कैसे एक पेशेवर ईमेल लिखने के लिए - 7 सवाल अपने आप को भेजने से पहले आप हिट भेजें

अब कई सालों से, लोग ईमेल के निधन की भविष्यवाणी कर रहे हैं। जबकि यह सच है कि हम संचार के अन्य रूपों जैसे टेक्सटिंग और सोशल मीडिया का उपयोग अपने दोस्तों से "बात" करने या अपने सहयोगियों को त्वरित संदेश भेजने के लिए करते हैं, हम अभी भी ईमेल का उपयोग करते हैं, विशेष रूप से काम से संबंधित संचार के लिए। जब आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हों तो यह संपर्क का प्राथमिक साधन भी है। यह जानना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि पेशेवर ईमेल लिखना।

ईमेल किसी के साथ संपर्क का आपका प्रारंभिक बिंदु हो सकता है और उसके कारण, यह एक छाप बनाने का आपका पहला अवसर है। अपने संदेश लिखने में बहुत सावधानी बरतें। हिट भेजने से पहले, इन 7 सवालों के जवाब दें।

1. क्या मेरा संदेश त्रुटि मुक्त है?

गलतियों के लिए अपने ईमेल की जाँच करना सबसे महत्वपूर्ण बात है जिसे आप भेजने से पहले कर सकते हैं। गलत वर्तनी और खराब व्याकरण आपको लापरवाह बना देगा। यह उस धारणा के खिलाफ जाता है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं, खासकर यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं।

जब तक आप आश्वस्त नहीं होते हैं, तब तक आप सभी वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों, साथ ही टाइपोस को पकड़ चुके हैं। Grammarly.com में क्रोम ब्राउज़र के लिए एक्सटेंशन सहित मुफ्त टूल हैं, जो आपको इसकी मदद कर सकते हैं।

2. मेरा ईमेल पता मेरे बारे में क्या कहता है?

आपका काम ईमेल पता- जिस तरह से, आपको नौकरी खोजने के लिए कभी भी उपयोग नहीं करना चाहिए - शायद बहुत सीधा है। सबसे अधिक संभावना है कि यह आपके नाम का कुछ प्रकार है। आपने व्यक्तिगत ईमेल के लिए उपयोग करने के लिए कम व्यवसाय जैसा पता चुना हो सकता है। एक पता जो विचारोत्तेजक है, बचकाना है, या प्यारा है तो ठीक है यदि आप इसका उपयोग केवल अपने मित्रों और परिवार को संदेश भेजने के लिए कर रहे हैं, लेकिन यदि आपको एक पेशेवर ईमेल लिखने की आवश्यकता है, तो एक नए खाते के लिए साइन अप करें, जो व्यावसायिकता बताता है।

एक ईमेल पता सेट करें जो आपके वास्तविक नाम का उपयोग करता है। अपना पहला और अंतिम नाम आज़माएं; आपका पहला नाम, मध्य प्रारंभिक और अंतिम नाम; या उन लोगों के कुछ संयोजन। कभी भी अपने प्रोफेशनल ईमेल चिकबीबे@माइमेल.कॉम से न भेजें।

3. "टू" फ़ील्ड में नाम और ईमेल पता सही है?

जब आप प्राप्तकर्ता के नाम को "टू" फ़ील्ड में लिखना शुरू करते हैं, तो अधिकांश ईमेल क्लाइंट आपके संपर्कों में से एक के साथ शेष नाम भर देंगे। आप आसानी से उस क्षेत्र में गलत नाम के साथ समाप्त हो सकते हैं, इसलिए इस पर ध्यान देना सुनिश्चित करें।

