कैसे आप एक परियोजना लेखा परीक्षा से लाभ उठा सकते हैं

हर परियोजना समय-समय पर ऑडिट से लाभान्वित हो सकती है। लेकिन चिंता मत करो, यह उतना डरावना नहीं है जितना लगता है। एक प्रोजेक्ट ऑडिट वह जगह है जहाँ एक निष्पक्ष व्यक्ति आपकी परियोजना की समीक्षा करता है और इसके सफल होने की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए अलग-अलग तरीके से मार्गदर्शन कर सकता है। यह आलेख सब कुछ समझाता है और आपको प्रोजेक्ट ऑडिट के लिए तैयार करने के तरीके के बारे में बताता है।

कैसे एक परियोजना लेखा परीक्षा औपचारिक है

एक परियोजना लेखा परीक्षा सामान्य रूप से एक औपचारिक अभ्यास है। अनौपचारिक समकक्ष को आमतौर पर सहकर्मी समीक्षा कहा जाता है। यह वह जगह है जहां एक सहकर्मी आपकी परियोजना और संबंधित दस्तावेज को देखता है और आपको इस बात पर प्रतिक्रिया देता है कि आपको कहां अधिक समय बिताना चाहिए।

प्रोजेक्ट ऑडिट औपचारिक है कि उनके पास आमतौर पर प्रश्नों का एक निर्धारित सेट होता है और किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो नियमित रूप से उस तरह का काम करता है।

कौन परियोजना लेखा परीक्षा करता है

आपका प्रोजेक्ट ऑडिट करने वाला व्यक्ति एक अन्य प्रोजेक्ट मैनेजर हो सकता है (शायद किसी को रनिंग प्रोजेक्ट्स में बहुत अधिक अनुभव हो) लेकिन यह प्रोजेक्ट ऑफिस के किसी ऐसे व्यक्ति के होने की संभावना है जो अक्सर ऑडिट चलाता है।

यह ऐसा व्यक्ति होने जा रहा है जो खुद को निष्पक्ष मान सकता है, इसलिए यह आपका लाइन मैनेजर या प्रोजेक्ट प्रायोजक नहीं होगा। यह परियोजना के आकार के आधार पर लोगों की एक टीम भी हो सकती है।

कैसे एक परियोजना लेखा परीक्षा के लिए तैयार करने के लिए

संगठित होने के लिए पहली, और मुख्य बात, ऑडिटर की समीक्षा के लिए आपके प्रोजेक्ट प्रलेखन की प्रतियां होना है। यदि आपके पास एक परियोजना समन्वयक है, तो उन्हें दस्तावेजों के एक पैकेट (अधिमानतः इलेक्ट्रॉनिक) को एक साथ खींचने के लिए कहें। आपके पास आपकी सभी जानकारी आसानी से उपलब्ध होनी चाहिए लेकिन यदि आप करते हैं, तो भी इस कदम में कुछ समय लग सकता है। न्यूनतम के रूप में, सुनिश्चित करें कि आपके पास ऑडिटर के लिए प्रोजेक्ट प्लान, रिस्क लॉग, इश्यू लॉग, बजट और शेड्यूल उपलब्ध है।

कौन शामिल होने की आवश्यकता है

यह इस बात पर निर्भर करता है कि ऑडिटर किस तरह की चीजों को देखना चाहता है। आपको प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में उनके साथ कुछ समय बिताना होगा। ऑडिटर से चैट करने के लिए अपनी टीम के सदस्यों से भी अपेक्षा करें।

इस बात को ध्यान में रखें कि ऑडिट से जुड़े कार्यों में वे जितना अधिक समय लगाते हैं, उनके पास प्रोजेक्ट कार्य के लिए उतना कम समय होता है, इसलिए आपको ऑडिट अवधि के दौरान कुछ गतिविधियों को फिर से करना होगा और अधिक धीरे-धीरे काम करना होगा।

कब तक एक प्रोजेक्ट ऑडिट लेता है

प्रोजेक्ट ऑडिट के लिए कोई निश्चित समय अवधि नहीं है। बड़ी परियोजनाओं पर, आप पाएंगे कि इसमें बहुत अधिक समय लगता है। छोटी परियोजनाओं पर, ऑडिटर कुछ घंटों के भीतर किया जा सकता था। जैसे ही आप जानते हैं कि आपकी परियोजना का ऑडिट होने जा रहा है, अपनी ऑडिट टीम से पूछें कि वे अपने काम को कब तक पूरा करने का अनुमान लगाते हैं।

ऑडिट क्या लगता है

यदि किसी विशेष चिंता के कारण ऑडिट को बुलाया गया था, जैसे कि गुणवत्ता के लक्ष्यों को हिट करने में विफलता, तो उस क्षेत्र की गहराई से जांच करने की अपेक्षा करें। एक नियमित ऑडिट परियोजना प्रबंधन के विभिन्न क्षेत्रों और उन डिलिवरेबल्स पर लगेगा जो परियोजना पर काम कर रहे हैं। यह आपकी परियोजना के समय, लागत और गुणवत्ता और हितधारक सगाई को कवर करेगा।

ऑडिट का उद्देश्य यह पता लगाना है कि परियोजना अपने उद्देश्यों को पूरा करने जा रही है या नहीं। यदि लेखा परीक्षक को लगता है कि वर्तमान प्रदर्शन के आधार पर परियोजना उन उद्देश्यों को पूरा नहीं करेगी, तो वह कार्रवाई के लिए सिफारिशें देगा।

सिफारिशें क्या मिली पर निर्भर करती हैं

ऑडिटर की रिपोर्ट में सिफारिशें इस बात पर निर्भर करेंगी कि उन्होंने क्या पाया है। उनसे सकारात्मक होने की उम्मीद करें और एक तरह से आप उन्हें आसानी से अपनाने की अनुमति दें। उन्हें व्यावहारिक होना चाहिए।

एक चरम पर, ऑडिटर यह सलाह दे सकता है कि आपकी परियोजना बंद है, हालांकि यह केवल तभी होगा जब उन्हें लगे कि इस बात का कोई मौका नहीं है कि इस बिंदु से आगे कोई भी परियोजना का काम संगठन के लिए किसी भी प्रकार का मूल्य प्रदान करेगा।

अपने प्रोजेक्ट ऑडिट को एक सकारात्मक अनुभव के रूप में देखें। यह आपको किसी भी संकेत की प्रारंभिक चेतावनी दे सकता है कि आपकी परियोजना मुश्किल में है और यह एक अनुभवी परियोजना पेशेवर के साथ काम करने का अवसर है। उनकी सिफारिशों को लागू करने से आपको, आपकी टीम और आपकी परियोजना को और अधिक सफल बनाना चाहिए, और यह केवल एक अच्छी बात हो सकती है।