परियोजना शासन संरचनाएं

क्या आप जानते हैं कि प्रोजेक्ट गवर्नेंस क्या है और यह कैसा दिखता है? या अगर आप ऐसे माहौल में काम कर रहे हैं, जहां यह मौजूद नहीं है तो क्या करें? आइए एक परिभाषा के साथ शुरुआत करें।

परियोजना शासन: एक परिभाषा

परियोजना प्रबंधन की शर्तों में 'शासन' उन नीतियों, प्रक्रियाओं, मानकों, प्रक्रियाओं, और दिशानिर्देशों को संदर्भित करता है जो यह निर्धारित करते हैं कि परियोजनाएं आपके संगठन द्वारा कैसे संचालित, संचालित और नियंत्रित की जाती हैं।

शासन व्यापक और can भारी’हो सकता है जिसमें बहुत सारी नौकरशाही, या स्केच और’ प्रकाश’है (जिस स्थिति में यह संभवतः अक्षम है)। प्रबंधकों को अपने पर्यावरण और संस्कृति के लिए शासन के सही स्तर का लक्ष्य रखना चाहिए। यह सुनिश्चित करना कि आपकी शासन की नीतियां उद्देश्य के लिए उपयुक्त हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण कारक है कि वे प्रभावी हैं।

शासन शीर्ष पर शुरू होता है। कंपनी बोर्ड को सुशासन के विचार और इस तथ्य के लिए प्रतिबद्ध होना चाहिए कि परियोजनाओं को ठीक से प्रबंधित किया जाना चाहिए, निर्दिष्ट दिशानिर्देशों के भीतर। यह रवैया और जो मानक अपेक्षित हैं, वे प्रोजेक्ट बोर्डों और परियोजना नेताओं (और कार्यक्रम टीमों, जहां ये मौजूद हैं) को फ़िल्टर करेंगे।

क्यों प्रोजेक्ट गवर्नेंस मैटर्स

आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक और अन्य महत्वपूर्ण हितधारक जानना चाहते हैं कि आप सही तरीके से प्रोजेक्ट बजट खर्च कर रहे हैं। वे यह देखना चाहते हैं कि आप अपनी परियोजना की प्रगति को प्रभावी ढंग से ट्रैक कर रहे हैं और आवश्यक रूप से परियोजना जोखिम को प्रबंधित करने के लिए कदम बढ़ा रहे हैं।

लेकिन परियोजनाओं पर सुशासन का औचित्य इससे कहीं अधिक है।

ग्राहकों, विशेष रूप से सार्वजनिक क्षेत्र के लोगों द्वारा शासन की मांग की जाती है। सरकारें और नियामक (और कुछ मामलों में, कुछ परियोजनाओं के लिए कुछ मानकों को लागू करते हैं) पूछते हैं। शासन केवल एक आंतरिक मुद्दा नहीं है: विनियमित बाजारों में काम करने वाली कई कंपनियों को सरबेंस-ऑक्सले जैसे बाहरी कानूनों के मार्गदर्शन का पालन करना होगा। प्रोजेक्ट गवर्नेंस यह साबित करने में सक्षम बनाता है कि आपकी कंपनी आपके उद्योग के लिए निर्धारित दिशा-निर्देशों और नियमों के भीतर प्रभावी ढंग से काम कर रही है।

परियोजना प्रशासन भी आपकी मदद करता है:

• निवेश पर अपनी वापसी में सुधार करें और उन निवेशों को प्रभावी ढंग से ट्रैक करें
• परियोजनाओं के लिए खरीद प्राप्त करें
• प्रोजेक्ट विफल होने के सामान्य कारणों से बचें
• अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करें
• परियोजनाओं में मानकीकरण का परिचय दें, जिससे प्रदर्शन की तुलना करना आसान हो जाए
• जोखिम कम करें
• संरचित वातावरण में कर्मचारियों को विकसित और प्रेरित करना

प्रोजेक्ट गवर्नेंस कैसा दिखता है

तो अब हम जानते हैं कि प्रोजेक्ट गवर्नेंस क्या है, यह किसी प्रोजेक्ट पर कैसा दिखता है? यहां उन गतिविधियों के प्रकार हैं जो एक परियोजना के वातावरण में शासन को प्रदर्शित करते हैं:

• एक अनुशासित परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र है जिसमें अनुमोदन के लिए परिभाषित बिंदु शामिल हैं। ये ऐसे बिंदु हैं जहां परियोजना की व्यवहार्यता पर चर्चा की जाती है और निर्णय लिया जाता है कि काम जारी रखना है या नहीं।
• परियोजनाओं में एक स्पष्ट व्यावसायिक मामला होता है, और व्यावसायिक मामलों में पर्याप्त जानकारी होती है ताकि प्रबंधन टीमों को सही निर्णय लेने में सक्षम बनाया जा सके।
• उन फैसलों को पर्याप्त रूप से प्रलेखित और संप्रेषित किया जाता है।
• परियोजनाओं पर काम करने वाले लोगों ने भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित किया है।
• निरंतर सीखने की एक संस्कृति है जो परियोजना टीमों को लगातार सुधार करने और दोषमुक्त वातावरण में सीखे गए पाठों पर चर्चा करने की अनुमति देती है।

• ऐसी प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं हैं जो परियोजना टीमों को अपनी परियोजना की समीक्षा करने और यदि आवश्यक हो तो स्वतंत्र समर्थन के लिए कहने में सक्षम बनाती हैं।
• हितधारक लगे हुए हैं और वे इस प्रक्रिया पर भरोसा करते हैं।
• प्रोजेक्ट टीम उन व्यक्तियों से बनी होती है जो प्रासंगिक भूमिकाओं में अनुभवी और योग्य होते हैं।

