5 परियोजनाओं और व्यापार के बीच सामान्य अंतर

क्या आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं? या क्या आप अपने व्यवसाय के दैनिक कार्यों का हिस्सा हैं?

जब मैं टीमों में लोगों से बात करता हूं, तो वे अक्सर मुझे बताते हैं कि वे सुनिश्चित नहीं हैं कि वे एक परियोजना पर काम कर रहे हैं या सामान्य कार्य के रूप में व्यवसाय। दोनों एक संगठन में आवश्यक हैं और समान रूप से मान्य हैं, लेकिन यह समझने में मदद करता है कि आप क्या काम कर रहे हैं ताकि आप बेहतर तरीके से देख सकें कि यह संगठन में कहां फिट बैठता है।

परियोजना के काम और व्यवसाय के बीच हमेशा की तरह पाँच मुख्य अंतर होते हैं (अक्सर BAU के रूप में संक्षिप्त) काम।

बदलते व्यापार की पहचान बनाम

सबसे पहले, इस बात में अंतर होता है कि परिवर्तन को कैसे नियंत्रित किया जाता है।

सामान्य परिचालन के रूप में व्यवसाय व्यवसाय चलाते हैं। वे रोशनी चालू रखते हैं, ग्राहकों की सेवा करते हैं और निशाने मारते हैं। बीएयू की टीमें यह जानने के लिए भी सबसे पहले हैं कि मौजूदा प्रक्रियाएँ कब काम कर रही हैं और अब उपयोगी नहीं हैं। जब ऐसा होता है, तो बीएयू की टीमें बदलाव की आवश्यकता की पहचान करती हैं।

एक प्रबंधक, एक रणनीतिक समीक्षा के हिस्से के रूप में, यह सुझाव दे सकता है कि एक इकाई के लिए अपने लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए क्या बदलाव करने की आवश्यकता है। या टीम का कोई सदस्य बदलाव के लिए सुझाव दे सकता है। स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, आपके पास एक पूर्ण व्यावसायिक मामला हो सकता है जो एक वरिष्ठ प्रबंधक द्वारा उत्पादित परिवर्तन को वितरित करने में मदद करने के लिए आवश्यक है ताकि उनके वार्षिक लक्ष्य तक पहुंच सकें।

यह केवल व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए नहीं है। BAU भूमिकाओं में काम करने वाले भी महसूस कर सकते हैं कि नियामक ढांचे में बदलाव के कारण या संगठन के लिए प्रतिस्पर्धी परिदृश्य के हिस्से के रूप में परिवर्तन आवश्यक है। फ्रंटलाइन स्टाफ रणनीति प्रदान करने के लिए काम करता है और यह जानता है कि वहां पहुंचने के लिए क्या अलग होना चाहता है।

दूसरी ओर, परियोजनाएं इस बदलाव को लागू करने में मदद करती हैं। परियोजना प्रबंधन के उपयोग से बीएयू कार्यों के लिए और उसके माध्यम से परियोजनाएं परिवर्तन प्रदान करती हैं। हम स्पष्ट करेंगे कि परियोजना प्रबंधन आगे क्या है। प्रोजेक्ट संगठन बीएयू टीमों की पहचान में बदलाव लाने पर काम करता है। यह तब होता है जब यह परियोजना एक अनुमोदन प्रक्रिया से गुज़रती है, जो आम तौर पर एक व्यावसायिक मामला और वरिष्ठ प्रबंधन अनुमोदन होता है।

ऐसा नहीं है कि लोगों को एक परियोजना की भूमिका के लिए कभी भी व्यवसाय अभ्यास में सुधार का सुझाव नहीं दिया जा सकता है, लेकिन वे अपनी परियोजना भूमिका के हिस्से के बजाय एक कर्मचारी के रूप में अपनी भूमिका के तहत ऐसा कर रहे हैं।

यह विभाजन, जिसे आप संक्षेप में भी सुनेंगे कि "व्यवसाय को बदलें, व्यवसाय को चलाएं", परियोजनाओं के अंत में भी ध्यान देने योग्य है। एक परियोजना में बदलाव एक आउटपुट देने के लिए है। यह नए सॉफ्टवेयर, एक इमारत, एक नई सेवा या कुछ और हो सकता है। बीएयू टीम लाभ उठाने के लिए इसे लेने और इसका अच्छा उपयोग करने के लिए जिम्मेदार है। दूसरे शब्दों में, परियोजना लाभ प्राप्त करने की क्षमता प्रदान करती है, और बीएयू परिचालन लाभ प्राप्त करने के लिए उस क्षमता का उपयोग करता है।

प्रबंध बनाम जोखिमपूर्ण जोखिम

व्यवसाय के लिए सामान्य कार्यों के रूप में प्रभावी होने के लिए, आप पाएंगे कि बीएयू की टीमें परिचालन के लिए सभी जोखिम को कम करना चाहती हैं। बेहतर संगठनात्मक स्थिरता और दोहराने योग्य प्रक्रियाओं के लिए व्यवसाय से अनिश्चितता को बाहर निकालना एक अच्छी बात है।

