3 परियोजना संगठनात्मक संरचना के पेशेवरों और विपक्ष

जिस तरह से आपके संगठन का संरचित प्रभाव है, आप परियोजनाओं को कैसे प्रबंधित और चलाते हैं। यह भी प्रभावित कर सकता है कि परियोजना प्रबंधक के रूप में आपको अपना काम करने के लिए कितना अधिकार और पहुंच है।

तीन सामान्य संगठनात्मक संरचनाएं हैं, और परियोजना प्रबंधक उन सभी में काम करते हैं: कार्यात्मक, परियोजना और मैट्रिक्स। आइए प्रत्येक के फायदे और नुकसान पर एक नज़र डालें ताकि आपको पता चले कि जब आप एक नई संरचना में शामिल होते हैं तो आप किसके खिलाफ होते हैं।

कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना

एक कार्यात्मक संगठन संरचना में, परियोजना प्रबंधक और सभी संसाधन उसी कंपनी डिवीजन में काम करते हैं, जैसे बिक्री और विपणन विभाग। आमतौर पर, कार्यात्मक प्रबंधक के पास परियोजना प्रबंधक की तुलना में अधिक अधिकार होता है।

लाभ

कार्यात्मक संरचना आपको एक परियोजना प्रबंधक के रूप में सबसे कम शक्ति प्रदान करती है, लेकिन बहुत सारे अन्य लाभ प्रदान करती है:

• यह छोटी टीमों और छोटी परियोजनाओं के लिए अच्छा काम करता है क्योंकि फ़ंक्शन का टीम के सदस्यों और आवश्यक अन्य संसाधनों पर पूरा नियंत्रण होता है।
• आप आसानी से उन विशेषज्ञों तक पहुँच सकते हैं जिनकी आपको ज़रूरत है क्योंकि वे एक ही कार्यात्मक क्षेत्र में हैं।
• परियोजना से संबंधित समस्याओं को हल करने के लिए सभी को एक साथ ले जाना त्वरित है।
• आप प्रोजेक्ट संचार साधनों को सीमित कर सकते हैं जिनका आपको उपयोग करने की आवश्यकता है क्योंकि टीम अपेक्षाकृत छोटी और सरल है।
• आपको अक्सर उत्साही टीम के सदस्य मिलते हैं जो परियोजना पर काम करने के इच्छुक हैं क्योंकि यह उन्हें कैरियर के अवसर प्रदान करता है। परियोजना का काम आपकी टीम को प्रेरित करने का एक शानदार तरीका हो सकता है।

• यदि आप प्रोजेक्ट को एक कार्यात्मक टीम को सौंप रहे हैं, तो यह आपके द्वारा काम करने वाली कार्यात्मक टीम होने जा रही है, जो प्रोजेक्ट को बंद करना आसान बना सकती है।

नुकसान

हालांकि इस संरचना के बहुत सारे फायदे हैं, कुछ डाउनसाइड पर भी विचार करें:

• कार्य एक साइलो में होता है, जिसका अर्थ यह हो सकता है कि आपके पास अपने कार्यात्मक डिवीजन से बाहर के लोगों तक पहुंच नहीं है।
• प्रोजेक्ट टीम के लोग प्रोजेक्ट पर अपने काम की तुलना में अपने विभाग या टीम मैनेजर के प्रति अधिक वफादार हो सकते हैं, जिससे टकराव की स्थिति बन सकती है।
• एक बड़ी परियोजना प्रत्येक फ़ंक्शन के लिए एक कार्यात्मक परियोजना प्रबंधक के साथ समाप्त हो सकती है। यदि सभी परियोजना प्रबंधक एक साथ मिलकर काम नहीं करते हैं, तो यह दरार के माध्यम से काम में परिणत हो सकता है।
• कार्यात्मक कार्य इस बात से अलग हो सकते हैं कि आपके पास कंपनी के साथ व्यापक रूप से नेटवर्क करने का अवसर नहीं है। रणनीतिक फोकस बनाए रखना कठिन हो सकता है।

परियोजना संगठनात्मक संरचना

समर्पित टीमों को एक परियोजना संगठनात्मक संरचना में परियोजनाओं पर काम करने के लिए एक साथ रखा गया है। परियोजना प्रबंधक के पास परियोजना टीम के सदस्यों के लिए लाइन प्रबंधन की जिम्मेदारी होती है। इसके उदाहरणों में बड़े निर्माण बिल्ड शामिल होंगे, लेकिन कॉर्पोरेट पहल भी होगी जिसमें एक समर्पित टीम की आवश्यकता होती है। प्रोजेक्ट मैनेजर के पास प्रोजेक्ट अथॉरिटी और प्रोजेक्ट बोर्ड को रिपोर्ट करने का अंतिम अधिकार होता है। टीम मैनेजर पर सीधे प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए व्यक्ति।

