प्रशासनिक सहायक नौकरी का विवरण: वेतन, कौशल और अधिक

सचिवों सहित प्रशासनिक सहायक, कार्यालय की कार्यक्षमता की रीढ़ हैं। वे दस्तावेज़ों को टाइप करते हैं और तैयार करते हैं, नियुक्तियों को निर्धारित करते हैं, और फाइलों को बनाए रखते हैं। वे फोन और प्रत्यक्ष कॉल का जवाब देते हैं और कर्मचारियों की बैठकों में सहायता करते हैं। कुछ कार्यालयों में, वे मूलभूत बहीखाता कार्यों को संभाल सकते हैं, और वे ग्राहकों और ग्राहकों से भुगतान स्वीकार कर सकते हैं।

यू.एस. में 2016 में लगभग 4 मिलियन प्रशासनिक सहायक और सचिव काम कर रहे थे।

प्रशासनिक सहायक कर्तव्यों और जिम्मेदारियों

प्रशासनिक सहायकों की ज़िम्मेदारी उनके कार्यालय के प्रकार के आधार पर भिन्न हो सकती है जिसमें वे काम करते हैं, लेकिन कुछ सामान्य कर्तव्यों में शामिल हैं:

• दस्तावेज तैयार करें।
• स्लाइड प्रस्तुतियों में एक साथ रखें
• स्प्रेडशीट बनाएं।
• डेटाबेस प्रबंधित करें।
• वेबसाइटें बनाएं और / या बनाए रखें।
• कार्यालय प्रबंधक के रूप में कार्य करना, पुरस्कार डिनर और धन उगाहने की घटनाओं के रूप में कर्मचारियों की घटनाओं की योजना बनाना, ग्राहक बैठकों का समय निर्धारण करना और सहकर्मियों के लिए कार्यक्रम की व्यवस्था करना।

प्रशासनिक सहायक वेतन

वेतन उस व्यवसाय की प्रकृति पर निर्भर कर सकता है जहां एक प्रशासनिक सहायक कार्यरत है, साथ ही साथ कर्तव्यों का दायरा भी। सेवारत अधिकारियों को शीर्ष वेतन मिलता है।

• माध्य वार्षिक आय: $ 38,880 ($ 18.69 / घंटा)
• शीर्ष 10% वार्षिक आय: $ 64,230 ($ 30.88 / घंटा) से अधिक
• नीचे 10% वार्षिक आय: $ 24,690 ($ 11.87 / घंटा) से कम

शिक्षा, प्रशिक्षण और प्रमाणन

इस व्यवसाय के लिए किसी विशेष उन्नत शिक्षा की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह मददगार हो सकता है।

• शिक्षा: आपको एक हाई स्कूल डिप्लोमा या समकक्ष की आवश्यकता होगी, और आप एक सहयोगी डिग्री प्रोग्राम में दाखिला या हाई स्कूल के बाद एक सचिवीय प्रशिक्षण कार्यक्रम में भाग लेने के द्वारा क्षेत्र में एक बढ़त प्राप्त कर सकते हैं। सचिवों के पास अब स्नातक की डिग्री है या बढ़ती कानूनी सचिव या प्रमाणित चिकित्सा प्रशासनिक सहायक जैसे क्षेत्रों की बढ़ती संख्या में विशेषता-केंद्रित प्रमाणपत्र अर्जित करते हैं। कार्यकारी सहायकों और सचिवों के पास कम से कम कॉलेज क्रेडिट होना चाहिए, अगर स्नातक की डिग्री नहीं है।

• प्रशिक्षण: एक अस्थायी रोजगार एजेंसी के साथ शुरुआत करने पर विचार करें। ये कभी-कभी नए रंगरूटों को प्रशिक्षण देते हैं। अन्यथा, यदि आपके पास कुछ बुनियादी सचिवीय कौशल हैं, तो किसी विशेष व्यवसाय या क्षेत्र की रस्सियों को सीखने के साथ-साथ नौकरी पर प्रशिक्षण प्रदान किया जा सकता है।

प्रशासनिक सहायक कौशल और दक्षता

प्रशासनिक सहायक बनने में सफल होने के लिए आपको कई आवश्यक गुणों की आवश्यकता होगी।

• कंप्यूटर और सॉफ्टवेयर कौशल: आपको Microsoft Office, ईमेल और इंटरनेट का उपयोग करने में सहज होना चाहिए। यदि आप एक छोटे से व्यवसाय के लिए काम करते हैं तो आपको QuickBooks या अन्य लेखांकन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों से परिचित होना पड़ सकता है।
• मल्टीटास्किंग कौशल: यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो सकता है यदि आप प्रबंधक के रूप में भी कार्य करते हैं। आपको कई मांगों को एक ही बार में पूरा करने में सक्षम होना चाहिए।
• मौखिक और लिखित संचार कौशल: ये जरूरी हैं। आपके पास अंग्रेजी भाषा का एक ठोस आदेश होना चाहिए और अच्छा प्रूफरीडिंग कौशल होना चाहिए।

