। कई मामलों में, ऐसा करने से बहुत अधिक इनपुट प्राप्त करने और बहुत कम इनपुट प्राप्त करने के बीच एक नाजुक संतुलन शामिल होता है। हितधारक हर निर्णय पर वजन नहीं कर सकते। यह परियोजना को तोड़ देगा और हर निर्णय को एक लड़ाई बना देगा। इसके विपरीत, हितधारकों को बंद नहीं किया जा सकता है क्योंकि लगभग हर परियोजना का एक महत्वपूर्ण पहलू हितधारकों को संतुष्ट करना है।

05 समर्पित परियोजना टीम के सदस्य

प्रोजेक्ट टीम के सदस्य प्रोजेक्ट के काम को पूरा करते हैं। कई बार, परियोजना टीम के सदस्यों को उनके नियमित कर्तव्यों के शीर्ष पर एक परियोजना को सौंपा जाता है, जिसका अर्थ है कि परियोजना द्वारा लाए गए अतिरिक्त काम की भरपाई के लिए अन्य काम में कोई कमी नहीं है। परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों को इस मुद्दे पर अपने पर्यवेक्षकों के साथ बातचीत करने में मदद कर सकते हैं, लेकिन परियोजना के सदस्यों के पास परियोजना के बाहर जिम्मेदारियों पर नियंत्रण नहीं है।

टीम के सदस्यों का परियोजना के प्रति समर्पण बहुत मूल्यवान है। समर्पण के बिना, समय सीमा पर्ची, और काम के उत्पाद अच्छी गुणवत्ता के नहीं हैं। समर्पित टीम के सदस्यों को बजट के भीतर और गुणवत्ता की उम्मीदों तक समय पर परियोजना के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रेरित किया जाता है।