कब तक एचआर को कर्मचारी फाइलें रखनी चाहिए

मानव संसाधन के बारे में एक बड़ी बात यह है कि हमारे पास बहुत सारे कागजी काम हैं। टन और टन और टन। दी, इन दिनों बहुत कुछ इलेक्ट्रॉनिक है, लेकिन सिद्धांत बना हुआ है। एचआर रिकॉर्ड रखते हैं। और, हमें उन रिकॉर्ड्स को रखने की जरूरत है, लेकिन कब तक?

यहां एचआर रिकॉर्ड कीपिंग के लिए बुनियादी दिशा-निर्देश दिए गए हैं। हालांकि, याद रखें कि राज्य के कानून इन दिशानिर्देशों से भिन्न हो सकते हैं। यदि राज्य के कानून और संघीय कानून संघर्ष करते हैं, तो जो भी आवश्यकता हो उस पर आधारित रिकॉर्ड को हमेशा लंबा रखें। बेहतर है कि किसी चीज को बहुत लंबे समय तक न रखा जाए।

रिकॉर्ड्स किराए पर लेना

आपको उन सभी को फिर से शुरू करने, इंटरव्यू नोट्स, एप्लिकेशन और जॉब पोस्टिंग, और यहां तक ​​कि अपने आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम के माध्यम से अपनी खोजों का रिकॉर्ड एक साल के लिए नौकरी की पेशकश करने का निर्णय लेने के बाद बचाने की आवश्यकता है। इसलिए, यदि आप एक आवेदक का साक्षात्कार करते हैं, और पूरी प्रक्रिया तीन महीने तक चलती है, तो यह तब तक नहीं है जब तक कि अंतिम भर्ती का निर्णय नहीं किया जाता है कि घड़ी टिक करना शुरू कर देती है।

आपको ऐसा क्यों करना है? यदि कोई भी कभी भी आपके काम पर रखने के निर्णय पर सवाल उठाता है, तो आपको यह दिखाना होगा कि आप किसी भी तरह से, आकार या रूप में अवैध रूप से भेदभाव नहीं कर रहे थे। विकलांगता अधिनियम, शीर्षक VII, और कई अन्य जैसे अमेरिकियों के कानून आपको अनुपालन में प्रदर्शित करने के लिए आवश्यक हैं। इन रिकॉर्ड्स को बनाए रखने से आपको ऐसा करने में मदद मिलती है।

ड्रग टेस्ट रिकॉर्ड

यदि आपको पूर्व-रोजगार के लिए दवा परीक्षण की आवश्यकता होती है, तो यह काम पर रखने के रिकॉर्ड का हिस्सा है, और आपको एक वर्ष के लिए परिणामों की एक प्रति रखनी चाहिए। यदि आप अतिरिक्त दवा परीक्षण करते हैं, चाहे काम की घटना के कारण या यादृच्छिक जाँच के भाग के रूप में, आपको एक वर्ष के लिए इन अभिलेखों को बनाए रखना होगा। हालांकि, यदि आप परिवहन विभाग के नियमों के अधीन हैं, तो ड्रग टेस्ट रिकॉर्ड के लिए न्यूनतम समय सीमा पांच साल है।

पेरोल / टाइमकार्ड, आदि

कानून को आपको इन अभिलेखों को तीन साल तक बनाए रखने की आवश्यकता है, लेकिन हाल के मुकदमों का मतलब है कि यह आपके लिए उन्हें लंबे समय तक रखने के लिए अधिक स्मार्ट होगा। आप एक रिकॉर्ड बनाए रखना चाहते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी को कितना भुगतान किया गया था, और आपकी कंपनी में अपने पूरे कार्यकाल के लिए उन्होंने कितने घंटे काम किया। कारण की परवाह किए बिना कर्मचारी के जाने के बाद कम से कम पांच साल तक अपने रिकॉर्ड रखें।

निःशक्त कर्मचारियों के लिए, निश्चित रूप से, आपको समय के रिकॉर्ड को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उनका वेतन काम किए गए घंटों की संख्या की परवाह किए बिना समान है। हालांकि, अगर आपने कभी किसी कर्मचारी को छूट दी है, जब वह गैर-मुक्त होना चाहिए था, तो इन घंटों में काम करने वाले रिकॉर्ड आपको बकाया भुगतान करने के लिए मार्गदर्शन कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप शामिल हैं कि कंपनी ने भुगतान की गणना कैसे की। उदाहरण के लिए, आपको यह ट्रैक करने की आवश्यकता है कि क्या यह सीधे वेतन, वेतन प्लस कमीशन, ओवरटाइम, टुकड़ा काम, या सीधे प्रति घंटा भुगतान था।

