व्यावसायिक ईमेल संदेश कैसे लिखें और भेजें

जब भी आप पेशेवर ईमेल संदेश भेजते हैं, तो यह सुनिश्चित करना वास्तव में महत्वपूर्ण है कि संदेश सही है। आप किसी भी तरह की गलतियाँ करके किसी मौके को उड़ाना नहीं चाहते हैं - या तो आप ईमेल कैसे भेजते हैं या आप कैसे उन पर नज़र रखते हैं। शीर्ष ईमेल पेशेवर ईमेल संदेशों को लिखने और भेजने का तरीका जानने के लिए आगे पढ़ें।

आप एक पेशेवर ईमेल क्यों भेजना चाहेंगे? इसके कई कारण हैं। आप एक संभावित नियोक्ता को अपना कवर पत्र भेज सकते हैं, एक सहयोगी को एक पत्र धन्यवाद, जो एक संदर्भ होने के लिए सहमत हो, अपने वर्तमान बॉस को एक त्याग पत्र, या सिफारिश के पत्र के लिए एक अनुरोध।

आपके पास गैर-व्यक्तिगत ईमेल भेजने के अन्य कारण हो सकते हैं, और वास्तव में, यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि आपके सभी ईमेल व्यवस्थित और पेशेवर हैं।

अपने संदेशों में क्या शामिल करना है, क्या शामिल नहीं है, और अपने ईमेल संदेशों को कैसे बंद करें, हस्ताक्षर करें और भेजें।

पेशेवर ईमेल संदेश दिशानिर्देश

उच्च-गुणवत्ता वाले पेशेवर ईमेल लिखने के लिए इन चरणों की समीक्षा करें, और आप हमेशा प्राप्तकर्ता पर बहुत अच्छा प्रभाव डालेंगे:

• विषय पंक्ति: विषय पंक्ति संक्षेप में लेखन के लिए अपने उद्देश्य को व्यक्त करना चाहिए। आपकी विषय पंक्ति "थैंक यू" या "रिक्वेस्ट फॉर रिकमेंडेशन" जैसी सरल हो सकती है।
• शुभकामना: यहां तक ​​कि अगर आप एक बहुत छोटा ईमेल लिख रहे हैं, तो एक ग्रीटिंग शामिल करें। यदि आप व्यक्ति का नाम जानते हैं, तो उसे शामिल करें। जब तक आप व्यक्ति के साथ प्रथम-नाम के आधार पर हैं, उन्हें उनके शीर्षक से बुलाएं।
• लंबाई: अपने ईमेल को यथासंभव संक्षिप्त रखें। लोग लंबे ईमेल स्किम करते हैं, इसलिए केवल आवश्यक जानकारी शामिल करते हैं।
• फ़ॉन्ट शैली: अलंकृत, चंचल, या रंगीन फोंट से बचें; ये केवल प्राप्तकर्ता को आपके वास्तविक संदेश से विचलित करते हैं। साथ ही बोल्ड और इटैलिक्स के अधिक उपयोग से बचें, जो ईमेल को अव्यवस्थित बनाते हैं। या तो सभी बड़े अक्षरों में न लिखें; यह ईमेल में क्रोधित या अतिरंजित के रूप में आता है।

• इमोटिकॉन:एक पेशेवर ईमेल में इमोटिकॉन्स शामिल न करें; व्यक्तिगत पत्राचार के लिए इन्हें सहेजें।
• शब्द रचना और व्याकरण: सिर्फ इसलिए कि आप एक ईमेल लिख रहे हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको वर्तनी और व्याकरण के बारे में सुस्त होना चाहिए। भेजने से पहले अपने ईमेल को सावधानी से संपादित करें। एक त्रुटि-मुक्त संदेश प्राप्तकर्ता को बताता है कि आपके ईमेल को गंभीरता से लिया जाना चाहिए।
• समापन:एक संक्षिप्त "धन्यवाद," "सर्वश्रेष्ठ," या एक और सरल भेजने-बंद करने और फिर अपना नाम के साथ साइन अप करें। अधिकांश ईमेल खाते आपको अपने नाम, शीर्षक और हर ईमेल में संपर्क जानकारी के साथ एक हस्ताक्षर एम्बेड करने देते हैं। यह प्रत्येक पत्राचार को अधिक पेशेवर बनाने का एक शानदार तरीका है।

