बेसिक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट 101: यह क्या है?

परियोजना प्रबंधन एक सफल व्यवसाय के सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है। यह राजस्व और देनदारियों को प्रभावित करता है, और यह अंततः ग्राहक या ग्राहक संतुष्टि और प्रतिधारण के साथ बातचीत करता है। आपकी कंपनी के पास एक समय में काम करने के लिए केवल एक परियोजना हो सकती है, जबकि अन्य बड़े निगम और इकाइयां एक साथ कई परियोजनाओं को जोड़ सकती हैं। उनके स्वभाव से, परियोजनाएं अस्थायी हैं।

परियोजनाएं एक लक्ष्य की ओर एक साधन हैं, और लक्ष्य अंततः पहुंच जाएगा। आपका व्यवसाय किसी अन्य प्रोजेक्ट पर आगे बढ़ सकता है … या नहीं। यह एक बार का उद्देश्य रहा होगा।

कार्यबल में परियोजनाओं को एक जरूरत की जरूरत है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट ने अनुमान लगाया कि 2010-2020 की अवधि के दौरान, दुनिया भर में 15 मिलियन से अधिक नए परियोजना प्रबंधन पदों को जोड़ा जाएगा।

परियोजना प्रबंधन क्या है?

परियोजना प्रबंधन आपकी कंपनी का संपूर्ण संचालन नहीं है। यह सिर्फ एक खंड है, एक विस्तृत योजना के साथ एक निर्दिष्ट परियोजना है कि आप और आपका व्यवसाय उस लक्ष्य को कैसे प्राप्त करने जा रहे हैं। यह चरणों की एक श्रृंखला में विस्तृत योजना है, उनमें से प्रत्येक अन्य के रूप में महत्वपूर्ण है। आपको एक को ठीक से अगले पर जाने के लिए प्राप्त करना होगा।

परियोजना प्रबंधन को एक सीढ़ी के रूप में सोचें जो आपको चढ़ाई करनी चाहिए। आप शीर्ष पर छलांग नहीं लगा सकते। आपको इसे अत्यधिक दक्षता के लिए रगड़ के साथ लेना चाहिए। आपकी टीम को प्रत्येक चरण को निष्पादित करने और अगले पर जाने के लिए उनके साथ-साथ उनकी विशेषज्ञता और ज्ञान के लिए उपलब्ध उपकरण लागू करना चाहिए।

यह कहना काफी आसान है कि आप बॉक्स ए में जाना चाहते हैं, इसलिए आप उस दिशा में 25 कदम बढ़ाएंगे। लेकिन आपको अपने प्रोजेक्ट प्लान में भी समय पर विचार करना चाहिए, और आपको सबसे अधिक बजट के भीतर काम करना होगा। आप उन 25 चरणों को क्रॉल कर सकते हैं या आप जॉगिंग कर सकते हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि परियोजना के सफल समापन के लिए आपको कितनी जल्दी वहां पहुंचना चाहिए। आप पैदल यात्रा करके पैसे बचा सकते हैं, या आप एक ड्राइवर को काम पर रख सकते हैं। यह आपके द्वारा प्रोजेक्ट के लिए समर्पित बजट पर निर्भर करता है।

कोई एक आकार-फिट-सभी दृष्टिकोण, प्रणाली या योजना नहीं है। प्रत्येक परियोजना जिसमें आप और आपकी कंपनी निपटती है, सबसे अधिक संभावना है कि इसका समय, लक्ष्य और बजट होगा। इसलिए शो को चलाने के लिए एक समझदार, प्रतिभाशाली प्रोजेक्ट मैनेजर होना बहुत महत्वपूर्ण है।

एक परियोजना के तत्व

एक सफल परियोजना प्रबंधक को एक साथ एक परियोजना के चार मूल तत्वों का प्रबंधन करना चाहिए। इन तत्वों का परस्पर संबंध होता है।

• स्कोप: इसमें प्रोजेक्ट का आकार, लक्ष्य और आवश्यकताएं शामिल हैं।
• संसाधन:आपको जगह में लोगों, उपकरणों और सामग्रियों की आवश्यकता होगी।
• पहर: इससे यह पता नहीं चलता कि परियोजना को कुल कितना समय लगेगा। इसे कार्य अवधि, निर्भरता और महत्वपूर्ण पथ में तोड़ दिया जाना चाहिए।
• पैसे:लागत, आकस्मिकता और लाभ पर दृढ़ विश्वास रखें।

सबसे महत्वपूर्ण तत्व: स्कोप

प्रोजेक्ट स्कोप इस बात की परिभाषा है कि प्रोजेक्ट को पूरा करना क्या है और इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए बनाए गए समय और धन का बजट क्या है। परियोजना के दायरे में किसी भी बदलाव के लिए बजट, समय, संसाधन, या तीनों में एक परिवर्तन होना चाहिए।

यदि परियोजना का दायरा $ 100,000 के बजट पर तीन विजेट को घर बनाने के लिए है, तो परियोजना प्रबंधक से ऐसा करने की उम्मीद की जाती है। यदि गुंजाइश को चार विजेट के लिए एक इमारत में बदल दिया जाता है, तो परियोजना प्रबंधक को समय, धन और संसाधनों में एक उचित बदलाव प्राप्त करना होगा।