आपको न केवल भुगतान और कर प्रश्नों के लिए ऐसा करने की आवश्यकता है, बल्कि कई अन्य निर्णय काम किए गए घंटों की संख्या पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, FMLA के लिए पात्रता एक वर्ष में काम किए गए घंटों की संख्या पर निर्भर है। यदि आपके पास अंशकालिक छूट वाला कर्मचारी है, तो आप FMLA पात्रता निर्धारित करने के लिए समय रिकॉर्डिंग की आवश्यकता पर विचार कर सकते हैं। आपको यह साबित करने में भी सक्षम होने की आवश्यकता है कि आपने अपने काम करने वाले सभी घंटों का भुगतान किया।

फॉर्म I-9

कर्मचारी को अपने रिकॉर्ड से अलग करके रखे गए कर्मचारी I-9 फॉर्म को बनाए रखें, जब आप कर्मचारी को नौकरी पर रखते हैं और एक साल के लिए रोजगार समाप्ति के बाद, जो भी बाद में हो।

स्वास्थ्य / पेंशन लाभ की जानकारी

आपको अपने सभी लाभों के लिए अपनी योजनाओं का रिकॉर्ड कम से कम छह साल तक रखना होगा। अदालतों ने माना है कि अगर कोई कर्मचारी आप पर मुकदमा करता है, तो यह कहता है कि वह उच्च पेंशन का हकदार है, उदाहरण के लिए, यह नियोक्ता की ज़िम्मेदारी है कि वह साबित करे कि वे अधिक कर्ज़दार नहीं हैं, यह साबित करने के लिए कर्मचारी की ज़िम्मेदारी नहीं। उन सभी को सारांश योजना विवरण रखें।

यदि आपके पास पूर्व कर्मचारी हैं जो COBRA के लिए पात्र हैं, तो उनके स्वास्थ्य लाभ का विस्तार करते हुए, आपको उन रिकॉर्ड्स को छह साल तक सुरक्षित रखने के लिए भी रखना चाहिए। कानून अवधारण को निर्दिष्ट नहीं करता है, लेकिन चूंकि यह कर्मचारी सेवानिवृत्ति आय सुरक्षा अधिनियम (ईआरआईएसए) के तहत लागू हो सकता है, इस कानून के लिए छह साल तक अवधारण की आवश्यकता होती है। सुरक्षित पक्ष पर होने के लिए, उन रिकॉर्ड को बाहर न फेंकें।

FMLA रिकॉर्ड्स

जब कोई कर्मचारी FMLA का अनुरोध करता है, तो आपको उस पेपर ट्रेल को रखने की आवश्यकता होती है, भले ही आप तीन साल के लिए छुट्टी से इनकार करते हों। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक कर्मचारी की छुट्टी का ट्रैक रखते हैं - यह कब शुरू हुआ और कितना समय उपयोग किया जाता है। यदि कर्मचारी के पास रुक-रुक कर FMLA है, तो सुनिश्चित करें कि आप हर छुट्टी को ट्रैक करते हैं और उपयोग किए गए घंटों की संख्या का दस्तावेजीकरण करते हैं। तिथियों और घंटों की संख्या का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। याद रखें, आंतरायिक अवकाश का उपयोग दिन में कुछ घंटों के लिए किया जा सकता है, या सप्ताह में कुछ दिनों के लिए। यह सब दस्तावेज और उन रिकॉर्ड को रखने के लिए।

याद रखें, यह एक व्यापक सूची नहीं है और केवल संघीय विधियों पर लागू होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक संघीय ठेकेदार हैं या आपके राज्य में अलग-अलग मानक हैं, तो आप अतिरिक्त रिकॉर्ड प्रतिधारण कानूनों के अधीन हो सकते हैं। जब संदेह हो, तो इसे बाहर मत फेंको।

आप मानव संसाधन प्रबंधन (SHRM) सोसायटी में रिकॉर्ड कीपिंग और अनिवार्य रिपोर्टिंग के बारे में अतिरिक्त संसाधनों तक पहुँच सकते हैं।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि आधिकारिक रूप से प्रदान की गई जानकारी, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है, और रोजगार कानून और नियम राज्य से राज्य और देश से अलग-अलग होते हैं। कृपया कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता लें, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हों। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचारों और सहायता के लिए है।