प्रोजेक्ट रिस्क रजिस्टर कैसे बनाएं

01 अच्छा जोखिम रजिस्टर डिजाइन

जोखिम प्रबंधन में भागीदारी को प्रोत्साहित करने का एक तरीका अच्छा जोखिम रजिस्टर डिजाइन है। सही प्रारूप आपको और अन्य परियोजना टीम के सदस्यों को परियोजना में जोखिम के समग्र स्तर को जल्दी से सूचित करेगा।

यह उपयोगकर्ताओं को आसानी से जरूरत पड़ने पर व्यक्तिगत जोखिमों के बारे में अधिक विस्तार से जानकारी दे सकता है। यह बदले में, सभी को जोखिमों के बारे में सोचने के लिए उत्तेजित करता है - नए लोगों को हाजिर करना क्योंकि वे उत्पन्न होते हैं और निगरानी करते हैं और मौजूदा जोखिमों को कम करने के लिए कार्रवाई करते हैं।

02 राइट फील्ड्स शामिल करें

कम से कम, आपके जोखिम रजिस्टर में प्रत्येक जोखिम के लिए एक विशिष्ट पहचानकर्ता, उसका विवरण, प्रतिक्रिया में की जाने वाली कार्रवाइयाँ और कार्य का स्वामी शामिल होना चाहिए।

विवरण संक्षिप्त और बिंदु तक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "रेन डैमेज" के रूप में पहचाने जाने वाले जोखिम में यह विवरण शामिल हो सकता है: "भारी बारिश से बाढ़ का क्षेत्र बन सकता है और फसल खराब हो सकती है।"

03 अतिरिक्त उपाय

आप संभावित परियोजनाओं के लिए शमन के बाद संभाव्यता, प्रभाव और समग्र जोखिम और अवशिष्ट मूल्यों के मात्रात्मक उपायों को शामिल करना चाह सकते हैं।

यदि आप मोंटे कार्लो विधि जैसी जोखिम मूल्यांकन तकनीक का उपयोग कर रहे हैं तो संख्यात्मक क्षेत्र स्वचालित रूप से गणना किए जा सकते हैं। अन्य उपयोगी क्षेत्रों में प्रमुख तिथियां, जोखिम श्रेणी, जोखिम प्रतिक्रिया श्रेणी, निकटता, शमन लागत और स्थिति शामिल हैं।

आपके द्वारा शामिल किए जाने वाले फ़ील्ड की संख्या की कोई सीमा नहीं है, लेकिन केवल प्रमुख फ़ील्ड को सूची दृश्य स्तर पर प्रदर्शित किया जाना चाहिए। सूची दृश्य स्तर पर अनावश्यक विवरण डालकर उपयोगकर्ताओं को भारी करने से बचें। आदर्श रूप से, जिन दर्शकों को पूरी जानकारी की आवश्यकता होती है, वे विवरणों पर क्लिक करते हैं।

04 एक अन्य विकल्प

आप प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक जोखिम रजिस्टर डेटाबेस बनाना चाहते हैं ताकि आप फ़ील्ड के एक मानक सेट तक सीमित न हों। हालाँकि एक स्प्रेडशीट आपको अपनी परियोजनाओं, विशेष रूप से छोटी परियोजनाओं को ट्रैक करने में मदद कर सकती है, एक सॉफ्टवेयर जैसे कि कहुट्ज़ या पोडियो से बना डेटाबेस बेहतर हो सकता है। वे आवश्यक होने पर दस्तावेज़ और बड़ी मात्रा में पाठ जोड़ना आसान बनाते हैं।

05 ट्रैफिक लाइट

दृश्य प्रभाव के लिए ट्रैफिक लाइट सिस्टम को हरा पाना कठिन है। उपयोगकर्ता जानते हैं कि लाल का मतलब उच्च जोखिम है, एम्बर का मतलब मध्यम जोखिम है, और हरा कम जोखिम है। ये त्वरित दृश्य संकेत पाठकों को अधिक तेज़ी से जानकारी स्कैन करने में मदद करते हैं।

06 सुरक्षा सुविधाएँ

आप परियोजना टीम के सभी सदस्यों और शायद कुछ हितधारकों को जोखिम रजिस्टर देखने की अनुमति देकर भागीदारी को प्रोत्साहित करना चाह सकते हैं। हालांकि, आपको उपयोगकर्ता पहुंच अधिकार निर्धारित करना चाहिए ताकि इसे केवल प्रमुख जोखिम मालिकों और प्रबंधकों द्वारा संपादित किया जा सके। आपको ऑडिट ट्रेल की जरूरत है कि किसने और कब बदला।

07 सारांश जोखिम प्रोफ़ाइल

वरिष्ठ परियोजना टीम के सदस्यों और हितधारकों के पास हर जोखिम के सूची दृश्य को पचाने का समय नहीं हो सकता है। उनके लिए, एक सारांश जोखिम प्रोफ़ाइल परियोजना को समग्र जोखिमों की एक त्वरित तस्वीर देता है। यह प्रत्येक संभाव्यता और प्रभाव स्तर पर जोखिमों की संख्या को दर्शाता है।

08 यह संचार के बारे में सब कुछ है

याद रखें कि एक परियोजना जोखिम रजिस्टर केवल जोखिम और शमन कार्यों को सूचीबद्ध नहीं करता है। यह एक संचार उपकरण है जो आपके सहयोगियों को जोखिम प्रबंधन में संलग्न करता है। आपका डिज़ाइन अलग-अलग दर्शकों के लिए अलग-अलग विचारों के साथ इस उद्देश्य को दर्शाता है।