लाभ

एक परियोजना संरचना का स्पष्ट लाभ यह है कि टीम पर आपका अधिक नियंत्रण है, लेकिन अन्य फायदे भी हैं।

• टीमों की पहचान की मजबूत भावना हो सकती है। यह सबसे आसान संरचना है जिसके भीतर एक मजबूत टीम संस्कृति का निर्माण करना है।
• पूरी टीम टीम के लक्ष्यों पर केंद्रित है, इसलिए परियोजना पर काम करने वाले लोगों के लिए नौकरी के साथ निष्ठा का संघर्ष मौजूद है। उनका दिन का काम प्रोजेक्ट है।
• संसाधन परियोजना के लिए समर्पित हैं, इसलिए काम को शेड्यूल करना बहुत आसान है। आपको पता होगा कि टीम के सदस्य कब उपलब्ध होंगे और इस बात का कोई जोखिम नहीं है कि उन्हें किसी अन्य प्रबंधक के व्यवसाय-सामान्य कार्यों के लिए संक्षिप्त सूचना पर खींच लिया जाएगा।

• इस संरचना में चलने वाली परियोजनाएं आपके परियोजना प्रबंधन कौशल के साथ-साथ अधिक तकनीकी नेतृत्व कौशल में सुधार के लिए शानदार वातावरण हैं।

नुकसान

प्रोजेक्ट संरचना के साथ काम करना सबसे आसान है लेकिन फिर भी कुछ कमियां हैं।

• एक टीम को एक परियोजना के लिए समर्पित करना एक महंगी प्रतिबद्धता है। यह केवल बड़ी परियोजनाओं पर एक विकल्प हो जाता है।
• यदि आप लोगों को उनकी कार्यात्मक नौकरियों से हटा देते हैं, तो उन्हें वापस जाना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि परियोजना लंबी है। परियोजना का काम लंबा खींच रहा है, और एक नए, चुनौतीपूर्ण प्रोजेक्ट पर एक बहु-विषयक वातावरण में काम करने से पहले आपने जो भी किया है उसे वापस करना कई लोगों के लिए एक आकर्षक संभावना नहीं है। जब आप किसी प्रोजेक्ट को बंद करते हैं तो टीम के संक्रमण का प्रबंधन करना और भी महत्वपूर्ण हो जाता है।

• कभी-कभी एक परियोजना को बंद करने का मतलब यह हो सकता है कि यदि व्यवसाय आगे बढ़ गया है तो आपकी नौकरी खो सकती है और आपके लिए दूसरी भूमिका उपलब्ध नहीं है
• उनके स्वभाव से, समर्पित टीमें सिर्फ एक चीज पर काम करने के लिए संसाधनों को चूसती हैं। वे उन परियोजनाओं की संख्या को सीमित कर सकते हैं जो कंपनी किसी भी समय कर सकती है, खासकर जब विभिन्न परियोजनाओं के लिए समान कौशल की आवश्यकता होती है।
• इस प्रकार की संरचना में परियोजना प्रबंधक अपनी टीमों के लिए लाइन प्रबंधन भी करते हैं, जिसका अर्थ है कि मानव संसाधन कार्यों पर समय और प्रयास खर्च करना जो आपको अन्य संरचनाओं में नहीं करना होगा। यदि आप लोगों के साथ काम करने के इस तत्व का आनंद लेते हैं, तो यह कारक एक फायदा हो सकता है।

मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना

तीसरा विकल्प एक मैट्रिक्स संरचना है। संसाधन व्यापार-सामान्य कार्य और परियोजना कार्य दोनों में साझा किए जाते हैं। इसका मतलब हो सकता है कि किसी प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ-साथ टीम मैनेजर को भी दो मैनेजर या "डॉटेड-लाइन" जिम्मेदारी दी गई हो। कार्यात्मक प्रबंधन लाइन संरचना आम तौर पर पहले स्थान पर है, और परियोजना प्रबंधक बिंदीदार रेखा लेता है।

यह संरचना कार्यात्मक या विभाजन टीम प्रबंधक और परियोजना प्रबंधक के बीच शक्ति और अधिकार को विभाजित करती है। आपको अपने संपूर्ण कौशल के लिए अपनी संपूर्ण क्षमता का उपयोग करने की आवश्यकता होगी।