परियोजनाओं का शासन समग्र रूप से संगठन में शासन संरचनाओं से जुड़ा हुआ है। अगर आपको लगता है कि प्रोजेक्ट गवर्नेंस का मुख्य उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रोजेक्ट सही तरीके से चलाए जाएं, तो आप देख सकते हैं कि यह कॉरपोरेट स्तर, कॉरपोरेट जोखिम प्रबंधन और अधिक पर वित्तीय प्रशासन से कैसे जुड़ता है।

परियोजना शासन आपके वर्तमान संगठनात्मक प्रक्रियाओं में मूल रूप से फिट होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, जब आपके पास पहले से ही अन्य क्षेत्रों में काम करने वाला एक नया वित्तीय प्रबंधन प्रक्रिया नहीं है! वर्तमान में मौजूद कॉरपोरेट प्रक्रियाओं का उपयोग करें और उन्हें प्रोजेक्ट वातावरण में उपयोग करने के लिए उपयुक्त बनाने के लिए कॉरपोरेट प्रक्रियाओं को मोड़ें।

परियोजना शासन के लिए फोकस के 5 क्षेत्र

जब आप इसे देखना शुरू करते हैं, तो आपको महसूस होगा कि परियोजना प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के सभी तत्वों के माध्यम से व्याप्त है। हालांकि, कुछ प्रमुख फोकस क्षेत्र हैं जहां शासन विशेष रूप से प्रासंगिक है।

1. कार्यप्रणाली और प्रक्रियाएं: ये आपको कार्य को मज़बूती और निरंतरता से पूरा करने में मदद करते हैं।
2. ज्ञान प्रबंधन: यह सबक सीखा और यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि संगठन परियोजना के अनुभव से सीखता है। यदि आप एक ही गलतियों को कई बार करना बंद करना चाहते हैं तो ज्ञान प्रबंधन आवश्यक है।
3. परियोजना प्रबंधन परिपक्वता: जैसे-जैसे आपकी संगठनात्मक परियोजना प्रबंधन परिपक्वता बढ़ती जाती है, वैसे-वैसे आपकी सफलता सफलतापूर्वक वितरित होती जाएगी।
4. सीनियर-लेवल बाय-इन: प्रोजेक्ट गवर्नेंस के लिए प्रतिबद्धता शीर्ष पर शुरू होती है। यदि आपके पास प्रबंधन का समर्थन है, तो यह व्यापार के सभी स्तरों के माध्यम से नीचे आ जाएगा और शासन का दृष्टिकोण अधिक टिकाऊ होगा।

1. सहायक संस्कृति: समर्थन की संस्कृति, दोष नहीं, यह सुनिश्चित करेगी कि परियोजना प्रबंधकों को सही माहौल मिले जिसमें वे पनपे। परियोजना प्रबंधन कार्यालय या परियोजना निदेशक के नेतृत्व में एक सहायक संस्कृति परियोजना प्रबंधकों को अपने लक्ष्यों और परियोजना के उन तक पहुंचने में मदद करेगी।

अगर कोई कॉर्पोरेट मानक नहीं है तो क्या करें

छोटे संगठनों में कई परियोजना प्रबंधक खुद को एक ऐसे वातावरण में चलने वाली परियोजनाएं पाते हैं जो सहायक होती है, और जहां परियोजना प्रबंधन की अवधारणा के लिए खरीद-इन होती है, लेकिन औपचारिक संगठनात्मक संरचनाओं के बिना जहां से खिलाना होता है।

उस स्थिति में - और यह छोटे संगठनों के लिए अनन्य नहीं है - आप अपने प्रोजेक्ट गवर्नेंस मॉडल को खरोंच से डिज़ाइन नहीं करेंगे। यदि कोई प्रोजेक्ट गवर्नेंस अप्रोच नहीं है, तो आप शेल्फ को हटा सकते हैं और अपने प्रोजेक्ट को फिट कर सकते हैं, आपको अपना खुद का निर्माण करना होगा।

यह उतना मुश्किल नहीं है जितना यह लग सकता है!

मूल बातें स्थापित करने के साथ शुरू करें:

• एक भूमिका और जिम्मेदारियों के दस्तावेज़ बनाएँ
• सुनिश्चित करें कि आपके पास एक परियोजना प्रायोजक है
• सुनिश्चित करें कि आपके पास एक प्रोजेक्ट बोर्ड या स्टीयरिंग समूह है और नियमित बैठकें आयोजित करें जिसके लिए आप मिनट लेते हैं और वितरित करते हैं
• एक जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया सेट करें
• एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया सेट करें
• अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल में ऐसे बिंदु बनाएं, जहां आप व्यवसाय के मामले के मूल लक्ष्यों (चरण के प्रत्येक चरण का अंत इन चेक को डालने के लिए स्वाभाविक बिंदु) के खिलाफ परियोजना की व्यवहार्यता की जांच करें।

अंततः यह सुनिश्चित करने के लिए परियोजना प्रायोजक की जिम्मेदारी है कि पर्याप्त प्रशासन हो, लेकिन परियोजना प्रबंधक भी इसमें सक्रिय भूमिका निभा सकते हैं।

शासन परियोजना प्रबंधन में ड्रियर विषयों में से एक हो सकता है लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण में से एक है। यह तरीका है कि वरिष्ठ प्रबंधन टीमों को पता है कि आप एक अच्छा काम कर रहे हैं और यह उन्हें आश्वस्त करता है कि परियोजना को उसी तरह से खोलना है जैसा कि उसे करना चाहिए। यह प्रबंधकों को यह जानने के लिए आवश्यक चेक और शेष राशि भी प्रदान करता है कि पैसा उन तरीकों से खर्च किया जा रहा है जो उचित हैं और व्यवसाय के मामले में संरेखित हैं।