सरलीकृत और त्वरित एचआर सेवा वितरण

मानव संसाधन नेता अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन दोनों में कर्मचारियों को सहायता और आराम का एक महत्वपूर्ण स्रोत हैं। एचआर एक सेवा व्यवसाय है, और उस सेवा में कर्मचारियों को अपने करियर को आगे बढ़ाने और कर्मचारियों और उनके पर्यवेक्षकों के बीच मुद्दों को हल करने में मदद करना शामिल है।

एचआर उनके जीवन में कुछ सबसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण घटनाओं के माध्यम से भी उनका समर्थन करता है, जिसमें शादी, प्रसव और गंभीर बीमारी से जूझना शामिल है।

लेकिन बहुत बार, सामान्य प्रशासनिक सेवाएं, जैसे कि बार-बार एक ही सवाल का जवाब देना या साधारण लेनदेन को पूरा करना, एचआर के समय का उपभोग करता है।

प्रशासनिक कार्यभार कम करें

उस प्रशासनिक कार्यभार को कम करने की कुंजी कर्मचारियों को अधिक आत्मनिर्भर बनने और अधिक सांसारिक कार्यों को स्वचालित करने के लिए प्रशिक्षित कर रही है।सेवा प्रबंधन के दृष्टिकोण को लागू करने में मदद मिल सकती है। सेवा प्रबंधन नियमित प्रशासनिक सेवाओं के वितरण को सरल करता है, उच्च मूल्य वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय खाली करता है।

आमतौर पर मानव संसाधन संगठन के पास कर्मचारी डेटा और भुगतान संबंधी गतिविधियों के प्रबंधन के लिए सिस्टम हैं। हालांकि, संभवतः कर्मचारी पूछताछ और अनुरोधों को पूरा करने के लिए स्वचालित प्रणाली नहीं है।

विचार करें कि क्या होता है जब एक कर्मचारी जूरी ड्यूटी के लिए एक सम्मन प्राप्त करता है: संभावना है कि कंपनी अभी भी काम से दूर रहने के लिए कर्मचारी के अनुरोध से निपटने के लिए भौतिक कागजी कार्रवाई या ईमेल के एक स्ट्रिंग पर निर्भर है।

क्योंकि कर्मचारी इंटरैक्शन को आमतौर पर ईमेल और स्प्रेडशीट का उपयोग करके ट्रैक किया जाता है, इसलिए कर्मचारी अनुरोध अक्सर छूट जाते हैं या अनदेखे होते हैं। गलतियाँ तब होती हैं, जिससे एचआर के लिए और अधिक निराशा और अतिरिक्त काम होता है।

ईमेल के साथ, यह देखने का कोई आसान तरीका नहीं है कि क्या कोई अनुरोध ठप है या प्रक्रिया को टालने और खत्म करने के लिए। उदाहरण के लिए, कर्मचारी की जरूरतों का विश्लेषण और जवाब देना कठिन है- उदाहरण के लिए, अक्सर अनुरोधित जानकारी की पहचान करना और यह सुनिश्चित करना कि यह ऑनलाइन उपलब्ध है।

मैनुअल प्रशासनिक प्रक्रियाएं कर्मचारियों को निराश करती हैं और एचआर टीमों पर भारी पड़ती हैं। हाल के एक सर्वेक्षण में पाया गया है कि मानव संसाधन कर्मचारी नियमित कर्मचारी कॉल और ईमेल को संभालने के लिए सप्ताह में औसतन 12 घंटे बिताते हैं।

सेवा प्रबंधन कर्मचारी की जरूरतों को पूरा करने के लिए दृष्टिकोण

सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण उन थकाऊ, समय लेने वाली प्रक्रियाओं को समाप्त करता है। यह केवल ईमेल को प्रतिस्थापित नहीं करता है - यह बताता है कि एचआर कर्मचारियों के साथ कैसे संलग्न है।

प्रशासनिक सहायक और परियोजना प्रबंधक के सही संयोजन के रूप में सेवा प्रबंधन के बारे में सोचें। यह कर्मचारी के अनुरोधों पर तुरंत प्रतिक्रिया देता है, मामलों को आगे बढ़ाता है, दोहराए जाने योग्य मैनुअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, और यहां तक ​​कि जटिल क्रॉस-विभागीय गतिविधियों जैसे कि कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और ऑफ-बोर्डिंग का प्रबंधन करता है।

सेवा प्रबंधन कभी भी भूल नहीं करता है या गलतियाँ नहीं करता है, हमेशा लोगों के साथ अनुसरण करता है ताकि चीजें हो जाएं, और आपको पता चल सके कि क्या कोई समस्या है जो इसे हल नहीं कर सकती है। यह आपको यह भी दिखाता है कि आपके कर्मचारी अपना समय कहाँ बिताते हैं - इसलिए आप संसाधन परिनियोजन को अनुकूलित कर सकते हैं और उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं।

सेवा प्रबंधन आपकी वर्तमान मानव पूंजी प्रबंधन प्रणाली को प्रतिस्थापित नहीं करता है - यह इसके साथ एकीकृत करता है और इसे पूरक करता है, जिससे आपको संभवतः आज ईमेल के माध्यम से काम करने की दृश्यता और नियंत्रण मिलता है।