सोचिए अगर आप गलती से गलत प्राप्तकर्ता को ईमेल भेज दें तो क्या परेशानी आ सकती है। मान लीजिए कि आप नौकरी कर रहे हैं, जबकि आप अभी भी नौकरी कर रहे हैं। भावी नियोक्ता में एक काम पर रखने वाले प्रबंधक का एक नाम हो सकता है जो आपके वर्तमान बॉस के नाम के समान अक्षर से शुरू होता है। यदि आप अपने बॉस को उस हायरिंग मैनेजर के लिए भेजे गए संदेश को भेजते हैं तो यह कितना शर्मनाक होगा? न केवल आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका संदेश अपने इच्छित गंतव्य तक पहुँच जाए, बल्कि आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह किसी अनपेक्षित तक न पहुँचे।

4. क्या मैंने प्राप्तकर्ता को संबोधित करने के लिए उचित शीर्षक का उपयोग किया है?

यदि आप पहले से ही उस व्यक्ति के साथ पहले नाम के आधार पर हैं, जिसे आप ईमेल कर रहे हैं, तो उन्हें अपने संदेश में इस तरह से संबोधित करना ठीक है। हालांकि, अगर यह आपका पहली बार किसी के साथ संवाद है, या आप सुनिश्चित नहीं हैं कि वे कैसे संबोधित किया जाना पसंद करते हैं, तो श्री, सुश्री, श्रीमती, या डॉ और औपचारिक प्राप्तकर्ता जैसे औपचारिक शीर्षक का उपयोग करना बेहतर होता है। नाम।

हमेशा सावधानी की ओर से गलती। यह औपचारिक होने के लिए चोट नहीं पहुंचा सकता। इस बात के संकेत के लिए कि कोई ऐसा व्यक्ति जिसके साथ आपके पास पहले से ही एक स्थापित संबंध है, को संबोधित किया जाना पसंद है, पूर्व के संदेशों को देखने के लिए कि वे कैसे हस्ताक्षरित हैं, वापस देखें। इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि क्या करना है।

5. क्या मेरा स्वर मेरे संदेश को अच्छी तरह से व्यक्त करता है?

जैसा कि कहा जाता है, "यह वह नहीं है जो आप कहते हैं लेकिन आप इसे कैसे कहते हैं।" जब आप किसी से आमने-सामने बात करते हैं, तो आप अपने शब्दों को अतिरिक्त अर्थ देने में मदद करने के लिए आत्मनिरीक्षण, शरीर की भाषा और चेहरे की अभिव्यक्ति पर भरोसा कर सकते हैं।

जब आप एक ही संदेश को लिखित रूप में बताने की कोशिश करते हैं, तो गलतफहमी के लिए अधिक जगह है क्योंकि पाठक आपका चेहरा नहीं देख सकता है, आपकी बॉडी लैंग्वेज पढ़ सकता है, या आपकी आवाज सुन सकता है। सुनिश्चित करें कि आपका संदेश विनम्र है और अनुकूल लगता है, और यह कि आपका इच्छित अर्थ स्पष्ट है।

6. क्या मेरा संदेश सरल है, लेकिन गूढ़ नहीं है?

अपने संदेशों को छोटा और मीठा रखने से उन्हें समझने में आसानी होगी। उसी समय, आपको कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं छोड़ना चाहिए। आप अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता को यह अनुमान लगाने के लिए बाध्य नहीं करना चाहते हैं कि आप क्या कहना चाह रहे हैं। आपका संदेश यथासंभव सटीक होना चाहिए, लेकिन सभी आवश्यक जानकारी शामिल करें।

7. क्या मैंने अवांछित अनुलग्नक शामिल किए हैं?

बहुत से लोग ईमेल अनुलग्नकों को खोलने से इनकार करते हैं जो वे उम्मीद नहीं कर रहे हैं। वे ऐसा करने से बचने के लिए सही हैं। कंप्यूटर वायरस अक्सर उन अनुलग्नकों में प्रेषित होते हैं। यदि आप किसी को फ़ाइल भेजना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, आपका फिर से शुरू, तो पहले उसकी अनुमति के लिए अपने प्राप्तकर्ता से पूछें। अगर वह ठीक है तो ही उसे भेजें।