व्यापार के लिए यात्रा करते समय व्यय प्रतिपूर्ति

व्यय प्रतिपूर्ति कर्मचारियों को वापस भुगतान करने की एक विधि है जब वे कंपनी के समय पर काम करते हुए अपना पैसा खर्च करते हैं। ये खर्च आम तौर पर तब होते हैं जब कोई कर्मचारी व्यवसाय के लिए यात्रा कर रहा होता है।

यात्रा के खर्च में आवास, उड़ान, भूतल परिवहन, बेल-बूटे, भोजन, और अन्य आकस्मिक खर्चों को शामिल किया जा सकता है जो किसी कर्मचारी को काम के लिए यात्रा करते समय अनुभव हो सकता है। अन्य व्यावसायिक खर्चों में ग्राहक या भावी कर्मचारियों को दोपहर या रात के खाने पर ले जाना, आवश्यक किताबें या अन्य शैक्षिक सामग्री खरीदना, जिन्हें नियोक्ता कवर करता है, या ड्राइविंग व्यय शामिल हैं, जैसे आइटम शामिल हो सकते हैं।

किसी संगठन की प्रतिपूर्ति के खर्चों के प्रकार कंपनी की व्यावसायिक यात्रा, मनोरंजन, और कर्मचारी हैंडबुक में सामान्य प्रतिपूर्ति योग्य व्यय नीतियों में पाए जाते हैं। कुछ मामलों में, विस्तारित यात्राओं पर ड्राई क्लीनिंग और जिम सदस्यता जैसे खर्चों को कवर किया जाता है। जबकि व्यावसायिक यात्राओं पर ग्राहक मनोरंजन एक आम प्रतिपूर्ति योग्य खर्च है, अधिकांश कंपनियां भोजन और मनोरंजन पर खर्च सीमा निर्धारित करती हैं।

कैसे कर्मचारी व्यय के लिए भुगतान करते हैं

तेजी से, व्यवसाय कम-से-मध्य स्तर के कर्मचारियों को सौंप रहे हैं जो कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड के साथ अक्सर यात्रा करते हैं। कर्मचारी अपने स्वयं के धन के साथ खर्च करने के बजाय, कंपनी क्रेडिट कार्ड के सभी लेकिन घटनाओं और युक्तियों के लिए शुल्क लेते हैं।

यह कर्मचारी के लिए प्रतिपूर्ति व्यय के लिए एक सुविधाजनक तरीका है क्योंकि क्रेडिट कार्ड बिल कर्मचारी को रसीदें बचाने और यात्रा व्यय रिपोर्ट भरने के बिना सटीक खर्चों का दस्तावेज देता है।

व्यापार यात्रा खर्च के लिए कर्मचारियों को भुगतान करने का एक अन्य तरीका प्रति डायम के साथ है। प्रति दीम व्यवसाय के लिए यात्रा करते समय किए गए खर्चों के लिए कर्मचारियों को दिया जाने वाला दैनिक-निर्धारित दैनिक भत्ता है। ये खर्च आवास, भोजन, टिप्स, टैक्सी और अन्य जमीनी परिवहन शुल्क के लिए हो सकते हैं।

व्यय रिपोर्ट भरना

कंपनी के क्रेडिट कार्ड के उपयोग और नकद भुगतान के मामले में, कर्मचारियों को यात्रा से लौटने पर व्यय प्रतिपूर्ति रिपोर्ट भरना होगा। कंपनी क्रेडिट कार्ड के साथ, उन्हें स्पष्ट शुल्क से कम की व्याख्या करनी होगी जो क्रेडिट कार्ड बिल (जैसे देर रात का भोजन) पर दिखाई देते हैं। वे कंपनी को अपने स्वयं के पैसे या क्रेडिट कार्ड के साथ भुगतान किए गए अतिरिक्त घटनाओं के लिए भी चार्ज करेंगे।

जब एक कर्मचारी नकद भुगतान करता है, तो उसे या तो उसे सूचीबद्ध करने की आवश्यकता होती है, और कभी-कभी औचित्य होता है, जिसके लिए प्रत्येक व्यय की प्रतिपूर्ति का अनुरोध किया जाता है। अधिकांश कंपनियां एक तिथि निर्धारित करती हैं, जिसके द्वारा व्यय प्रतिपूर्ति रिपोर्ट प्रस्तुत की जानी चाहिए और सभी खर्चों की समीक्षा लेखांकन द्वारा की जाती है, जैसा कि क्रेडिट कंपनी के विवरण हैं। किसी भी अनुचित व्यय, या जिन्हें कंपनी की नीति से बाहर रखा गया है, की प्रतिपूर्ति नहीं की जाती है - जिससे कर्मचारी के लिए समस्याएँ होती हैं।

असामान्य स्थिति

मान लीजिए कि एक बिक्री प्रतिनिधि यात्रा पर अपने साथ एक पालतू पशु ले जाता है और कंपनी के क्रेडिट कार्ड से होटल का पालतू शुल्क लेता है, यह दावा करता है कि होटल शुल्क अलग नहीं करेगा और उन्होंने कंपनी की प्रतिपूर्ति करने की योजना बनाई है।

क्या यह कंपनी के फंड का दुरुपयोग है? ऐसा लगता है। लिखित रूप में या नहीं, यह बहुत स्पष्ट है, कंपनी के क्रेडिट कार्ड का उपयोग केवल कंपनी के खर्च के लिए किया जाना है। कुछ उदाहरणों में, निगम के व्यक्तिगत उपयोग के परिणामस्वरूप समाप्ति हो सकती है। हालांकि, यहां आपको क्या विचार करने की आवश्यकता है। क्या कर्मचारी लेखांकन में गया और उस समस्या की व्याख्या करता है जो होटल पालतू शुल्क को अलग करने में असमर्थ था? या, क्या कर्मचारी को लेखांकन में उसके खर्चों की सावधानीपूर्वक समीक्षा द्वारा पकड़ा गया था?

एक अन्य विचार यह है कि क्या अन्य कर्मचारियों को कंपनी द्वारा पूर्व में समान खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति की गई है? यदि हां, तो अनुशासनात्मक कार्रवाई क्रम में नहीं है। हालांकि, अगर कंपनी की नीति स्पष्ट रूप से बताती है कि एक विशिष्ट व्यय की अनुमति नहीं है, और कर्मचारी को पकड़ा गया है (आगे नहीं) तो एचआर को कुछ प्रकार की गंभीर अनुशासनात्मक कार्रवाई करनी चाहिए। हर स्थिति स्पष्ट नहीं है। कभी-कभी आपको पूछताछ करनी पड़ती है और कार्रवाई करने से पहले थोड़ी खुदाई करनी पड़ती है।