यह कर्मचारियों को दृश्यता का समान स्तर भी प्रदान करता है। वे अपनी पूछताछ की स्थिति देख सकते हैं, बजाय यह महसूस करने के कि उनके अनुरोधों को प्रस्तुत करने के तुरंत बाद एक ब्लैक होल में गायब हो गए।

कर्मचारियों को अपने अनुरोधों की प्रगति की निगरानी करने की क्षमता प्रदान करने से एचआर के प्रशासनिक कार्यभार में कटौती करते हुए, कुंठित अनुवर्ती ईमेल, फोन कॉल और एचआर में व्यक्ति के दौरे की संख्या कम हो जाती है।

सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण के लाभ

सेवा प्रबंधन एक वेब-आधारित एचआर पोर्टल के रोल-आउट से शुरू होता है जहां कर्मचारी एचआर की जानकारी पा सकते हैं और एचआर सेवाओं का अनुरोध कर सकते हैं। आदर्श रूप से, कर्मचारी अपने काम के पीसी, घरेलू कंप्यूटर, लैपटॉप और अपने स्मार्टफोन और टैबलेट पर इस पोर्टल का उपयोग कर सकते हैं।

इससे उन्हें अपनी मूल एचआर की जरूरतों को नियंत्रित करने में मदद मिलती है - जैसे कि लाभ नामांकन या स्थिति परिवर्तन अपडेट। कर्मचारी केवल उन वास्तविक सेवाओं का चयन करते हैं जिनकी उन्हें सेवा कैटलॉग से आवश्यकता होती है या पोर्टल के ज्ञानकोष में जानकारी की तलाश होती है।

जब कोई कर्मचारी पोर्टल के माध्यम से एक अनुरोध प्रस्तुत करता है, तो सेवा प्रबंधन प्रणाली स्वचालित रूप से एक मामला बनाती है और उसे पूर्ण पूर्ति प्रक्रिया के माध्यम से चरवाहा बनाती है। इसमें सही एचआर विशेषज्ञ को मामला सौंपना शामिल है, प्रत्येक पूर्ति कदम के रूप में मामले को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के लिए स्वचालित रूप से रूट करना, और एक पूरा मामला इतिहास बनाए रखना।

आप इस सेवा को अन्य विभागों में भी विस्तारित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सेवा प्रबंधन प्रणाली ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में नए खातों के लिए स्वचालित रूप से आईटी खाते या अनुरोध कार्यालय स्थान स्थापित कर सकती है।

सेवा प्रबंधन प्रणाली एंड-टू-एंड एचआर सेवा वितरण प्रक्रियाओं को चलाती है और जानती है कि ये प्रक्रियाएं कैसे प्रदर्शन कर रही हैं। उदाहरण के लिए, यह स्वचालित रूप से आपको बता सकता है कि जब कोई मामला रुका हुआ है तो आप कार्रवाई कर सकते हैं।

यह KPI और अन्य प्रोसेस मेट्रिक्स की एक विस्तृत श्रृंखला भी उत्पन्न करता है - जैसे कि आपकी टीम कर्मचारी पूछताछ का कितना अच्छा जवाब देती है। यह किसी भी सामग्री अंतराल को पहचानना और भरना आसान बनाने के लिए ज्ञान-आधार प्रश्नों के प्रकारों का विश्लेषण भी कर सकता है।

निष्कर्ष

एचआर पेशेवर एचआर में करियर बनाने के लिए चुनते हैं क्योंकि वे लोगों की मदद करना चाहते हैं, अपने दिन को कागजात दाखिल करने, स्प्रेडशीट अपडेट करने और ईमेल का जवाब देने में खर्च नहीं करना चाहते हैं। बहुत बार, सांसारिक अनुरोध और कागजी कार्रवाई के ढेर उस काम को बाधित करते हैं, जो उन्हें और उन कर्मचारियों को निराश करता है जिनकी वे मदद करने की कोशिश कर रहे हैं।

HR एक सेवा प्रदाता है और अपने साथी सेवा प्रदाता, IT विभाग के उदाहरण को देख सकता है। आईटी ने हेल्प डेस्क के अनुरोधों को पूरा करने और पूरा करने के लिए एक सेवा प्रबंधन अनुशासन लागू करने के लिए कई उद्यम प्रयासों में नेतृत्व किया है।

इन कार्यों को स्वचालित करने से आईटी अधिक रणनीतिक काम पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होता है जो कंपनी को अपने व्यापक व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करने में मदद कर सकता है, और आईटी के मूल्य को बेहतर ढंग से प्रदर्शित कर सकता है।

एक सेवा प्रबंधन दृष्टिकोण उच्च गुणवत्ता वाली सेवाओं को वितरित करके और अपने स्वयं के कार्यभार को कम करने के साथ-साथ कर्मचारी संतुष्टि में वृद्धि करके एचआर की कुंजी को व्यावसायिक नेताओं तक पहुंचाता है। मानव संसाधन अपने समय और विशेषज्ञता को अधिक रणनीतिक गतिविधियों के लिए समर्पित कर सकते हैं जो अपने व्यवसाय को आगे बढ़ाते हैं।