साधन

संसाधनों को समझने और प्रबंधित करने के तीन पहलू हैं: लोग, उपकरण और सामग्री।

एक सफल परियोजना प्रबंधक को परियोजना को सौंपे गए संसाधनों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना चाहिए, जिसमें परियोजना टीम के सदस्य, विक्रेता कर्मचारी, और उपमहाद्वीप शामिल हैं। उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसके कर्मचारियों के पास काम को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल और उपकरण हैं, और उसे निरंतर निगरानी करनी चाहिए कि क्या उसके पास समय सीमा पर परियोजना को पूरा करने के लिए पर्याप्त लोग हैं। उनका काम यह सुनिश्चित करना है कि प्रत्येक व्यक्ति कार्य और परियोजना की समय सीमा को समझे।

कर्मचारियों के प्रत्येक समूह के वरिष्ठ सदस्य परियोजना प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं जब वह प्रत्यक्ष कर्मचारियों का प्रबंधन कर रहा होता है, लेकिन कर्मचारियों के पास एक लाइन प्रबंधक भी हो सकता है जो तकनीकी दिशा प्रदान करता है। परियोजना टीम की तरह मैट्रिक्स प्रबंधन की स्थिति में, परियोजना प्रबंधक का काम लाइन प्रबंधकों को परियोजना की दिशा प्रदान करना है। श्रम उपठेके का प्रबंधन आमतौर पर उपमहाद्वीप श्रमिकों के लिए टीम के नेतृत्व का प्रबंधन करता है, जो बदले में उन श्रमिकों का प्रबंधन करते हैं।

एक प्रोजेक्ट मैनेजर को अक्सर उपकरण और सामग्री की खरीद करनी चाहिए और उनके उपयोग का प्रबंधन करना चाहिए ताकि टीम कुशलता से काम कर सके। वह उचित स्थान पर उचित समय में उचित उपकरण और सामग्री रखने के लिए जिम्मेदार है।

पहर

सफल समय प्रबंधन के तीन तत्व कार्य, अनुसूची और महत्वपूर्ण पथ हैं।

क्रम से प्रोजेक्ट शेड्यूल का निर्माण करें, क्रम में, सभी कार्यों को पूरा करना होगा। कुछ को क्रमिक रूप से किया जाना चाहिए जबकि अन्य को ओवरलैप किया जा सकता है या अग्रानुक्रम में किया जा सकता है। प्रत्येक कार्य के लिए एक अवधि निर्दिष्ट करें। आवश्यक संसाधनों का आवंटन करें। पूर्ववर्तियों को निर्धारित करें- दूसरों और उत्तराधिकारियों से पहले कौन से कार्य पूरे होने चाहिए - वे कार्य जो एक दूसरे के कार्य पूरा होने के बाद शुरू नहीं हो सकते। परियोजना प्रबंधन के इस पहलू को कभी-कभी कहा जाता है झरना प्रबंधन क्योंकि एक कार्य दूसरे का कम या ज्यादा अनुक्रमिक क्रम में अनुसरण करता है।

प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाने और प्रबंधित करने के कार्य को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर सरल बना सकता है।

कुछ कार्यों में अपनी आवश्यक शुरुआत और समाप्ति तिथियों में थोड़ा लचीलापन होता है। इसे "फ्लोट" कहा जाता है। अन्य कार्यों में कोई लचीलापन नहीं है। उनके पास शून्य फ्लोट है। शून्य फ्लोट वाले सभी कार्यों के माध्यम से एक रेखा को कहा जाता है जोखिम भरा रास्ता । इस पथ पर सभी कार्य - और कई, समानांतर पथ हो सकते हैं - समय पर पूरा होना चाहिए यदि परियोजना को इसकी समय सीमा में आना है। परियोजना प्रबंधक का प्रमुख समय प्रबंधन कार्य महत्वपूर्ण पथ की निगरानी कर रहा है।

पैसे

पैसे के प्रबंधन में तीन विचार लागत, आकस्मिकता और लाभ हैं।

प्रत्येक कार्य की एक लागत होती है, चाहे वह कंप्यूटर प्रोग्रामर के श्रम के घंटे हों या कंक्रीट के घन यार्ड के खरीद मूल्य। परियोजना बजट तैयार करते समय इनमें से प्रत्येक की लागत अनुमानित और कुल होती है।

कुछ अनुमान दूसरों की तुलना में अधिक सटीक होंगे। इसलिए, परियोजना के बजट में एक आकस्मिक भत्ता शामिल होना चाहिए- बजट में अलग से लगाए गए पैसे "बस के मामले में" एक वस्तु की वास्तविक लागत अनुमान से बेतहाशा भिन्न होती है।

लाभ वह धन है जिसे कंपनी कार्य से बनाना चाहती है। यह लागत के शीर्ष पर रखा गया है।

तो एक परियोजना बजट अनुमानित लागत, प्लस आकस्मिकता, और किसी भी लाभ से बना है। प्रोजेक्ट मैनेजर का काम वास्तविक लागत को अनुमानित लागत से कम या कम रखना और कंपनी द्वारा परियोजना पर अर्जित लाभ को अधिकतम करना है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट एक कला और एक विज्ञान है

सफल परियोजना प्रबंधन अभ्यास लेता है। ये विचार आपको परियोजना प्रबंधन की एक बुनियादी समझ दे सकते हैं लेकिन इसे केवल एक शुरुआत मानें। यदि आपकी नौकरी या कैरियर पथ में परियोजना प्रबंधन शामिल है, और यदि आप अपने कौशल में सुधार करना चाहते हैं, तो सफल परियोजना प्रबंधकों से बात करें, पढ़ें और अभ्यास करें। परियोजना प्रबंधन एक बहुत ही फायदेमंद करियर हो सकता है।