अतिरिक्त टिप्स

अपना ईमेल लिखने के बाद, "भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले इन सभी चरणों से गुज़रें:

• सुनिश्चित करें कि आपका संदेश पूरा हो गया है:यह सुनिश्चित करने के लिए डबल चेक करें कि आपके ईमेल की सब्जेक्ट लाइन भर गई है, आपने एक हस्ताक्षर शामिल किया है, आप सही संपर्क व्यक्ति को संदेश भेज रहे हैं, और आपने भरा है गुप्त प्रतिलिपि अपने आप को एक प्रति भेजने के लिए फ़ील्ड, ताकि आपके पास ईमेल संदेश का रिकॉर्ड हो।
• आपका ईमेल संदेश प्रूफ:भेजने से पहले हिट करें, यह भी सुनिश्चित करें कि आप अपने व्याकरण और पूंजीकरण की जाँच करें और जाँचें। वे ईमेल नौकरी खोज पत्राचार में बस के रूप में महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे एक कागज पत्र में हैं।

• एक परीक्षण ईमेल संदेश भेजें:इससे पहले कि आप वास्तव में अपना ईमेल भेजें, अपने आप को संदेश भेजें कि यह जाँचने के लिए कि स्वरूपण काम करता है और यह कुछ भी नहीं दिखता है। यदि सब कुछ अच्छा लगता है, तो आगे बढ़ें और जिस कंपनी या किसी व्यक्ति से आप संपर्क कर रहे हैं, उसे ईमेल भेजें।
• खुद को ईमेल संदेश की एक प्रति भेजें:उपयोग गुप्त प्रतिलिपि अपने आप को ईमेल संदेश की एक प्रति भेजने के लिए फ़ील्ड, इसलिए आपके पास संदेश भेजने के समय और आपके द्वारा भेजे गए व्यक्ति का रिकॉर्ड है। आप यह जानकारी अपने भेजे गए फ़ोल्डर में भी पा सकते हैं।

• अपनी प्रतियां दर्ज करें:कई ईमेल कार्यक्रमों के साथ आप किसी भी महत्वपूर्ण पिछले ईमेल को ढूंढना आसान बनाने के लिए फ़ोल्डर्स सेट कर सकते हैं। अपने सभी नौकरी खोज ईमेलों के लिए एक फ़ोल्डर सेट करें और अपने ईमेल खोज संदेश की प्रतियां अपनी नौकरी खोज फ़ोल्डर में भेजें।

अपना ईमेल नियमित रूप से जांचें

जब आप नौकरी खोज रहे हैं, तो समय का सार है, इसलिए अपने ईमेल को नियमित रूप से और बार-बार जांचना महत्वपूर्ण है, इसलिए आप किसी भी महत्वपूर्ण अवसरों को याद नहीं करते हैं। बहुत कम से कम, सुबह में और दोपहर के समय में अपने ईमेल की जाँच करें, इसलिए आपके पास आपके द्वारा प्राप्त संदेशों का तुरंत जवाब देने का समय होगा।

इन दिनों, स्मार्टफोन होने से आपके ईमेल को जांचना आसान हो जाता है, जहाँ भी आप जाते हैं और जब भी आप चाहते हैं - आपके कंप्यूटर पर अधिक मंडराता नहीं है। वास्तव में, आप नए ईमेल संदेशों के लिए सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं, इसलिए जैसे ही वे आपका इनबॉक्स मारते हैं आप उन्हें पढ़ सकते हैं।