• पारस्परिक कौशल: आप ग्राहकों और अन्य कार्यालय कर्मियों सहित दूसरों के साथ काम करेंगे। अच्छा शिष्टाचार और एक शांत आचरण बहुत महत्वपूर्ण हो सकता है।
• संगठनात्मक कौशल: आपको विस्तार-उन्मुख और संगठित होना चाहिए, एक पल के नोटिस में एक दस्तावेज़ का पता लगाने या प्रोटोकॉल को याद करने में सक्षम होना चाहिए।
• निर्णय लेने का कौशल: आप अक्सर खुद को लगभग एक साथ कई कार्यों को संभालते हुए पाएंगे, विशेष रूप से व्यस्त कार्यालयों में, इसलिए आपको समय-प्रभावी निर्णय लेने और प्राथमिकता देने में सक्षम होना चाहिए। एक ग्राहक तुरंत एक नियुक्ति चाहता है, लेकिन क्या वास्तव में उसके पास आपातकाल है या यह कुछ दिनों तक इंतजार कर सकता है?

नौकरी का दृष्टिकोण

दुर्भाग्य से, इस स्थिति में एक उत्साहजनक नौकरी दृष्टिकोण नहीं है। यू.एस. ब्यूरो ऑफ वाइटल स्टैटिस्टिक्स प्रोजेक्ट्स में कहा गया है कि तकनीकी प्रगति 2016 से 2026 तक कई प्रशासनिक सहायकों के कर्तव्यों को पूरा करना शुरू कर देगी, जिसके परिणामस्वरूप नौकरी में वृद्धि में 5% की गिरावट आएगी।

काम का महौल

इस स्थिति की आवश्यकता हर उद्योग के बारे में है। आप अपने आप को एक चिकित्सा कार्यालय, एक कानून कार्यालय, एक सरकारी कार्यालय या एक छोटे, पड़ोस ठेकेदार के लिए काम कर सकते हैं। किसी भी मामले में, आप अपने आप को एक कार्यालय सेटिंग में पाएंगे।

वर्चुअल असिस्टेंट मांग में अधिक से अधिक होते जा रहे हैं, इसलिए यह संभव है कि आप घर से काम करने में सक्षम हों।

कार्य सारिणी

यह सामान्य व्यवसाय घंटों के दौरान लगभग हमेशा के लिए एक पूर्णकालिक नौकरी है, लेकिन व्यवसाय की प्रकृति कुछ सप्ताहांत के काम की मांग कर सकती है, जैसे कि यदि आप एक चिकित्सा क्लिनिक द्वारा नियोजित हैं। इसके अतिरिक्त, कानूनी पेशे के लोगों को लग सकता है कि उन्हें परीक्षण और समय सीमा से पहले लंबे समय तक रखने की उम्मीद है।

नौकरी कैसे प्राप्त करें

चमकते आंकड़े प्राप्त करें

एक सचिव या एक प्रशासनिक सहायक को काम पर रखने वाले नियोक्ता एक व्यक्ति की तलाश कर रहे हैं जो वे आराम से काम कर सकते हैं, जो अन्य कर्मचारियों के साथ अच्छी तरह से मिश्रण करेंगे, और जिन्हें गोपनीय जानकारी के साथ भरोसा किया जा सकता है। सिफारिश के मजबूत पत्र इन गुणों को प्रदर्शित कर सकते हैं।

अपने नेटवर्क का उपयोग करें

नौकरी के उद्घाटन पर लीड पाने के लिए अपने नेटवर्क में टैप करें। फेसबुक और लिंक्डइन संपर्कों, पारिवारिक मित्रों, पड़ोसियों और पूर्व नियोक्ताओं तक पहुंचें। उन्हें बताएं कि आप किसी ऐसे व्यक्ति के लिए परिचय की सराहना करेंगे जो काम पर रखा जा सकता है।

ट्रैक डाउनलोड करें

नौकरी लिस्टिंग उत्पन्न करने के लिए प्रशासनिक सहायक, विपणन सहायक, संपादकीय सहायक, चिकित्सा सचिव, कानूनी सचिव और कार्यालय सहायक जैसे कीवर्ड के साथ नौकरी के उद्घाटन के लिए एक Google खोज करें। आपके स्थानीय समाचार पत्र या चैंबर ऑफ कॉमर्स के लिए वेबसाइट के रोजगार अनुभाग पर कई प्रशासनिक नौकरियों का विज्ञापन भी किया जाएगा।

समान नौकरियों की तुलना करना

कुछ समान नौकरियों और उनके औसत वार्षिक वेतन में शामिल हैं:

• अदालत कि पत्रकार: $57,150
• सूचना लिपिक: $34,520
• मेडिकल ट्रांसक्रिप्शनिस्ट: $34,770