अद्वितीय और अनिश्चित होने की उनकी प्रकृति से, परियोजनाओं को जोखिम के एक तत्व की आवश्यकता होती है। कंपनी किसी प्रोजेक्ट को अंजाम देते हुए अज्ञात में थोड़ी छलांग लगा रही है क्योंकि यह परिवर्तन का परिचय देता है और कुछ ऐसा करता है जो पहले नहीं था।

इसलिए, प्रोजेक्ट टीमें BAU टीमों की तुलना में एक अलग तरीके से जोखिम उठाती हैं। परियोजना प्रबंधक, सर्वोत्तम परिणामों को प्राप्त करने के लिए, सकारात्मक और नकारात्मक दोनों - जोखिम का प्रबंधन करना चाहते हैं। इसमें उस जोखिम को कम करने के लिए जोखिम को कम करना शामिल हो सकता है जो यह होने जा रहा है की संभावना को सीमित करने के लिए, लेकिन इसमें अन्य जोखिम प्रबंधन रणनीतियाँ भी शामिल हैं। यह कभी भी किसी परियोजना पर आपके जोखिम को कम नहीं करता है, लेकिन आप ऐसा करने में सक्षम हो सकते हैं, जो आपके घरेलू काम के लिए अच्छे परिचालन कारणों के लिए है।

एक है टाइम-बाउंड, दूसरा चल रहा है

परियोजनाओं की शुरुआत, मध्य और समाप्ति तिथि होती है, और यह एक बार होने वाली घटना है। यह प्रोजेक्ट जीवन चक्र है। वास्तव में, एक परियोजना की सबसे अधिक परिभाषित विशेषता यह है कि यह खत्म हो जाती है। प्रोजेक्ट मैनेजर और टीम इस दौरान प्रोजेक्ट पर काम करते हैं। अंत में, टीम को भंग कर दिया जाता है।

बीएयू बंद नहीं होता है और जारी है। आप निश्चित रूप से, किसी फ़ंक्शन को बंद कर सकते हैं या प्रक्रिया को रोक सकते हैं यदि यह व्यवसाय के लिए आवश्यक नहीं है - हालांकि यह एक परियोजना के रूप में प्रबंधित किया जाएगा! BAU फ़ंक्शन बिना किसी समाप्ति तिथि के साथ चल रहे कार्य का उत्पादन करता है।

कैपिटलाइज़ करना या न करना

परियोजनाओं को पूंजीकृत किया जा सकता है और अक्सर बीएयू नहीं किया जा सकता है - आप हमेशा की तरह काम के लिए अपने चल रहे व्यवसाय के लिए परिचालन खर्चों पर भरोसा करते हैं। दूसरे शब्दों में, परियोजनाओं और अन्य कार्यों के लिए लेखांकन उपचार अलग-अलग हैं।

प्रोजेक्ट फंडिंग अक्सर एक परिसंपत्ति को सेवा में लाने से संबंधित है - जिसका अर्थ है कि लागत को पूंजीकृत किया जा सकता है। कुछ मामलों में, इस बात पर निर्भर करता है कि आप दुनिया में कहां हैं और आपके स्थानीय लेखांकन नियम, आप लाइन के नीचे परियोजना लागत भी ले सकते हैं।

बीएयू की लागत को आमतौर पर ओपेक्स (परिचालन व्यय) माना जाता है और कंपनी के लाभ और हानि खातों में लगाया जाता है।

प्रोजेक्ट फंडिंग और बिजनेस फंडिंग, सामान्य रूप से एक बहुत ही विशिष्ट क्षेत्र है, इसलिए अपने संगठन में क्या और क्या नहीं होना चाहिए, इसके बारे में निर्णय लेने से पहले अपने वित्त विशेषज्ञों से सलाह लेना हमेशा सबसे अच्छा होता है। लेखांकन नियम देश और यहां तक ​​कि संगठन द्वारा भिन्न होते हैं जहां व्यक्तिगत व्यवसायों में विशेष प्रक्रियाएं और चीजें करने के तरीके होते हैं।

जब संदेह में, हमेशा जाँच करें!

क्रॉस-फंक्शनल बनाम फंक्शनल टीमें

अंत में, प्रोजेक्ट टीमों के मेकअप में एक बड़ा अंतर है। परियोजनाओं में एक विशेष आउटपुट देने के लिए एक साथ लाए गए विशेषज्ञों की बहु-अनुशासनात्मक टीम शामिल होती है। यह जानना कि परियोजना टीम को प्रेरित करने के लिए कैसे महत्वपूर्ण है क्योंकि हर कोई शुरुआत में विशिष्ट लक्ष्य को नहीं जान सकता है। यदि लोगों को इस बात की स्पष्ट समझ नहीं है कि वे क्या काम कर रहे हैं, तो वे अपना सर्वश्रेष्ठ काम नहीं करते हैं।

परियोजना की टीमें विशेष भूमिकाएं भरने वाले लोगों से बनती हैं। ये नौकरी के शीर्षक नहीं हैं, लेकिन विभिन्न जिम्मेदारियों के साथ परियोजना के भीतर स्थितियां हैं। एक परियोजना टीम में मुख्य भूमिकाएँ हैं:

• प्रोजेक्ट का प्रायोजक
• प्रोजेक्ट मैनेजर
• वरिष्ठ आपूर्तिकर्ता (कार्य करने के लिए जिम्मेदार संगठन, जो आईटी या बाहरी ठेकेदार या विक्रेता जैसी आंतरिक टीम हो सकती है)
• ग्राहक (यह एक आंतरिक ग्राहक हो सकता है जैसे कि एक अलग विभाग प्रबंधक, या, ग्राहक सेवा संगठन में, ग्राहक जिसके लिए आप प्रोजेक्ट कर रहे हैं)
• विषय विशेषज्ञ (परियोजना की अवधि के लिए या टीम के उन लोगों को लाया जाता है जो परियोजना की सफलता में योगदान देने के लिए अपनी विशेषज्ञता का उपयोग करते हैं)।

प्रोजेक्ट टीम में भूमिकाओं के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करें।

दूसरी ओर, बीएयू कार्य, कार्यात्मक टीमों द्वारा प्रबंधित किया जाता है। वे अपने आप में विशेषज्ञ हैं लेकिन एक विभाजन के रूप में एक साथ समूहीकृत। परियोजना टीमों की तुलना में अन्य विभागों में सामान्य रूप से कम क्रॉस-फ़ंक्शनल ओवरलैप है।

यह सामान्य रूप से बहुत स्पष्ट है कि बीएयू की टीमों को क्या काम करना है और उद्देश्य स्पष्ट हैं। उनके पास परिभाषित लक्ष्य और विभाग में कंपनी की भूमिका के लिए एक दृष्टिकोण होगा। एक उदाहरण एक ग्राहक सेवा टीम होगी जो आपके उत्पाद के बारे में ग्राहकों से कॉल और ईमेल को संभालने वाले एक बड़े ग्राहक सेवा प्रभाग के हिस्से के रूप में काम करती है।

यह जटिल है क्योंकि ओवरलैप हो सकता है। उदाहरण के लिए, उस कॉल सेंटर में एक टीम लीडर क्षेत्र का विशेषज्ञ होता है। उन्हें कार्य पैकेज का प्रबंधन करने के लिए एक परियोजना टीम के लिए और ग्राहक संपर्क से संबंधित किसी परियोजना के हिस्से को वितरित करने से संबंधित संसाधनों के लिए रखा जा सकता है। लेकिन अपने प्रोजेक्ट वर्क में, वे ग्राहक सेवा दल के नेता नहीं, विषय वस्तु विशेषज्ञ की भूमिका निभा रहे हैं। परियोजना टीम के सदस्य के रूप में, वे परियोजना बजट के अपने हिस्से के लिए जिम्मेदार होंगे और अंतिम लक्ष्यों को पूरा करने के लिए काम कैसे किया जाता है, इस बारे में उच्च विवेक है।

उनकी बीएयू की भूमिका में ऐसा नहीं हो सकता है।

बीएयू और प्रोजेक्ट संघर्ष

प्रोजेक्ट वर्क और बीएयू वर्क एक-दूसरे के साथ अच्छी तरह से बैठ सकते हैं, लेकिन अक्सर तनाव हो सकता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि प्रोजेक्ट्स यथास्थिति को बदलने की कोशिश करते हैं। यथास्थिति बहुत अच्छी तरह से काम करती है, और अधिकांश भाग के लिए, लोग परिवर्तन पसंद नहीं करते हैं।

दूसरा, जब आप लोगों को अपनी परियोजना टीम में शामिल होने के लिए कह रहे हैं, तो वे वफादारी के संघर्ष से पीड़ित हो सकते हैं। क्या उनकी पहली जिम्मेदारी उनके दिन की नौकरी या प्रोजेक्ट की है? स्पष्ट उद्देश्यों और प्रबंधन से परियोजना के लिए एक मजबूत प्रतिबद्धता यहां मदद कर सकती है, साथ ही संचार की रेखाओं को खुला रख सकती है ताकि वे जान सकें कि प्राथमिकताएं क्या होनी चाहिए।

तीसरा, व्यवसाय को चालू रखना हमेशा प्राथमिकता है। इसमें उन प्रोजेक्ट टीमों के लिए निहितार्थ है जो अपने फंडिंग में कटौती देख सकते हैं, प्रमुख संसाधनों ने बीएयू भूमिकाओं और समयसीमा को वापस ले लिया क्योंकि संगठन के दिन-प्रतिदिन के संचालन को ध्यान में रखते हुए ध्यान खींच रहा है।

परियोजना प्रबंधक इससे निराश हो सकते हैं लेकिन यह हमेशा ऐसा ही रहने वाला है, और यह होना चाहिए यदि कंपनी इस बीच बस्ट हो गई है, तो एक शानदार प्रोजेक्ट देने का कोई मतलब नहीं है और जो आपने बनाया है उसका उपयोग करने के लिए कोई नहीं बचा है!

इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखते हुए, यह देखना आसान होना चाहिए कि क्या आप परियोजनाओं या बीएयू या दोनों पर काम कर रहे हैं।