लाभ

मैट्रिक्स संरचनाएं बहुत आम हैं क्योंकि वे प्रबंधकों को लचीला विकल्प बनाने की अनुमति देते हैं कि लोग अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। आप अपने कैरियर में किसी बिंदु पर मैट्रिक्स वातावरण में काम करने की संभावना रखते हैं। इस संरचना के लाभ इस प्रकार हैं:

• संसाधन कुशलता से उपयोग किए जाते हैं और आवश्यकतानुसार परियोजनाओं के बीच घूम सकते हैं।
• आप कई अलग-अलग चीजों पर काम कर सकते हैं, कभी-कभी समानांतर में - हालांकि इस बिंदु को एक नुकसान के रूप में भी तर्क दिया जा सकता है।
• टीम और व्यक्ति बहुत उत्तरदायी हो सकते हैं। अगर कोई नया प्रोजेक्ट आता है तो उसे प्राथमिकता देनी होती है, यह काफी आसान है और अचानक किसी और चीज पर ध्यान केंद्रित करना। आप इसे आसानी से प्रोजेक्ट संरचना में नहीं कर सकते हैं, जिसे भंग करने और फिर से इकट्ठा करने में अधिक समय लगता है।
• संरचना की आवश्यकता है कि हर कोई एक ही परियोजना प्रबंधन जीवनचक्र और कार्यप्रणाली का उपयोग करता है, इसलिए परियोजनाओं के बीच चलना आसान है। शब्दावली और प्रक्रियाएं सामान्य होने पर लोग अपेक्षाकृत कम ऑनबोर्डिंग के साथ एक प्रोजेक्ट टीम में शामिल हो सकते हैं।

नुकसान

सभी सेटअपों के साथ, इस एक के पास इसके नुकसान भी हैं। एक सामान्य संरचना होने के बावजूद, कई आधुनिक कार्यस्थलों ने अधिभार की समस्याओं को नहीं किया है। व्यक्तियों को बहुत अधिक देना आसान हो सकता है यदि आपके पास अपने कार्यभार की संपूर्णता को प्रबंधित और मॉनिटर करने के लिए सिस्टम नहीं हैं। अन्य नुकसान इस प्रकार हैं:

• परियोजनाओं के बीच संघर्ष आम है क्योंकि आप उसी संसाधनों के लिए किसी अन्य प्रोजेक्ट के लिए लड़ रहे होंगे।
• अन्य प्रोजेक्ट में सर्वोत्तम संसाधनों वाले रिंग-फेंस हो सकते हैं - सही कौशल वाले सबसे उपयुक्त लोग - या उनके लाइन मैनेजर उन्हें प्रोजेक्ट कार्य के लिए उपलब्ध नहीं कर सकते हैं।
• व्यवसाय-जैसे-सामान्य कार्यों और व्यक्तियों के लिए परियोजना कार्य के बीच कुछ संघर्ष हो सकते हैं, खासकर जब दोनों प्रबंधक उन्हें अलग-अलग प्राथमिकताएं दे रहे हैं।
• संसाधनों में संघर्ष हो सकता है कि वे अपने भविष्य के करियर के लिए क्या विकास मार्ग अपनाएं। यद्यपि आप जान सकते हैं कि आप परियोजना प्रबंधन में बने रहना चाहते हैं, आपके पास अधिक वरिष्ठ कार्यात्मक भूमिका या अधिक परियोजना-उन्मुख भूमिका में प्रगति करने का विकल्प हो सकता है। लेकिन करियर के बहुत सारे विकल्प होना एक अच्छी बात है, भले ही यह मुश्किल फैसलों के लिए हो।

एक संगठनात्मक संरचना जो सभी व्यावसायिक-सामान्य कार्यों के लिए पूरी तरह से काम करती है, हमेशा परियोजनाओं के लिए काम नहीं करती है, और आपको उस वातावरण में प्रबंधन करना होगा जिसमें आप काम करते हैं। इन संरचनाओं में से प्रत्येक में कुछ अनुभव प्राप्त करना एक अच्छा विचार है ताकि आप उन्हें पहले से अनुभव कर सकें। यह आपको यह तय करने में मदद करेगा कि कौन सा वातावरण आपको सबसे अच्छा लगता है और आपके कौशल और वरीयताओं को फिट करता है। तब आप एक सूचित विकल्प बना सकते हैं यदि आपके पास अपने भविष्य के नौकरी के माहौल को तय करने का मौका है।

प्रत्येक परियोजना संगठनात्मक संरचना के पेशेवरों और विपक्षों को समझना आपको काम करने का मौका देता है जहां अपनी टीम से सबसे अधिक लाभ उठाने और अपनी परियोजना को सफलतापूर्वक समाप्त करने में मदद करने के लिए अपना समय और प्रभाव खर्च करना सबसे अच्छा है।