कैसे करें टू-डू लिस्ट: मैनेजमेंट टिप्स

हमने सभी को टू-डू लिस्ट किया है। किसी भी तरह से दिन में पर्याप्त समय नहीं लगता है कि आपकी टू-डू सूची पर सभी चीजें पूरी हों। यहां एक प्रणाली है जो काम करती है - और यह आपके लिए भी काम कर सकती है।

एक सूची पर्याप्त नहीं है

"सूची बनाने के लिए चीजें" बनाना पर्याप्त नहीं है। आपको उन्हें रैंक देना होगा। आपको यह जानना होगा कि कौन से कार्य अधिक महत्वपूर्ण हैं ताकि आप उन पर ध्यान केंद्रित कर सकें। फिर आपको उन वस्तुओं के लिए संसाधन आवंटित करना होगा, अपनी प्रगति को मापना होगा, और अपनी सफलताओं के लिए खुद को पुरस्कृत करना होगा।

श्रेणी

अपने सभी टू-डू आइटम को एक स्प्रेडशीट में सूचीबद्ध करें, हालांकि आप उन्हें कागज पर भी कर सकते हैं। आप उन्हें अपने कंप्यूटर या स्मार्टफोन पर भी रख सकते हैं, उन्हें अपने कैलेंडर पर लिख सकते हैं, या उन्हें समय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में इनपुट कर सकते हैं।

पहला कदम आपको उन सभी को सूचीबद्ध करना है जो आपको करना है। फिर उन्हें एक रैंक सौंपें ताकि आप महत्वपूर्ण वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

A, B, C रैंकिंग का उपयोग करें। ए-लिस्ट वे चीजें हैं जो मुझे आज छोड़ने से पहले करनी होंगी। बी-सूची ऐसी चीजें हैं जिन्हें आपको करने की आवश्यकता है, लेकिन आज जरूरी नहीं है। अंत में, सी-सूची ऐसी चीजें हैं जिन्हें आपको जल्द ही करने के लिए समय खोजने की आवश्यकता है।

आपको बहुत जल्दी पता चल सकता है कि सी-लिस्ट और यहां तक ​​कि बी-लिस्ट की चीजें भी कभी पूरी नहीं हुईं। कई साल पहले एक ऑपरेशन मैनेजर की स्थिति में, मैंने पाया कि मैं अपनी ए-सूची से अधिक निराश हूं। न केवल मुझे हर दिन इसके माध्यम से नहीं मिल रहा था, जैसा कि मैं हमेशा पहले था, लेकिन ए-सूची बढ़ती रही। जब मुझे पता चला कि मुझे मेरे लिए अपनी टू-डू सूची काम करने के लिए क्या करना है, और मैंने एक प्रणाली विकसित की है किया था काम।

समय प्रबंधन

यह जानना पर्याप्त नहीं था कि क्या महत्वपूर्ण था; क्या ए-सूची बनाई। मुझे यह जानने की भी जरूरत थी कि चीजों को कितना समय लगेगा और मुझे उन्हें कितना समय देना था। मैंने अपने कार्य करने के लिए अनुमानित समय और समीपवर्ती कुल के साथ एक समीप के कॉलम के साथ अपनी टू-डू सूची में एक कॉलम जोड़ा।

फिर मैंने एक साधारण समय अध्ययन किया। जैसा कि मैंने प्रत्येक कार्य को किया था, मैंने लिखा था कि मैंने क्या किया और शुरुआत और अंत समय। मैंने पूरे दिन नज़र रखी। फिर मैंने इसे एक अलग दिन पर कुछ हफ्ते बाद दोहराया। यह किसी भी तरह से एक संपूर्ण सर्वेक्षण नहीं था, लेकिन इसने मुझे कुछ जानकारी दी। ऑपरेशन मैनेजर के रूप में, मेरा बहुत सारा दिन रुकावटों से बीता - जो घटनाएं घटित हुईं, जो सामने आईं, या समस्याओं का समाधान किया गया। औसतन इन रुकावटों से प्रतिदिन चार घंटे की खपत होती है। चूंकि मैं आम तौर पर दस घंटे का काम करता हूं, इसलिए मेरी टू-डू सूची की चीजों के लिए मुझे छह घंटे एक दिन छोड़ दिया।

हर रात, मैं ऑफिस जाने से पहले अपनी टू-डू लिस्ट अपडेट करता। मैं उन चीजों को हटा दूंगा जो मैंने पूरा किया था, प्रत्यायोजित, या डाउनग्रेड किया था, जो नई चीजें आई थीं, उन्हें जोड़ें, शीर्ष पर सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को प्राप्त करने के लिए प्राथमिकताओं को फिर से व्यवस्थित करें, और प्रत्येक को अनुमानित समय असाइन करें। फिर मैं सूची को छह घंटे के निशान पर ले जाता हूं और एक रेखा खींचता हूं। वह अगले दिन के लिए मेरा लक्ष्य बन गया।

स्वयं को पुरस्कृत करो

सबसे अधिक बार, यह रेखा मेरी ए-सूची में कहीं गिर गई। शायद ही कभी यह नीचे के पास कहीं था। हालाँकि, वह मेरा लक्ष्य था। यदि मैंने लाइन को मारा या पास किया, तो मुझे ऐसा लग रहा था कि यह एक उत्पादक और सफल दिन था। मैं जिन चीजों को पाने में सक्षम नहीं था, उन चीजों के लिए खुद को पीटने के बजाय, मैंने अपने लक्ष्य को पूरा करने या पीटने में अपनी सफलता को स्वीकार किया। अगले दिन, मुझे फिर से शुरू करना था और नए लक्ष्य के लिए पहुंचना था, लेकिन मैंने इसे पिछली सफलता पर निर्माण के दृष्टिकोण से किया, बजाय इसके कि मेरे पास पूरा करने के लिए लगातार अधिक से अधिक करने की हताशा हो।

आपको एक सिस्टम चाहिए

सफल होने के लिए, आपको अपने समय का प्रबंधन करने के लिए एक प्रणाली विकसित करनी होगी ताकि आप उस समय में अधिक काम कर सकें जो आपके पास है। यदि आपकी टू-डू सूची में आपकी लक्ष्य रेखा हमेशा शीर्ष पर होती है, तो आपका बॉस किसी ऐसे व्यक्ति की तलाश शुरू करने वाला है जो हर दिन सूची से थोड़ा आगे काम कर सके। नीचे, समय प्रबंधन का बेहतर काम करने में मदद करने के लिए कुछ संसाधनों की जाँच करें।

इस मुद्दे को प्रबंधित करें

उन कार्यों को सूचीबद्ध करें जो आपको करने हैं। उन लोगों को प्राथमिकता दें जो महत्वपूर्ण हैं, न कि केवल तत्काल। प्रत्येक दिन को पूरा करने के लिए एक योजना बनाएं। उस योजना की ओर काम करें। जब आप मिलते हैं या अपने लक्ष्य को हराते हैं तो अपने आप को पुरस्कृत करें।